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标准化办公用品申请与审批流程表

一、适用工作场景

本流程表适用于公司内部员工因日常办公需要，申请各类办公用品（包括但不限于文具类、办公耗材类、办公设备配件类、清洁用品类等）时的规范化管理。通过统一流程，保证申请有依据、审批有标准、发放有记录，避免资源浪费、重复申领或管理混乱，同时保障办公用品的合理配置与高效供应。适用于各部门员工及负责审批、发放的相关岗位人员。

二、详细操作流程

1.发起申请：员工填写申请信息

操作主体：需求员工本人

操作说明：

（1）员工根据实际工作需要，登录公司办公系统（或填写纸质《办公用品申请表》），准确填写以下信息：

个人基本信息：姓名、所属部门、工号、联系方式；

物品信息：物品名称（需填写规范全称，如“A4复印纸”而非“纸”）、规格型号（如“70g/500张”）、单位（如“包”“个”“盒”）、申请数量（需根据实际需求填写，避免过量申领）、用途（简要说明用于何种工作场景，如“日常文件打印”“部门会议记录”等）。

（2）若申请物品为非常规用品（如专业设备配件、特殊耗材），需在“备注”栏中详细说明申领理由，并提供必要的工作佐证（如项目需求说明、部门领导批示截图等）。

注意事项：申请信息需真实、完整，不得虚报、瞒报或漏填；数量需符合实际工作需要，避免过度囤积。

2.部门审核：负责人确认必要性

操作主体：员工所在部门负责人（或部门指定审批人）

操作说明：

（1）部门负责人收到员工提交的申请后，需在1个工作日内完成审核，重点确认以下内容：

申请物品是否与部门日常工作相关，是否符合部门业务需求；

申请数量是否合理，是否存在重复申领或超量申领情况；

若为非常规用品，需核实申领理由的充分性及必要性。

（2）审核通过：在“部门负责人意见”栏签字确认，并注明审核日期；若审核不通过，需注明驳回原因（如“数量过多”“非必需品”等），并及时反馈给申请人修改。

注意事项：部门负责人需对本部门办公用品申领的合理性负总责，避免因审批疏忽导致资源浪费。

3.行政审批：统筹资源与预算

操作主体：行政部门（或行政专员）

操作说明：

（1）行政部门收到通过部门审核的申请后，需在1-2个工作日内完成审批，重点审核以下内容：

物品库存情况：查询公司现有库存，若库存充足，直接从库存中调配；若库存不足，纳入采购计划；

预算合规性：核对申请物品是否在部门年度办公用品预算范围内，超预算需额外说明并报请财务部门或分管领导审批；

申领规范性：检查物品名称、规格、数量等填写是否符合规范，是否有遗漏或错误。

（2）审批通过：在“行政部门意见”栏签字确认，并明确处理方式（如“从现有库存发放”“纳入本周采购计划”）；若审批不通过，注明原因（如“超预算”“库存无此物品”），并反馈至部门负责人及申请人。

注意事项：行政部门需定期更新办公用品库存台账，保证库存数据准确；对于紧急需求（如会议临时需用），可启动“绿色审批通道”，优先处理。

4.物品发放与领用

操作主体：行政部门（或仓库管理员）、申请人

操作说明：

（1）库存充足时：行政部门通知申请人领用，申请人需携带工牌或部门负责人签字的申请表，到指定地点（如行政仓库）领取物品，核对物品名称、规格、数量无误后，在“领用人签字”栏签字确认。

（2）需采购时：行政部门根据审批通过的申请，汇总需求并制定采购计划，按公司采购流程完成采购；采购完成后，通知申请人领用，领用流程同上。

注意事项：发放时需当面核对物品信息，避免错发、漏发；领用后申请人需妥善保管物品，避免损坏或浪费。

5.记录与归档

操作主体：行政部门（或行政专员）

操作说明：

（1）行政部门需在每次发放或采购后，及时更新《办公用品台账》，记录物品名称、规格、数量、领用人、领用日期、发放/采购方式等信息，保证账实相符。

（2）每月底对办公用品申领、发放、采购数据进行汇总分析，形成月度报表，提交上级领导审阅，为后续预算编制和管理优化提供依据。

注意事项：台账记录需长期保存，保存期限不少于2年；电子台账需定期备份，防止数据丢失。

三、模板表格

序号

物品名称

规格型号

单位

申请数量

实际发放数量

单价（元）

总价（元）

用途

申请部门负责人意见

行政部门意见

审批结果

领用人签字

领用日期

1

A4复印纸

70g/500张

包

5

5

25.00

125.00

日常文件打印

*（签字）：2023-10-09

*（签字）：同意发放

同意

*

2023-10-10

2

签字笔

0.5mm黑色中性笔

支

2

2

3.50

7.00

部门会议记录

*（签字）：2023-10-09

*（签字）：库存充足

同意

*

2023-10-10

3

订书机

重型金属款

个

1

0

-

-

文件装订

*（签字）：无需新增

*（签字）：部门已有1个

驳回

-

-

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