跨部门协作需求申请单标准化流程.docVIP

跨部门协作需求申请单标准化流程工具指南

一、适用情境与发起时机

当企业内部需跨部门协作完成某项任务（如资源调配、项目支持、数据共享、联合活动等）时，为明确需求边界、责任分工及交付标准，避免沟通低效或职责不清，可通过本标准化流程发起协作申请。典型场景包括：

市场部需技术部协助开发线上活动H5页面；

人力资源部需财务部配合核算新项目奖金方案；

产品部需设计部提供新功能原型视觉设计；

运营部需数据部提供季度用户行为分析报告。

二、标准化操作流程详解

步骤1：需求发起与申请单填写

发起人：需求对接部门指定人员（如项目负责人、业务接口人）。

操作说明：

明确协作需求核心要素：具体任务内容、需对方部门提供的资源/支持、期望交付成果、时间节点、关键质量标准。

登录企业协作系统或《跨部门协作需求申请单模板》（见第三部分），逐项填写信息，保证描述清晰、无歧义（避免“尽快”“尽量”等模糊表述）。

相关附件（如需求文档、初步方案、过往沟通记录等），供审批方参考。

步骤2：发起部门负责人初审

审批人：需求发起部门负责人（如部门经理）。

操作说明：

审核需求必要性：是否符合部门年度目标/当前工作优先级，是否属于跨部门协作范畴。

核查资源可行性：本部门是否已内部协调（如是否先尝试部门内解决），避免过度依赖其他部门。

审核信息完整性：申请单关键字段（如协作内容、时间节点）是否填写完整，附件是否齐全。

审批通过后，流转至协作部门负责人；驳回时需注明具体修改意见，发起人调整后重新提交。

步骤3：协作部门需求评审与反馈

审批人：协作部门负责人及指定接口人（如技术部架构师、财务部主管会计）。

操作说明：

协作部门收到申请单后，2个工作日内由接口人评估需求可行性：

技术难度、资源占用（人力/设备/预算）、时间节点是否与部门现有工作冲突；

若需求不明确，发起人与协作部门接口人需1个工作日内沟通澄清。

评估结果反馈：

可行：明确协作方案（如负责模块、人员安排、交付时间），由协作部门负责人审批；

部分可行：提出调整建议（如延后时间、简化范围），与发起部门协商一致后更新申请单；

不可行：说明原因（如资源冲突、超出部门职责），协助发起部门寻找替代方案。

步骤4：双方确认与任务启动

操作说明：

协作部门审批通过后，申请单状态更新为“已确认”，系统自动同步双方接口人及部门负责人。

双方接口人需3个工作日内召开启动会（或线上沟通），明确：

任务拆解与分工（如“技术部前端组负责页面交互，后端组负责接口开发”）；

进度同步机制（如周例会、日报模板）；

风险预案（如需求变更流程、延期处理办法）。

启动会后形成《协作会议纪要》，作为后续执行依据，由发起人至系统附件。

步骤5：协作执行与进度跟踪

执行人：双方部门指定任务负责人。

操作说明：

严格按照确认方案推进任务，每周更新进度至协作系统（如完成30%、遇到的技术瓶颈等）。

若需变更需求（如调整交付时间、增加功能），发起人需提交《需求变更申请单》，经双方部门负责人审批后，方可执行变更，避免临时调整影响协作效率。

协作部门负责人每周检查任务进展，对延期风险及时预警并协调资源。

步骤6：成果交付与验收

操作说明：

协作部门按约定交付成果（如设计稿、测试报告、数据表格），附《成果说明》（包含功能清单、测试环境、使用指南等）。

发起部门在3个工作日内组织验收：

对照申请单及会议纪要，核查成果是否符合需求标准、是否按时交付；

验收通过：双方在系统中确认签字，协作流程闭环；

验收不通过：列出问题清单，协作部门在约定时间内整改后重新交付。

步骤7：归档与复盘

操作说明：

协作完成后，由发起人将申请单、会议纪要、成果文件、验收记录等整理归档，保存至企业知识库（按“年份-部门-项目名称”分类）。

每季度末，由管理部门组织跨部门复盘会，分析协作中的共性问题（如需求描述不清、沟通延迟等），持续优化流程。

三、跨部门协作需求申请单模板

申请单基本信息

申请单编号

QX-XB-2024-X（由系统自动）

申请日期

YYYY年MM月DD日

发起部门

如：市场部

申请人

*（姓名/工号）

协作部门

如：技术部

期望启动日期

YYYY年MM月DD日

需求详情

需求名称

如：“618大促活动H5页面开发”

需求背景

为提升大促用户参与度，需开发活动H5，包含抽奖、优惠券领取等功能。

协作内容

需技术部提供：1.H5前端页面开发（兼容移动端）；2.活动数据接口对接（用户行为埋点）；3.服务器部署与压力测试。

期望交付成果

1.可上线的H5页面（含后台管理功能）；2.接口文档及测试报告；3.服务器部署说明。

时间节点

1.4月10日前提供初步设计稿；2.4月25日前完成开发；3.5月1日前上线测试。

关键质量标准

1.页面加载≤3秒；2.支持5000人同时