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企业日常费用申请及审批流程表明版

一、适用范围与场景说明

本流程表适用于企业内部各项日常费用的申请与审批管理，涵盖但不限于以下场景：

办公类费用：如办公用品采购、打印复印费、通讯费等；

差旅类费用：如员工异地出差产生的交通、住宿、市内交通等费用；

业务类费用：如客户接待、小型会议、市场推广物料制作等费用；

其他日常运营费用：如设备维修、快递物流、培训场地租赁等。

本流程旨在规范费用申请、审批及报销各环节，保证费用支出合理、合规，提高工作效率，明确责任分工。

二、标准化操作流程步骤

步骤一：费用申请发起

申请人准备材料：申请人根据实际业务需求，明确费用事由、明细、金额及预算依据，保证费用与工作直接相关。

填写申请表：通过企业OA系统或线下《费用申请审批表》（详见第三部分）填写完整信息，包括：申请人所在部门、申请日期、费用类型、具体事由、费用明细（如物品名称、数量、单价）、总金额、预算编号（如有）及附件（如报价单、会议通知等）。

提交申请：确认信息无误后，通过系统提交或逐级流转至部门负责人审批，提交时需同步相关支撑材料（如电子版报价单、活动方案等）。

步骤二：部门负责人审核

审核内容：部门负责人重点审核费用申请的合理性（是否符合部门工作计划）、必要性（是否为必需支出）及预算匹配度（是否在部门年度预算范围内）。

审批意见：

符合要求的，签署“同意”意见并流转至下一环节；

需调整的，注明修改意见（如“建议降低费用”“补充材料”）退回申请人修改后重新提交；

不符合要求的，签署“不同意”意见并说明理由，流程终止。

时限要求：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，紧急事项可酌情缩短。

步骤三：财务部门复核

复核内容：财务部门重点审核费用申请的合规性（是否符合企业费用管理制度）、票据规范性（如附件是否齐全、金额计算是否准确）及预算执行情况（是否超预算、是否有预算调整流程）。

处理结果：

合规且预算充足：通过复核，流转至对应权限领导审批；

不合规或材料不全：注明具体问题（如“缺少费用明细清单”“金额与预算不符”）退回申请人补充；

超预算：需申请人提交《预算调整申请表》，按预算调整流程审批通过后，方可继续流转。

时限要求：财务部门需在收到申请后1-2个工作日内完成复核，复杂事项可延长至3个工作日内。

步骤四：领导审批

审批权限划分：根据费用金额及类型，由不同层级领导审批（示例）：

金额≤500元：部门负责人审批（步骤二已覆盖，无需再流转）；

500元＜金额≤2000元：分管部门副总审批；

2000元＜金额≤5000元：总经理审批；

金额＞5000元：需提交总经理办公会集体审议。

审批重点：领导结合费用重要性、战略匹配度及企业整体资金状况，审批费用支出的合理性及必要性。

时限要求：各级领导需在收到审批申请后1个工作日内完成审批，紧急事项可加急处理。

步骤五：审批结果反馈与执行

结果反馈：审批完成后，由行政部或财务部门通过OA系统、邮件或书面形式将审批结果反馈至申请人，明确“同意执行”“需修改后执行”或“不予执行”。

费用执行：审批通过的，申请人按批准的金额及用途执行费用支出，保证费用与申请内容一致；需修改的，按审批意见调整后重新启动流程。

步骤六：费用报销与归档

报销申请：费用发生后，申请人及时整理合规票据（如发票、付款凭证等），填写《费用报销单》，附审批通过的《费用申请审批表》及相关支撑材料，提交财务部门。

报销审核：财务部门核对票据与审批内容的一致性、票据的真实性及合规性，无误后安排报销款项支付。

资料归档：所有申请表、审批记录、报销单据由财务部门统一归档保存，保存期限不少于5年，以备审计或查询。

三、费用申请审批表模板

项目

内容

申请人信息

姓名：*某某；部门：部；岗位：岗；联系方式：（内部短号）

申请基本信息

申请日期：YYYY年MM月DD日；费用类型：□办公类□差旅类□业务类□其他

费用事由：（如：采购部门办公用A4纸100包，用于日常文件打印）

费用明细：（可另附页）1.物品名称：A4纸；数量：100包；单价：25元/包；小计：2500元2.……

申请总金额：人民币（大写）贰仟伍佰元整；（小写）￥2,500.00

预算信息

预算编号：；预算科目：办公费；剩余预算：￥5,000.00

附件清单

□报价单□会议通知□活动方案□其他：（如供应商资质复印件）

审批流程

部门负责人意见：签字：*某某；日期：YYYY年MM月DD日

财务复核意见：签字：*某某；日期：YYYY年MM月DD日

分管副总/总经理意见：签字：*某某；日期：YYYY年MM月DD日

备注

（如：需在MM月DD日前完成采购，避免影响部门工作）

四、使用关键提示与规范

申请时效性：费用建议需提前至少2个工作日提交申请，紧急事项（如突发设备维修）需在发生后2