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违约金减免申请及审批流程范本

——规范操作，平衡权益

在商业活动及合同履约过程中，违约金作为保障合同严肃性、约束双方行为的重要条款，其设立与执行对于维护市场秩序具有积极意义。然而，现实情况复杂多变，当一方因客观原因确实无法按期履行合同义务并可能产生违约金时，一套清晰、公正的违约金减免申请及审批流程，不仅能够体现管理的人性化与灵活性，更能有效化解矛盾，保障双方合法权益，维系长期合作关系。本范本旨在提供一套具有普适性的操作框架，企业或组织可根据自身实际情况进行调整与细化。

一、总则

（一）目的与依据

为规范违约金减免申请的受理、审核与审批行为，确保决策过程的合规性、公正性与效率性，平衡合同各方权益，依据国家相关法律法规、公司（或组织，下同）合同管理制度及相关业务规定，特制定本流程。

（二）适用范围

本流程适用于公司作为合同一方，因自身原因或双方协商，需向合同相对方提出违约金减免申请，或公司作为守约方，受理合同相对方提出的违约金减免申请的管理活动。

（三）基本原则

1.合法性原则：减免申请及审批过程必须符合国家法律法规及合同约定。

2.客观性原则：以事实为依据，充分考虑违约行为发生的真实原因、影响程度及补救措施。

3.公平公正原则：对申请理由进行客观评估，不偏袒任何一方，确保审批结果的公正性。

4.效益性原则：综合考量减免违约金对公司声誉、合作关系、潜在收益等多方面的影响，追求整体最优效益。

5.审慎性原则：审批过程应严谨细致，对申请材料的真实性、完整性进行严格审核。

二、申请与受理

（一）申请条件

申请违约金减免，通常应满足以下情形之一（具体可根据合同约定及公司政策调整）：

1.因不可抗力（如自然灾害、战争等）导致合同履行受阻，且已尽到合理通知及减损义务。

2.因意外事件或第三方原因（非申请方过错）导致履约困难，且能提供充分证明。

3.合同相对方对违约情形的发生亦存在一定责任或过错。

4.申请方已积极采取有效补救措施，最大限度降低了违约造成的损失。

5.申请方当前面临严重的经营困难或财务危机，继续执行原违约金条款将导致其无法正常运营，且该状况非申请方主观故意造成。

6.其他符合合同约定或法律法规规定可减免违约金的特殊情况。

（二）申请材料

申请违约金减免时，申请人（可为公司内部业务部门或合同相对方，下同）应提交以下书面材料（原件或加盖公章的复印件）：

1.违约金减免申请书：需载明以下主要内容：

*合同基本信息（合同名称、编号、签订日期、双方当事人）；

*违约事实简述（包括原合同约定、实际履行情况、违约行为发生时间、涉及金额等）；

*申请减免违约金的具体理由及依据（详细说明导致违约的客观原因、已采取的补救措施等）；

*申请减免的具体金额或比例，以及期望的支付方式（如适用）；

*申请人联系方式及授权代表信息。

2.相关证明材料：

*原合同文本及相关补充协议。

*能够证明违约原因的客观证据（如政府部门出具的证明、权威机构报告、不可抗力事件说明、财务状况证明、第三方责任认定书等）。

*已采取补救措施的证明材料（如修复报告、替代履行方案、与对方沟通记录等）。

*其他与减免申请相关的佐证材料。

3.公司内部申请时：可能还需附加业务部门对该事项的情况说明、初步处理意见及相关决策会议纪要（如适用）。

（三）申请提交与受理

1.提交途径：申请人应将完整的申请材料提交至指定的受理部门。对于公司内部，通常为合同管理部门、法务部门或相应的业务主管部门；对于外部单位，应按照合同约定或公司对外公示的联系方式提交。

2.形式审查：受理部门在收到申请材料后，应在[例如：一个工作日]内进行形式审查，检查材料是否齐全、格式是否符合要求。

*材料不齐或不符合要求的，应一次性告知申请人需补充或更正的内容及期限。

*材料齐全且符合要求的，予以正式受理，并向申请人出具《受理通知书》（可根据需要设置）。

*对明显不符合申请条件或无正当理由的，可直接不予受理，并向申请人说明理由。

三、审核与审批

（一）初步审核

受理部门在正式受理后，应指定专人对申请材料进行初步审核：

1.真实性核查：核实申请材料的真实性、完整性，必要时可向申请人或相关方进行调查、核实情况。

2.合同依据审查：对照合同条款，审查违约事实是否成立，原违约金计算是否准确，申请减免的理由是否符合合同中关于不可抗力、情势变更或其他可协商减免的约定。

3.法律合规性审查：评估申请事项是否符合国家相关法律法规的规定，是否存在潜在法律风险。

4.影响评估：初步评估违约行为对公司造成的实际损失（包括直接损失与间接损失）、减免违约金对公司经营、财务、声誉及与对方合作关系的影响。