采购申请单填写模板物资需求与预算审核.docVIP

采购申请单填写模板：物资需求与预算审核必备工具

一、适用场景与核心价值

二、采购申请单填写全流程指引

第一步：明确采购需求与基础信息

申请人：需填写正确姓名（号代替，如“明”）、所属部门（如“行政部”“研发中心”）、联系方式（内部办公电话或企业即时通讯账号，禁止留个人手机号）。

申请日期：填写提交申请单的当天日期，格式统一为“YYYY年MM月DD日”。

申请事由：简要说明采购目的，例如“因部门新增5名员工，需补充办公椅及文具”“项目进入实施阶段，需采购测试设备1台”。

第二步：细化物资需求明细

物资名称：填写具体物品名称（如“A4复印纸（80g）”“机械键盘（有线，背光）”“工业用测温仪”），避免使用“办公用品”“设备”等模糊表述。

规格型号：明确物资的技术参数或标准，例如“颜色：白色；尺寸：A4；数量：500张/包”“接口：USB-C；轴体：青轴；键帽：ABS材质”。

单位与数量：根据使用需求填写计量单位（如“台”“个”“箱”“米”）及准确数量，数量需与实际需求匹配，避免过量采购。

用途说明：简述物资的具体使用场景或对象，例如“用于研发中心日常文档打印”“项目组现场数据采集”。

第三步：预算金额与依据填报

预估单价与总价：根据市场调研、历史采购记录或供应商初步报价填写单价（保留两位小数），计算总价（单价×数量）。若为多项物资，需分别填写并汇总总金额。

预算科目：选择对应的预算分类，如“行政办公费”“研发费用”“生产成本”“专项项目支出”等（需结合企业财务科目设置）。

预算依据：提供预算合理性的支撑材料，例如“参考2023年Q3同类物资采购均价（单价：元/个）”“供应商A2024年最新报价单（附件1）”“历史采购记录（编号：CG2023115）”。

第四步：内部审批流程发起

部门负责人审核：申请人填写完成后，提交至部门负责人（如“*华”），负责人需重点审核“需求必要性”“部门预算余额是否充足”，签字确认并填写日期。

财务部门预算审核：部门通过后，转至财务部门（审核人如“*芳”），财务人员核对“预算科目是否正确”“总金额是否超年度/季度预算额度”“预算依据是否充分”，审核意见分为“同意”“同意但需压缩%预算”“不同意（需补充说明）”。

采购部门审批：财务审核通过后，提交至采购部门（审批人如“*刚”），采购部门确认“物资是否属于企业集中采购目录”“是否需要公开招标/询价”，最终审批意见为“可执行采购”或“调整需求后重新提交”。

第五步：归档与执行

审批完成后，申请单原件由行政部/采购部归档保存，电子版同步至企业采购管理系统，作为后续采购执行、验收入库及财务报销的依据。采购过程中若需调整需求或预算，需重新提交申请单并说明原因。

三、采购申请单模板（含填写示例）

采购申请单

申请单编号：CG202405-001（由采购部按年度统一编制，如“年份+两位部门代码+流水号”）

基础信息

内容

申请部门

行政部

申请人

*明

联系方式

内线：8888

申请日期

2024年05月20日

期望到货日期

2024年05月28日（需提前3个工作日提交申请）

申请事由

行政部因办公区域扩容，需新增办公设备及耗材

物资需求明细

序号

物资名称

——————–

———————-

1

人体工学办公椅

2

A4复印纸

3

多功能打印机

合计

——

预算信息

预算总金额

人民币（大写）：陆仟陆佰壹拾元整

预算科目

行政办公费-办公设备购置

预算余额

15,000.00（部门年度预算余额）

预算依据

1.2023年同类办公椅采购均价：560元/把（参考CG202308-009）2.多功能打印机供应商B2024年报价单（附件1）

审批流程

部门负责人审核

意见：需求合理，同意采购。签字：*华

日期：2024年05月21日

财务预算审核

意见：预算科目正确，金额在部门余额内，同意。签字：*芳

日期：2024年05月22日

采购部门审批

意见：纳入常规采购流程，由采购专员对接供应商B询价执行。签字：*刚

日期：2024年05月23日

四、填写审核关键要点提醒

信息真实准确：物资名称、规格型号、数量等需与实际需求完全一致，避免因信息错误导致采购物资不适用；预算金额需基于实际市场行情填写，严禁虚报、瞒报。

需求必要性说明：申请事由需清晰、具体，例如“替换已损坏设备”需注明设备编号，“新增需求”需说明人员扩张或业务增长原因，便于审批人判断优先级。

预算合规性：预算科目需符合企业财务制度，若存在跨科目预算情况，需额外说明调整原因；预算依据需留存书面材料（如报价单、合同复印件），以备财务核查。

审批流程完整性：严禁跳过审批环节直接提交采购申请，紧急采购（如生产设备突发故障）需在申请单中标注“紧急”，并同步联系部门负责人及财务部门口头说明，事后补签书面审批。

特殊情况备注：对于