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企业合同管理制度与合同模板规范管理指南

一、制度制定目的与适用范围

（一）制度目的

为规范企业合同全生命周期管理，防范合同法律风险，保障企业合法权益，提高合同管理效率，明确各部门职责分工，依据《_________民法典》等法律法规，结合企业实际情况制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）在经营管理活动中发生的各类合同的起草、评审、审批、签署、履行、变更、解除、归档等管理行为。合同类型包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、技术开发合同等。

二、合同全生命周期管理流程

（一）合同起草与内部评审

发起起草

业务部门根据业务需求（如采购、销售、合作等），明确合同主体、标的、数量、价格、履行期限、违约责任等核心要素，填写《合同起草任务单》（见附件1），经部门负责人*审核后启动合同起草。

起草人应优先使用企业标准化合同模板（见第三部分），无对应模板时需参考类似合同范本，保证条款合法合规、权责清晰。

内部评审

业务评审：业务部门负责人*对合同内容的真实性、准确性、业务可行性进行审核，重点核对标的物信息、交付要求、付款方式等与业务需求的一致性。

法务评审：法务部门（或法务专员*）对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，重点审查主体资格、条款效力、违约责任、争议解决方式等法律风险点，出具《法务评审意见表》（见附件2）。

财务评审：财务部门对合同涉及的金额、付款条件、税费承担、发票开具等财务条款进行审核，保证符合企业财务管理制度。

其他专项评审：如合同涉及技术、安全、环保等特殊事项，需由对应职能部门（如技术部、安全部*）出具专项评审意见。

评审通过后，各评审部门在《合同评审表》（见附件3）中签字确认；评审未通过的，由起草部门根据意见修改后重新提交评审。

（二）合同审批与签署

审批权限划分

根据合同金额、类型及风险等级，实行分级审批制度（具体权限标准由企业另行制定，示例：

金额≤5万元：业务部门负责人*审批；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人、分管副总审批；

金额＞50万元：业务部门负责人、分管副总、总经理*审批。

审批流程

起草部门将评审通过的合同及《合同评审表》按审批权限逐级提交审批，审批人应在3个工作日内完成审批，逾期未反馈视为同意。审批通过后，形成《合同审批记录表》（见附件4）。

合同签署

审批通过的合同，由法务部门（或起草部门）按规范文本打印，保证合同文本与审批版本一致，不得擅自修改。

签署人需为企业法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》，见附件5），授权委托人应在授权范围内签署合同。

合同签署需采用书面形式，双方加盖合同专用章或公章（多页合同需加盖骑缝章），法定代表人或授权委托人签字并注明签署日期。

（三）合同履行与监控

履行责任部门

业务部门为合同履行的主要责任部门，负责跟踪合同履行进度，收集履行过程中的相关证据（如验收单、付款凭证、往来函件等），填写《合同履行跟踪表》（见附件6）。

履行异常处理

履行过程中出现对方违约、履行困难等情况时，业务部门应及时向分管副总*及法务部门报告，收集固定证据，并在10个工作日内提出处理方案（如协商、催告、终止合同等）。

涉及合同变更的，应签订书面补充协议，参照原合同评审审批流程执行；涉及合同解除的，需明确解除条件、责任划分及后续处理事宜。

（四）合同归档与总结

归档范围

合同文本（含附件、补充协议）、评审记录、审批文件、履行凭证、往来函件、纠纷处理材料等与合同相关的全部资料。

归档流程

合同履行完毕或终止后10个工作日内，业务部门负责整理合同相关资料，填写《合同归档清单》（见附件7），移交至档案管理部门*。

档案管理部门对归档资料进行分类、编号、登记，保证资料完整、安全，保存期限符合企业档案管理规定（一般合同保存不少于10年，重要合同保存不少于20年）。

总结评估

每年度末，法务部门牵头组织各部门对年度合同管理情况进行总结，分析合同纠纷率、履约率等指标，提出改进建议，形成《年度合同管理总结报告》上报总经理*。

三、标准化合同模板体系构建

（一）模板分类与适用场景

模板类型

适用场景

《采购合同模板》

企业原材料、设备、服务等采购业务

《销售合同模板》

企业产品、服务等销售业务

《服务合同模板》

咨询、设计、运维等技术服务业务

《租赁合同模板》

房屋、设备、场地等租赁业务

《保密合同模板》

涉及商业秘密、技术秘密的合作场景

（二）模板核心要素规范

所有标准化模板需包含以下必备条款：

合同主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；

合同标的（名称、规格、型号、数量等）；

质量标准（国家/行业标准、双方约定标准）；

履行期限、地点和方式；

金额及支付方式（单价、总价、支付条件、账户信息等）；

双方