行政部调度管理流程.docxVIP

行政部业务操作流程示意图

工程要求单〔

工程要求单

〔业务提提供行政部，格式—1〕

领取合同

〔业务到行政部领用合同〕

返回合同

〔业务将合同返回到行政部〕

分解任务〔

分解任务

〔行政部〕

费用预算

〔格式—2〕

任务通知单〔格式—

任务通知单

〔格式—3〕

〔舞台、演出类等〕

制作任务单〔格式—

制作任务单

〔格式—4〕

〔印刷品、彩喷、条幅等〕

活动

活动物品进场表〔格式—5〕

见格式—5

行政负责预备物品进场表：

行政负责预备现场所用零星物品、活动流程资料

现场

现场相应表、活动施工人员考勤表〔格式—6、9〕

现场治理

正

正/负鼓舞单

〔格式—7〕

活动结束后，收集现场物品并

相应信息，并作出处理意见

物品增减明细表

物品增减明细表

〔格式—8〕

库存物品进库

资料整理回档，活动现场事故汇总

备注：以上涉及财务部门单据，需活动结束后一并返回财务，作为结帐依据。

行政调度操作制度

1、辅助行政经理处理公司的行政事务，严格执行公司制定的?行政部调度治理流程?。

2、所有工作和业务，均以表格化为准。严格把控每一个细节。

3、“前治理，后总结〞，每次作业前需要进行，业务不分大小，采取完全汇报制，向部门经理汇报；作业后每单在三天内附所有通知任务单。

4、每月月底把本月事故及处理结果，以书面形式呈报部门经理。

5、对二级单位的治理及公司运营中本钞票的操纵负责，凡因本岗位治理不善而造成的损失自行责任。

6、按时给二级单位结帐。除演职人员现场结帐外，其他长期合作的二级单位每月26日对单，28日结帐。

7、定期对合作单位所提供样品进行更新，保证样品的完整性。

8、调度的工作应做到范本化、模式化。因该岗位涉及到的内容较锁碎，故在处理各项单据、回类、存档时，都应做到模式化，各有其位，不要因个人喜好随意放置，如有变化需进行相关的通知；关于二级单位的治理、手续申请、采买等，都应做到范本化，制定相关内容的文本并存档，保证该工作的连续性。

9、活动结束后，调度、现场治理人员应积极配合，赶忙进库。进库时依据“任务单〞核查，如发现物品有损耗或丧失，应及时报损或办理出库手续。

10、要求本部职员通讯工具24小时畅通，并严格执行?通讯工具治理?

11、积极主动配合财务部及上级主管进行不定期的抽查。

12、有效扩大合作资源〔对本岗位工作量有碍事的局部〕

12、严格操纵本钞票，有效落低费用〔对本岗位工作量有碍事的局部〕

13、提高公司库存物品利用率。

14、行政调度在分解任务时，必须统一调配合作单位，经营同种工程的合作轮流使用，不得连续合作，确保动作顺畅。

15、行政人员在分解任务单时，依据合同工程内容填写任务单，须经责任人签字确认，合同工程之外的效劳，需事先翻开支申请。

16、分解任务时，首先调配长期合同的、有质量保证金的，其次调虎离山用新的合作伙伴。

17、调配新工程时须至少寻寻3家执行方，价格优惠者先考虑；但在特殊执行时，必须考虑执行方的资质及执行力。

行政部与业务部对接工作示意图

业务部到行政部领取合同

业务部到行政部领取合同

业务部第一

业务部第一时刻将合同返回到行政部

业务部提交

业务部提交工程要求单

行政部

行政部操纵本钞票，作出费用预算

行政

行政局部解合同，填写任务单

业务部审核任务单，签字确认

业务部审核任务单，签字确认

凡需要制作、印刷的，业务部提供打印稿；需要行政安排的所有附件都需业务部签字确认

凡需要制作、印刷的，业务部提供打印稿；

需要行政安排的所有附件都需业务部签字确认

行政部通知企划部电子传图,行政必须亲自审核

行政部通知企划部电子传图,行政必须亲自审核

业务部对工程

业务部对工程进行检查

活动前期筹备会议，由行政部、业务部进行会议安排

行政部

行政部预备现场相应表，待活动结束后，业务部相应信息,行政部做处理意见

行政部与业务部对接工作注重事项

签定合同后，活动执行流程分为四个时期〔需业务、行政配合〕

第一时期：分配任务

第二时期：检查验收

第三时期；会前预备

第四时期；善后总结

第一时期：分配任务

业务人员提交合同及工程要求单，计算本钞票操纵预算。

业务部、行政部召开第一次会议。

参会人员有：行政调度、业务负责人

由业务负责人讲解活动方案，并提交合同工程要求及各种附件

合同工程要求见表格一，需具体填写工程要求、尺寸、完成时刻等

附件包括：条幅内容、彩喷画面内容、及其他需要制作内容的尺寸、小样。

注重：合同工程要求、各种附件必须有业务负责人签字确认字样

行政口岸对方案进行理解及消化，然后下任务单，在当天集中时刻，统一由业务人员进行审核并签字确认。

行政调度内部进行任务分解，分解前需内部召开碰头会议，合理调配资源，严格按本钞票预算进行操纵。

行政调度依据具体执行时的尺寸，能够要求设计人员直截了当进行更改，但需告知业务人员更改