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采购人员供应商信息收集标准化模板

一、模板应用场景与价值

在采购管理中，供应商信息的全面性与准确性直接影响采购决策质量、供应链稳定性及合规风险控制。本模板适用于以下核心场景：

新供应商引入：对首次合作的潜在供应商进行资质、能力、信誉等维度信息采集，为供应商准入评估提供依据；

现有供应商年度复审：定期更新供应商的经营状况、资质变更、合作表现等信息，保证供应商持续满足合作要求；

战略供应商深度调研：针对核心品类或长期合作供应商，补充财务数据、产能规划、技术实力等深度信息，支撑战略合作谈判；

品类供应商库建设：系统化整理不同品类供应商信息，建立结构化供应商资源池，提升采购寻源效率。

通过标准化信息收集，可统一供应商评估维度、减少信息遗漏、降低人为判断偏差，为供应商分级管理、风险预警及降本增效提供数据支撑。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：明确信息收集目标与范围

操作要点：

根据供应商合作类型（如普通供应商、战略供应商、服务类供应商等）及采购品类特性（如原材料、零部件、服务等），确定信息收集的侧重点。

例：生产类供应商需重点收集产能、设备、质量认证等信息；服务类供应商需侧重服务团队资质、案例、服务流程等。

制定《供应商信息收集清单》（见本章第三节），明确必填项（如营业执照、联系人信息）和选填项（如行业荣誉、专利证书），避免信息冗余或缺失。

责任人：采购经理主导，采购专员具体执行。

（二）第二步：多渠道信息采集与初步核实

操作要点：

信息渠道：通过供应商自评问卷、官方网站、公开工商平台（如“国家企业信用信息公示系统”）、行业报告、第三方信用评估机构等渠道收集信息，保证来源多样。

初步核实：对供应商提供的基础信息（如公司名称、统一社会信用代码、法定代表人等）进行交叉验证，保证与公开信息一致。

例：通过“国家企业信用信息公示系统”核对企业注册状态、经营异常、严重违法记录等。

注意事项：若供应商为首次合作，需优先通过官方渠道核实资质有效性，避免虚假信息风险。

责任人：采购专员负责采集，供应商开发主管负责初步审核。

（三）第三步：信息完整性、合规性与真实性审核

操作要点：

完整性审核：对照《供应商信息收集清单》，检查必填项是否全部填写，附件资料（如资质证书、财务报表）是否齐全。

合规性审核：重点核查资质文件的有效期、适用范围及行业特殊要求（如食品行业需《食品生产许可证》，医疗器械需《医疗器械经营许可证》）。

真实性审核：对关键信息（如产能数据、财务指标、专利证书等）进行验证，可通过要求供应商补充说明、提供证明材料或委托第三方机构审计确认。

输出成果：《供应商信息审核表》（需审核人签字确认，见附件示例）。

责任人：采购经理牵头，法务专员（若涉及资质合规）、质量专员*（若涉及质量体系）协同审核。

（四）第四步：信息标准化录入与分类归档

操作要点：

标准化录入：将审核通过的信息录入供应商管理系统（如ERP/SRM系统），字段格式需统一（如日期格式“YYYY-MM-DD”、金额单位“元”等），保证数据结构规范。

分类归档：按供应商等级（A/B/C类）、合作品类、区域等维度对信息进行分类，建立电子档案（含原始资料、审核记录、更新日志等），纸质资料存档于采购档案室。

注意事项：信息录入后需由专人复核，避免因手动操作导致数据错误。

责任人：采购专员负责录入，采购档案管理员负责归档监督。

（五）第五步：动态更新与定期维护

操作要点：

触发更新场景：当供应商发生以下变更时，需在5个工作日内启动信息更新流程：

资质证书到期或升级（如ISO9001换证）；

注册资本、股权结构、法定代表人等工商信息变更；

产能扩建、设备更新、技术工艺升级等；

合作中出现重大质量问题、法律纠纷或负面舆情。

定期复审：每年12月组织对所有合作供应商进行年度信息复审，保证信息时效性。

责任人：采购专员发起更新，采购经理审批后归档。

三、供应商信息收集模板表格

（一）供应商基本信息表

字段类别

字段名称

填写要求

示例

基础信息

公司全称

与营业执照一致

科技有限公司

曾用名

若有，需填写

-

注册地址

详细到省市区街道

省市区街道号

实际经营地址

与注册地址不一致时需填写

同注册地址

统一社会信用代码

18位代码法定代表人

需与营业执照一致

注册资本

单位：万元

1000

成立日期

YYYY-MM-DD格式

2010-05-20

经营期限

长期/至YYYY-MM-DD

长期

企业类型

如有限责任公司（自然人独资）

有限责任公司（自然人独资）

所属行业

按国家统计局《国民经济行业分类》填写

计算机、通信和其他电子设备制造业

主营业务范围

简述核心产品/服务

研发、生产、销售智能手机及配件

（二）资质文件清单

资质类型

资质名称

证书编号

发证机关

有效期至

附件要求