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信息化办公系统使用规范手册

前言

随着信息技术在日常工作中的深度融合，信息化办公系统已成为提升工作效率、规范管理流程、促进信息共享的核心平台。为确保系统安全、稳定、高效运行，保障单位信息资产安全，明确各岗位人员在系统使用过程中的权利与义务，特制定本规范手册。

本手册旨在为全体用户提供清晰、实用的系统操作指引，帮助用户正确、规范地使用信息化办公系统，减少操作失误，规避安全风险，共同营造一个安全、有序、高效的数字化办公环境。请各部门组织相关人员认真学习，并严格遵照执行。

一、适用范围与基本原则

1.1适用范围

本规范适用于单位内所有使用信息化办公系统的在职员工、离退休返聘人员、实习人员及其他经授权使用系统的相关人员（以下统称“用户”）。

1.2基本原则

1.安全第一原则：用户应始终将信息安全放在首位，严格遵守保密规定，防止信息泄露、丢失或被篡改。

2.规范操作原则：严格按照系统操作流程和本规范要求进行操作，确保系统数据的准确性和完整性。

3.高效便捷原则：在遵守规范的前提下，充分利用系统功能，提高工作效率。

4.责任自负原则：用户对其账户下的所有操作行为负责，因违规操作造成的后果由用户本人承担。

二、系统账户与密码管理

2.1账户申请与注销

1.用户需使用信息化办公系统，应由所在部门统一提交账户开通申请，经相关负责人审批后，由系统管理员为其创建账户。

2.用户因离职、调离或其他原因不再需要使用系统时，所在部门应及时提交账户注销或停用申请，系统管理员将按流程处理。

2.2密码设置与保管

1.用户首次登录系统后，必须立即修改初始密码。

2.密码设置应包含大小写字母、数字及特殊符号，长度不低于规定要求，且不应使用与个人信息相关的简单组合。

3.密码应定期更换，建议更换周期不超过规定时限。

4.密码属于个人隐私，严禁转借、泄露给他人，严禁将密码记录在易被他人获取的地方。

5.如怀疑密码已泄露，应立即修改，并向系统管理员报告。

2.3账户使用规范

1.用户账户实行实名制管理，仅限本人使用，严禁转借、共用或交由他人代为操作。

2.用户应妥善保管自己的账户信息，登录系统后应保持警惕，离开工位时需及时锁定系统或退出登录。

3.不得利用账户从事与工作无关的活动，不得利用账户进行任何违法违规操作。

4.如忘记密码，应通过系统提供的正规渠道（如自助找回或联系管理员）进行重置。

三、信息录入与处理规范

3.1信息录入要求

1.准确性：录入信息必须真实、准确，符合实际情况，避免错别字、多字、漏字等情况。

2.完整性：按照系统提示或业务要求，完整填写各项必填字段，确保信息要素齐全。

3.及时性：业务数据应在规定时间内及时录入系统，避免信息滞后影响工作。

4.规范性：信息录入格式应符合系统预设规范或单位统一要求，如日期格式、数值单位、编码规则等。

3.2信息处理要求

1.用户应在其授权范围内处理信息，不得越权访问、查看、修改或删除他人数据。

2.对系统内信息进行修改、删除等操作时，应确保操作依据充分，并对操作过程留有记录（如系统日志）。

3.涉及敏感信息、核心业务数据的处理，应严格遵守相关保密规定和审批流程。

4.禁止在系统中录入、存储、传播与工作无关的信息，尤其是涉密信息、不当言论、非法内容等。

5.工作过程中产生的草稿、中间版本等临时性信息，应及时清理或归档，保持系统数据整洁。

4.1文件上传

1.上传文件前，应确认文件内容与业务需求相符，且不包含病毒、恶意代码等有害信息。建议上传前进行病毒查杀。

2.文件命名应规范清晰，能准确反映文件内容，便于识别和检索。可采用“部门/项目-文件名-日期-版本”等命名规则。

3.上传文件的格式和大小应符合系统规定，如超出限制，应与系统管理员联系或采用其他合规方式处理。

4.重要文件上传后，应再次核对确认，确保上传成功且内容无误。

五、邮件与即时通讯工具使用规范（如系统包含）

5.1邮件使用

1.发送邮件时，主题应简明扼要，准确反映邮件核心内容。

2.收件人、抄送人应准确填写，避免错发、漏发。涉及敏感信息的邮件，应确认收件人身份及权限。

3.邮件内容应条理清晰、语言得体，附件应注明名称和数量。

4.收到邮件后应及时查阅和处理，对于重要或紧急邮件，应尽快回复。

5.严禁利用系统邮件发送与工作无关的内容、涉密信息、垃圾邮件或不当言论。

5.2即时通讯工具使用

1.即时通讯工具主要用于工作沟通与协作，应保持沟通内容的专业性和简洁性。

2.避免在工作时间进行与工作无关的闲聊。

六、系统安全与保密规范

6.1信息安全保密

1.用户应严格遵守国家及单位的保密法律法规，严禁泄露、传播工作中接触到的涉密信息、商业秘密及敏感数据。

2.不