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采购管理操作规范及实施细则.docx

采购管理操作规范及实施细则

总则

为了加强采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、透明和公正，保证所采购物资和服务的质量，降低采购成本，维护公司的合法权益，特制定本操作规范及实施细则。本规范适用于公司内所有采购活动，涵盖物资采购、服务采购等各类采购项目。

采购流程

采购需求确认

各部门根据实际工作需要，提出采购需求。需求部门需填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、技术要求、预计金额、使用时间等信息。对于重大采购项目，需求部门还需提供相关的可行性研究报告、技术方案等资料。

需求部门负责人对《采购申请表》进行审核，确保需求的合理性和必要性。审核内容包括：是否符合部门业务发展需要，是否有可替代的解决方案，预算是否合理等。审核通过后，将《采购申请表》提交至采购部门。

采购计划制定

采购部门收到《采购申请表》后，对需求进行汇总和分析。根据公司的采购政策、资金状况、库存情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、数量、预算、采购时间、采购方式等内容。

对于年度采购计划，采购部门应在每年年底前制定下一年度的采购计划草案，报公司管理层审批。审批通过后，作为年度采购工作的指导依据。对于临时采购需求，采购部门应根据实际情况及时调整采购计划。

供应商选择与评估

采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息包括供应商的基本情况、产品或服务质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。

采购部门对潜在供应商进行初步筛选，邀请符合条件的供应商参加投标或报价。在筛选过程中，应重点考察供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平等因素。

对参与投标或报价的供应商进行综合评估，评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。评估方法可以采用打分法、加权平均法等。根据评估结果，选择最优供应商。

定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括产品或服务质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、减少合作或淘汰。

采购方式选择

根据采购项目的性质、金额、数量等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。

公开招标适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的采购项目。采购部门应按照相关法律法规的要求，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。

邀请招标适用于采购金额较大、技术要求较高，但潜在供应商数量有限的采购项目。采购部门应向至少三家符合条件的供应商发出邀请书，组织开标、评标、定标等工作。

竞争性谈判适用于采购项目技术复杂、性质特殊，不能确定详细规格或具体要求，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的等情况。采购部门应与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。

单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的情况，如专利产品、特定品牌产品等。采购部门应在采购前进行充分的市场调研，证明该采购项目只能从唯一供应商处采购，并报公司管理层审批。

询价采购适用于采购金额较小、规格型号明确、市场价格相对稳定的采购项目。采购部门应向至少三家供应商发出询价单，根据供应商的报价情况，选择成交供应商。

采购合同签订

采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。

采购合同应采用书面形式，并由双方签字盖章。在签订合同前，采购部门应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款符合公司的利益和法律法规的要求。

对于重大采购合同，应邀请公司法律顾问进行审核，必要时可进行合同公证。

采购订单执行

采购部门根据采购合同的要求，向供应商发出采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等内容。

供应商应按照采购订单的要求按时、按质、按量交货。采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、交货情况等。如发现供应商不能按时交货或交货质量不符合要求，应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施，如要求供应商加快生产进度、更换货物、赔偿损失等。

验收

采购物品或服务到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量等方面，以及服务的质量、效果等方面。

验收人员应按照相关标准和要求进行验收，并填写《验收报告》。如验收合格，验收人员应在《验收报告》上签字确认；如验收不合格，验收人员应及时通知采购部门和供应商，要求供应商进行整改或更换货物。

对于重大采购项目，应邀请专业机构或专家进行验收。

付款

采购部门根据《验收报告》和采购合同的约定，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，一般采用银行转账方式。