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建筑工程项目合同管理流程细则

建筑工程项目合同管理是确保工程建设合法合规、有序推进、各方权益得到保障的核心环节。一个规范、高效的合同管理流程，能够有效规避风险、减少纠纷、控制成本、提升项目整体效益。本文旨在梳理建筑工程项目合同管理的关键流程与操作要点，为业界同仁提供一份具有实操性的参考指南。

一、合同签订前准备阶段

合同的基础在于充分的准备。此阶段的工作质量直接影响后续合同的履行及项目的成败。

（一）项目前期策划与招标文件（或合同条件）编制

在项目立项及可行性研究阶段，合同管理工作即应介入。项目管理团队需结合项目特点、规模、复杂程度及业主需求，明确项目的采购模式（如EPC、施工总承包、平行发包等），并据此拟定初步的合同架构与管理策略。对于需要通过招标方式确定合作方的项目，应精心编制招标文件。招标文件作为合同的前奏，其内容应严谨、全面，包括但不限于项目概况、技术标准与要求、工期、质量标准、计价方式、付款条件、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款，为后续合同签订奠定坚实基础。

（二）潜在合作方的资格审查与选择

无论是通过公开招标、邀请招标还是直接委托，对潜在合作方的资格审查至关重要。审查内容应包括其营业执照、资质等级、类似项目业绩、财务状况、技术力量、管理能力、履约信誉及诉讼记录等。必要时，可进行实地考察。选择具有良好履约能力和商业信誉的合作方，是降低合同风险的第一道防线。

（三）合同谈判与文本起草

在确定意向合作方后，双方进入合同谈判阶段。谈判应基于平等互利的原则，针对合同主要条款进行细致磋商。对于招标文件中已明确的条款，谈判重点在于澄清与确认；对于未尽事宜或需调整的内容，则需充分沟通，寻求共识。合同文本的起草应优先采用国家或行业推荐的标准合同示范文本，因其条款相对成熟、风险考量周全。在示范文本基础上，结合项目具体情况和谈判成果进行补充、修改和完善，形成合同草案。

（四）合同评审

合同草案形成后，必须经过严格的内部评审程序。评审应由项目部牵头，组织法务、财务、技术、商务等相关部门专业人员共同参与。评审重点包括：合同条款的合法性、合规性、完整性、严谨性；双方权利义务的对等性；计价与支付方式的合理性；工期与质量条款的可行性；违约责任的明确性与可操作性；风险分担的公平性；以及合同履行的可行性等。对评审中发现的问题，应及时与合作方沟通并进行修改。

二、合同签订阶段

合同签订是将双方合意转化为法律文件的关键步骤，必须规范操作，确保合同的法律效力。

（一）合同谈判的最终确认

基于前期评审意见，与合作方进行最后一轮谈判，对合同文本进行最终确认。此轮谈判应聚焦于解决评审中提出的异议点，确保所有条款均已达成一致。重要的谈判内容应有书面记录，并由双方代表签字确认。

（二）合同文本的审定与签署

合同文本在双方确认无误后，应由授权代表进行签署。签署前，需再次核对合同当事人名称、盖章（公章或合同专用章）、法定代表人或授权委托人签字是否规范、完整。合同附件作为合同不可分割的组成部分，也应一并签署确认。对于金额较大或法律关系复杂的合同，建议在签署前由法律顾问进行最终把关。

（三）合同的公证与备案（如需要）

根据法律法规规定或合同约定，部分合同可能需要办理公证或备案手续。项目部应在合同签署后，及时按要求办理相关手续，以确保合同的合法性和公示效力。

三、合同履行阶段

合同履行是合同管理的核心环节，贯穿于项目实施的全过程，需要动态监控和精细化管理。

（一）合同交底

合同签订后，项目部应组织合同交底会议。由合同管理负责人向项目管理团队（包括技术、施工、质量、安全、物资、财务等部门人员）详细解读合同主要条款，明确各方在合同履行中的职责、权利和义务，特别是工程范围、质量标准、工期节点、付款条件、变更程序、违约责任等关键信息，确保项目团队成员全面理解合同要求，共同维护合同权益。

（二）合同履约跟踪与记录

项目部应指定专人负责合同履约的日常跟踪与管理。建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、付款、结算等情况进行详细记录。在履约过程中，要密切关注合作方的履约行为，如施工单位的工程进度、质量是否符合合同要求，供应商的材料设备供应是否及时到位等。同时，己方也应严格按照合同约定履行义务，如按时支付工程款、提供必要的施工条件等。所有与合同履行相关的文件、通知、指令、签证、会议纪要、函件等均应妥善保管，形成完整的履约档案，这是日后解决争议的重要依据。

（三）合同变更管理

建筑工程项目具有复杂性和不确定性，合同变更在所难免。所有合同变更（包括工程范围、工程量、设计、工期、价款等的调整）均应遵循合同约定的变更程序。变更提出后，需经业主、设计、监理（如涉及）及施工方等相关方协商一致，并签订书面变更协议或补充合同，作为原合同的有效组成部分。严禁无书面变更依据的口头指令或擅自变更。

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