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行业通用合同管理标准化工具

一、工具概述

合同管理是企业运营的核心环节，标准化工具旨在通过统一流程、规范模板和明确责任，提升合同管理效率，降低法律风险与运营成本。本工具适用于各类企业（如制造业、服务业、科技企业等）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、合作、服务等不同类型合同，为企业提供从合同发起、审批、签署到履行、归档的一体化管理指引。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与准备

需求提出

业务部门根据合作需求（如采购原材料、委托服务等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、金额、核心诉求（如交付时间、质量标准）等。

责任人：业务部门经办人（如“王*”）。

资料收集与草案拟定

业务部门与合作方初步沟通后，收集对方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明），保证合作方合法存续。

依据需求资料，参考《合同模板库》拟定合同草案，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。

输出：《合同草案》《合作方资质材料清单》。

（二）合同审核与审批

部门初审

业务部门负责人对合同草案的业务合理性（如价格是否符合市场行情、需求是否明确）进行审核，签署审核意见。

重点核查：合同标的与业务需求一致性、数量/金额准确性、交付条件可执行性。

责任人：业务部门负责人（如“李*”）。

法务审核

法务部门（或合规专员）对合同条款的合法性、合规性及风险点进行审核，重点关注：

主体资格是否有效（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同内容）；

条款是否明确无歧义（如违约责任、争议解决方式是否具体）；

是否存在法律禁止性条款（如“霸王条款”）。

输出：《法务审核意见表》，对修改条款需标注说明。

责任人：法务专员（如“张*”）。

管理层审批

根据合同金额及重要性，确定审批层级（如10万元以下由部门总监审批，10万元以上由总经理审批）。

审批人重点审核：合同是否符合企业战略、成本效益是否合理、风险是否可控。

输出：《合同审批单》，需所有审批人签字确认。

责任人：对应层级管理人员（如“赵*”）。

（三）合同签署与生效

文本定稿与打印

审批通过后，业务部门根据审核意见修改定稿，使用公司统一抬头纸打印合同文本，保证份数满足签署及归档需求（通常一式三份：双方各执一份，财务/档案留存一份）。

正式签署

双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章（或合同专用章）。

注意：签字需与主体资格材料中的姓名一致，公章清晰可辨；若为授权签署，需提供《授权委托书》。

输出：签署完成的正式合同文本。

生效与分发

合同自最后一方签字盖章之日起生效（或约定具体生效条件）。

业务部门在3个工作日内将合同文本分发给财务部门（作为付款依据）、法务部门（备案）及相关执行部门。

（四）合同履行与跟踪

履行计划制定

业务部门根据合同约定，制定《合同履行计划表》，明确各阶段关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任人及完成标准。

示例：采购合同需明确“下单时间→生产周期→物流时间→验收时间”。

进度监控与记录

履行过程中，责任人定期（如每周）更新履行进度，记录实际完成情况与计划的差异，对延迟或异常情况（如质量不达标）及时与对方沟通，书面确认处理方案（如《补充协议》或《变更确认单》）。

输出：《合同履行跟踪表》《异常情况处理记录》。

验收与结算

合同到期后，业务部门组织验收（如产品验收、服务验收），填写《验收确认单》，双方签字确认。

财务部门依据验收单及合同条款办理结算（如开具发票、支付尾款），保证付款与履行进度匹配。

（五）合同归档与复盘

资料归档

合同履行完毕（或终止）后10个工作日内，业务部门收集合同全过程资料（包括草案、审批单、签署文本、验收单、补充协议等），整理成《合同档案资料包》，提交档案管理部门归档。

归档要求：按合同编号分类存放，电子档与纸质档同步备份，档案盒标注合同名称、编号、归档日期。

总结复盘

每季度/年度，业务与法务部门共同对合同管理情况进行复盘，分析常见问题（如审批延迟、履行纠纷），优化合同模板及管理流程，形成《合同管理复盘报告》。

三、核心模板参考

（一）合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

甲方名称

乙方名称

签订日期

合同金额（元）

合同类型（采购/销售/服务等）

有效期

经办人

审批状态（草稿/已审批/已签署/履行完毕）

CG-2024-001

办公设备采购合同

XX科技有限公司

XX商贸有限公司

2024-03-15

50,000

采购

2024-03-15至2025-03-14

王*

已签署

（二）合同审批流程记录表

审批环节

审批人

审批意见

审批时间

备注（如修改条款说明）

业务初审

李*

同意，按草案执行

2024-03-10

法务审核

张*

第5条补充违约责任细节

2024-03-12

增加逾期付款按日0.05