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安全、环保、职业卫生档案管理制度

第一章总则

1.1为将安全、环保、职业卫生档案管理嵌入企业运营全过程，实现“建、管、用、存”闭环，依据《安全生产法》《环境保护法》《职业病防治法》《档案法》及配套规章，结合本单位生产特点，制定本制度。

1.2本制度所称档案，系指企业在安全、环保、职业卫生活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、实物等原始记录，不论载体、不论来源、不论密级，均纳入统一管理。

1.3档案管理坚持“谁产生、谁负责、谁归档”原则，实行“统一领导、分级管理、专业归口、技术支撑、全程追溯”的运行机制，确保档案真实、完整、可用、安全、环保。

第二章管理职责

2.1董事会：将档案管理纳入企业战略，批准年度档案专项预算，对重大档案损毁、丢失事件负最终责任。

2.2总经理：担任档案管理第一责任人，每季度听取档案工作汇报，统筹解决人、财、物需求。

2.3安全总监（EHS总监）：负责安全、环保、职业卫生档案的归口管理，组织制定分类方案、保管期限表、销毁清单，每年组织一次合规性审计。

2.4各部门负责人：对本部门产生档案的及时性、准确性、完整性负直接责任，指定兼职档案员，人员名单报档案中心备案。

2.5档案中心：为实体与电子档案集中保管部门，配备专职档案管理员3人以上，具备档案中级以上职称或同等能力；负责系统运维、库房管理、借阅审批、销毁监督、培训考核。

2.6信息技术部：负责电子档案系统、备份系统、加密系统、防勒索系统的技术运维，保证数据四副本（本地热备、异地冷备、云端快照、光盘脱机）及24h内可恢复。

2.7内审部：每年对档案管理进行专项审计，覆盖收集、整理、保管、利用、销毁全流程，出具整改报告并跟踪闭环。

第三章文件材料归档范围与质量要求

3.1安全档案

3.1.1法律法规、标准规范清单及合规性评价记录；

3.1.2安全生产责任制、目标责任书及考核结果；

3.1.3风险分级管控清单、隐患排查治理台账、重大隐患“五落实”记录；

3.1.4安全设施设计、安装、调试、检测、维护、报废全过程资料；

3.1.5特种设备台账、注册登记、定期检验、修理改造、能效测试报告；

3.1.6危险化学品普查表、一书一签（MSDS、安全标签）、重大危险源评估与备案；

3.1.7应急资源清单、应急预案及演练计划、演练视频、评估改进报告；

3.1.8事故（事件）调查报告、责任追究、整改验证、共享案例；

3.1.9安全培训需求矩阵、培训课件、签到、考试卷、合格证书；

3.1.10劳动防护用品采购、发放、报废记录及适用性评估。

3.2环保档案

3.2.1环评及批复、验收监测、后评价、排污许可、总量控制指标；

3.2.2污染防治设施设计、运行、维护、异常、停运、拆除记录；

3.2.3自行监测方案、原始数据、比对报告、信息公开截图；

3.2.4危险废物管理计划、转移联单、处置合同、经营单位资质；

3.2.5辐射安全许可证、放射源台账、个人剂量监测、废源送贮证明；

3.2.6碳排放核查、节能评估、清洁生产审核、环保税缴纳；

3.2.7环境应急物资、演练、事故调查、生态修复验证；

3.2.8环保培训、公众开放日、社区沟通、信访投诉及整改反馈。

3.3职业卫生档案

3.3.1职业病危害项目申报、预评价、控制效果评价、现状评价；

3.3.2职业病危害因素定期检测、评价报告及公示记录；

3.3.3职业病防护设施设计、运行、维护、性能参数记录；

3.3.4个体防护用品配备标准、发放领用、适用性评估、报废；

3.3.5职业健康检查机构资质、上岗前、在岗、离岗体检汇总表、复查、职业病诊断鉴定；

3.3.6职业病病人台账、工伤认定、伤残等级、待遇支付、康复随访；

3.3.7职业卫生培训课件、签到、考核、知晓率评估；

3.3.8放射工作人员证、剂量片更换、异常剂量调查。

3.4公共支撑档案

3.4.1合同、协议、发包方与承包方安全环保协议；

3.4.2监测检验检测机构资质、计量认证、比对结果；

3.4.3政府监督检查记录、整改回复、行政处罚、信用修复；

3.4.4管理评审、合规性评价、持续改进报告；

3.4.5信息系统操作日志、权限变更、数据迁移、加密证书。

3.5质量要求

3.5.1字迹耐久：碳素墨水或激光打印，禁用纯蓝、红墨水、铅笔、传真热敏纸；

3.5.2签字盖章：手写签名、加盖骑缝章，电子文件采用CA证书或国家认可以下电子签章；

3.5.3数据原始：监测数据须为仪器直出或系统自动采集，禁止人工二次誊抄；

3.5.4修改留痕：纸质划改处签名注