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工程资料管理及归档流程标准

1.目的与意义

工程资料是工程项目建设全过程的真实记录和重要依据，反映了工程建设的质量水平和管理水平。规范工程资料的管理及归档流程，旨在确保工程资料的真实性、完整性、规范性和可追溯性，为工程竣工验收、质量追溯、后期维护、改扩建以及工程档案的永久保存提供可靠保障。本标准旨在统一管理要求，明确各参与方职责，提升工程资料管理的整体效能。

2.管理机构与职责

2.1建设单位

建设单位是工程资料管理的总负责方，应设立或指定专门的资料管理部门或配备专职资料管理人员，负责统筹协调工程资料的收集、整理、审核、归档全过程管理工作，并对各参建单位的资料管理工作进行监督与指导。

2.2勘察、设计单位

勘察、设计单位应负责及时提供符合要求的勘察报告、设计图纸、设计变更、洽商记录等相关资料，并对其真实性、准确性和完整性负责。

2.3施工单位

施工单位是工程施工阶段资料形成的主要责任方，应设立专职资料管理人员，负责施工过程中各类技术资料、质量保证资料、隐蔽工程记录、检验批验收记录、施工日志等的及时收集、整理、编制、签认和归档，并接受监理单位和建设单位的监督检查。

2.4监理单位

监理单位应配备专职监理资料管理人员，负责对施工单位提交的工程资料进行审核、签认，同时负责监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理日志、监理报告等监理资料的形成、收集、整理和归档。

3.工程资料的形成与管理流程

3.1资料形成基本要求

工程资料的形成应与工程进度同步，遵循“谁施工、谁负责，谁签字、谁负责”的原则。资料内容必须真实、准确地反映工程实际情况，数据可靠，手续齐全，字迹清晰，图样规范，不得随意涂改、伪造或事后补做。

3.2资料分类与编码

工程资料应根据相关行业标准及项目特点进行科学分类，例如可分为基建文件、监理资料、施工资料、竣工图等大类，并在此基础上进行细分。各类资料应按照统一的编码规则进行编号，确保资料的系统性和可检索性。编码规则应具有唯一性和稳定性。

3.3资料收集与整理

3.3.1前期资料

包括项目立项、可行性研究、建设用地规划许可、建设工程规划许可、施工图审查、施工许可等文件，由建设单位负责收集整理。

3.3.2勘察设计资料

包括勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更、技术交底记录等，由勘察设计单位负责提供，建设单位或监理单位负责收集。

3.3.3施工资料

施工单位应在施工过程中及时收集整理原材料、半成品、构配件的质量证明文件及检验试验报告；施工测量放线记录；隐蔽工程验收记录；分部分项工程验收记录；施工日志；质量评定资料；安全技术资料等。所有资料应按规范要求填写、签字、盖章。

3.3.4监理资料

监理单位应收集整理监理合同、监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、会议纪要等资料。

3.4资料审核与签认

施工单位形成的资料，需经项目技术负责人审核后，报监理单位（或建设单位，视情况而定）审核签认。监理单位应对资料的完整性、规范性、真实性进行严格把关。未经审核或审核不合格的资料不得进入下一道工序或进行归档。

3.5资料移交与归档

工程竣工验收前，各相关单位应完成各自负责的工程资料的整理、组卷工作，并经监理单位和建设单位审核认可。竣工验收后，按照合同约定或相关规定，向建设单位或城建档案管理部门移交完整、规范的工程档案。移交时应办理书面移交手续，双方签字确认。

4.工程资料的归档管理

4.1归档范围

归档资料应包括从项目立项到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，具体范围应符合国家及地方相关档案管理规定和工程合同要求。

4.2归档质量要求

4.2.1完整性：归档资料应齐全、系统，反映工程全貌。

4.2.2准确性：资料内容真实可靠，数据准确无误，与工程实际相符。

4.2.3规范性：资料格式、书写、装订、编号等应符合相关标准和规范要求。复印件需注明原件存放处，并加盖相关单位公章。

4.2.4耐久性：归档资料应选用符合档案保管要求的载体和书写材料，确保长期保存。

4.3档案保管

建设单位或城建档案管理部门应建立专门的档案库房，配备必要的档案装具和设备，采取防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等措施，确保档案的安全与完好。档案管理应符合国家档案管理的相关规定。

4.4档案利用

工程档案的查阅、复制应履行必要的审批手续，严格遵守档案管理规定，防止档案丢失、损坏或泄密。

5.监督与保障

5.1制度保障

各相关单位应根据本标准，结合项目实际情况，制定具体的工程资料管理制度和实施细则，明确岗位责任制。

5.2人员培训

各单位应加强对资料管理人员的专业培训，提高其业务素质和责任意识，确保其熟悉相关规范标准和操作流程。

5.3过程检查

建设单位或