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保密资质证书使用管理办法

第一章总则

第一条为规范本单位保密资质证书（以下简称“证书”）的管理，确保证书使用的合法性、严肃性和安全性，维护单位合法权益，根据国家相关法律法规及保密管理要求，结合本单位实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称证书，是指本单位通过国家指定的保密资格认证机构审核，获得的各类保密资质等级证书及相关证明文件。

第三条证书的管理遵循“统一管理、分级负责、严格审批、安全规范”的原则，确保证书在授权范围内正确使用，防止遗失、损毁、涂改、伪造或不当使用。

第四条本办法适用于本单位内部所有涉及证书获取、保管、使用、变更、注销、归档等管理活动的部门及相关人员。

第二章管理机构与职责

第五条单位保密委员会（或指定的保密管理部门，下同）是证书管理的归口部门，负责统筹证书的日常管理工作，其主要职责包括：

（一）贯彻执行国家有关保密资质管理的法律法规和政策要求；

（二）制定和修订本单位证书使用管理相关制度；

（三）负责证书的统一申领、保管、登记、分发、回收与归档；

（四）监督检查证书使用管理规定的执行情况；

（五）组织处理证书遗失、损毁、被盗等突发事件。

第六条各业务部门是证书使用的责任部门，应指定专人负责本部门证书使用的申请、登记和日常保管，并确保严格遵守本办法及相关保密规定。

第七条证书保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉证书管理规定，妥善保管证书，防止发生失泄密事件。

第三章证书的日常管理

第八条证书领取与登记：

（一）证书自认证机构发放后，由保密委员会指定专人负责接收，并立即进行核对，确认证书信息（如单位名称、认证等级、有效期等）无误后，登记入册，建立《保密资质证书管理台账》。

（二）台账内容应包括证书名称、编号、颁发机构、颁发日期、有效期、保管人、使用记录等信息。

第九条证书保管：

（一）证书原件应存放于单位指定的安全保密柜中，由专人负责保管，做到“专人专柜”。

（二）保管人员变更时，须办理严格的交接手续，交接双方在台账上签字确认，确保责任明确。

（三）定期对证书进行检查，核对证书状态与台账记录是否一致，发现问题及时报告并处理。

第十条证书遗失与损毁：

（一）若发生证书遗失、被盗或严重损毁等情况，保管人员应立即向保密委员会报告，并采取必要的补救措施，同时按规定向发证机构及相关部门报备。

（二）保密委员会接到报告后，应立即组织调查，分析原因，并根据调查结果追究相关人员责任。

第十一条证书有效期管理：

（一）保密委员会应在证书有效期届满前规定时间内，提前做好证书延续申请的准备工作，确保资质的连续性。

（二）证书到期未通过延续审核或单位主动放弃延续的，应按发证机构要求办理相关手续，并将原证书交回或按规定处理。

第四章证书的使用规范

第十二条证书使用范围：证书仅限于本单位在其认证范围内开展相关业务活动时，作为证明本单位具备相应保密资质的凭证使用。

第十三条使用申请与审批：

（一）因业务需要使用证书原件或复印件时，使用部门应填写《保密资质证书使用申请表》，注明使用事由、使用范围、使用期限及所需证书类型（原件或复印件），经部门负责人审核后，报保密委员会审批。

（二）保密委员会根据申请事项的必要性和合规性进行审批。对涉及重大事项或长期使用的，须报请单位分管领导审批。

第十四条证书原件使用：

（一）原则上证书原件不得带出单位。确因特殊情况（如政府部门检查、重要项目投标现场核验等）需带出时，须经单位分管领导批准，并由专人负责携带和保管，使用完毕后立即归还。

（二）携带证书原件外出时，应采取必要的安全措施，确保证书安全，防止遗失或被盗。

第十五条证书复印件使用：

（一）一般业务往来中，应优先使用证书复印件。复印件须由保密委员会统一制作，并加盖单位公章或“复印件无效”、“仅限XX用途使用”等限制性印章。

（二）复印件的制作、分发和使用应进行登记，明确去向和用途。

（三）严禁将证书复印件提供给无关单位或个人，严禁利用复印件从事与本单位业务无关的活动。

第十六条使用注意事项：

（一）使用证书时，应保持证书整洁、完整，不得涂改、勾画、折叠、污损。

（二）严禁转借、出租、出售、抵押或转让证书。

（三）严禁伪造、变造证书或使用伪造、变造的证书。

（四）在网络环境中展示或传输证书相关信息时，必须采取严格的保密措施，防止信息泄露。

第五章证书的变更与注销

第十七条单位名称、地址、法定代表人等重要信息发生变更，或认证范围发生调整时，保密委员会应及时向发证机构申请办理证书变更手续，并更新《保密资质证书管理台账》。

第十八条变更后的新证书领取后，原证书应按发证机构要求交回或由单位保密委员会统一登记销毁，并做好记录。

第十九条因单位撤销、合并、破产或不再符合保密资质要求等原因需要注销证书的，应按发证机构