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机关档案管理规定

一、总则

（一）目的与依据

为了加强机关档案管理，提高档案工作科学化、规范化水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等有关法律法规，结合机关工作实际，制定本规定。

（二）适用范围

本规定适用于各级党政机关、人民团体、具有行政管理职能的事业单位和社会组织（以下简称机关）的档案管理工作。

（三）管理原则

机关档案管理工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于利用的原则。

二、档案管理体制与人员

（一）管理体制

1.机关应当建立由单位主要负责人为组长，分管档案工作负责人和相关部门负责人为成员的档案工作领导小组，统筹协调本机关档案工作。

2.机关应当明确档案工作管理部门，负责组织、协调、指导和监督本机关的档案工作。档案工作管理部门可以是专门的档案机构，也可以是指定的内设机构。

3.机关各内设机构应当指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，业务部门应当按照规定做好业务档案的管理工作。

（二）人员配备与职责

1.机关应当根据档案工作需要，配备政治素质好、业务能力强、具有档案专业知识的档案工作人员。档案工作人员应当保持相对稳定。

2.档案工作管理部门负责人职责

贯彻执行档案工作法律法规和方针政策，制定本机关档案工作规章制度和业务规范。

组织开展档案业务培训，指导和监督各部门档案工作。

负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

组织开展档案信息化建设，推进档案数字化工作。

定期向档案工作领导小组报告档案工作情况。

3.档案工作人员职责

按照规定收集、整理、保管和提供利用档案。

维护档案的完整与安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。

及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案质量。

做好档案的统计和编研工作，为机关工作提供服务。

4.各部门兼职档案人员职责

负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整。

按照规定向档案工作管理部门移交档案。

协助档案工作管理部门做好档案的整理和编目工作。

三、档案收集与整理

（一）文件材料收集范围

1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2.机关工作活动中形成的各种载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。

3.本机关制定的法规政策性文件材料，重要会议、重大活动文件材料，重要业务文件材料，人事管理文件材料等。

4.本机关与其他单位和个人在工作交往中形成的重要文件材料。

（二）收集要求

1.各部门应当建立健全文件材料收集制度，明确收集范围、收集时间和收集责任人。

2.文件材料形成后，应当及时由文件承办人或相关人员收集齐全，并按照规定进行整理。

3.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应当指定专人负责收集和整理。

4.电子文件的收集应当与纸质文件同步进行，确保电子文件的真实性、完整性和可用性。

（三）整理方法

1.纸质文件整理

按照文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，进行分类、编号、装订和编目。

分类方法可以采用年度组织机构、年度问题等分类法。

编号应当按照一定的规则进行，确保文件的唯一性和可识别性。

装订应当牢固、整齐，便于保管和利用。

编目应当包括文件的题名、日期、文号、保管期限等内容。

2.电子文件整理

按照电子文件的格式和类型进行分类，建立相应的文件夹和目录结构。

对电子文件进行元数据采集和著录，确保电子文件的可检索性和可利用性。

定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。

3.照片、音像资料整理

照片应当按照拍摄时间、地点、内容等进行分类，标注照片的题名、时间、地点、人物等信息。

音像资料应当按照录制时间、内容等进行分类，标注音像资料的题名、时间、地点、内容等信息。

四、档案保管与保护

（一）保管设施

1.机关应当设置专门的档案库房，档案库房应当符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防有害气体等条件。

2.档案库房应当配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应当符合档案保管的要求。

3.机关应当配备档案管理所需的设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机等，用于档案的管理和利用。

（二）保管要求

1.档案应当按照分类、编号的顺序排列存放，便于查找和利用。

2.档案库房应当定期进行检查和维护，确保档案的安全。

3.对破损、褪色的档案应当及时进行修复和复制。

4.对重要档案应当进行备份，备份档案应当异地存放，确保档案的安全。

（三）保护措施

1.机关应当建立档案保护制度，采取有效的保护措施，防止档案的损坏和丢失。

2.档案库房应当安装消防设备和报警装置，定期进行消防演练。

3.档案库房应当保持适宜的温度和湿度，