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行政事务处理流程及文档管理标准模板

一、日常行政事务高效处理指南

（一）适用场景

适用于公司内部办公用品申领、会议室预定、访客接待、快递收发等日常行政事务的处理，保证行政支持工作规范、高效，满足各部门基础运营需求。

（二）分步骤操作说明

1.办公用品申领与发放

步骤1：需求发起

员工根据工作需要，通过内部OA系统“办公用品申领”模块填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、用途及申领人信息，提交至部门负责人审批。

步骤2：审批流转

部门负责人*审核申领合理性（如是否为必需品、数量是否适当），审批通过后自动流转至行政部；若驳回，需注明原因并退回申请人修改。

步骤3：库存匹配与采购

行政部收到审批通过的单据后，首先核查库存：若库存充足，直接进入发放流程；若库存不足，《采购需求单》，报行政经理审批后启动采购流程（优先从合作供应商采购，紧急需求可临时联系供应商）。

步骤4：物品发放与登记

采购到货后，行政部*对照《办公用品申领单》清点物品，核对无误后通知申请人领用；领用人在《办公用品发放登记表》上签字确认，行政部同步更新库存台账。

2.会议室预定与管理

步骤1：预定申请

申请人通过OA系统“会议室预定”功能选择会议室、使用时间（精确到30分钟）、参会人数及需求（如投影设备、茶水等），提交预定申请。

步骤2：冲突检测与审批

系统自动检测会议室预定冲突：若时间可用，直接锁定并反馈申请人；若冲突，提示申请人调整时间或选择其他会议室；涉及跨部门重要会议，需额外报部门负责人及行政经理审批。

步骤3：使用准备

行政部*根据预定信息，提前30分钟开启会议室，调试设备（投影仪、麦克风等），摆放会议所需物资（如白板笔、便签纸），保证环境整洁。

步骤4：使用后检查与归档

会议结束后，申请人需在OA系统确认结束时间，行政部*检查会议室设备、物资使用情况，若有损坏或遗失，及时报备并跟进处理；系统自动将预定记录归档至《会议室使用台账》。

（三）模板表格

表1：办公用品申领单

序号

物品名称

规格型号

单位

申领数量

用途说明

申请人

申请日期

部门负责人审批意见

审批人

审批日期

领用日期

领用人

1

A4复印纸

80g

包

5

部门日常打印

张*

2023-10-09

同意

李*

2023-10-09

2023-10-10

王*

2

签字笔

0.5mm黑色

支

10

会议记录用

刘*

2023-10-10

需控制在5支内

李*

2023-10-10

2023-10-11

刘*

表2：会议室使用台账

会议室名称

预定日期

使用时间

预定人

所属部门

参会人数

需求设备

使用后状态

确认人

备注

301会议室

2023-10-11

14:00-16:00

陈*

市场部

15

投影仪、麦克风

正常

陈*

无

205会议室

2023-10-12

09:30-11:00

赵*

人事部

8

白板

白板笔缺失

赵*

需补充

（四）关键注意事项

需求合理性：办公用品申领需结合实际工作需求，避免过度囤积；会议室预定需提前1个工作日申请，紧急需求需至少提前4小时联系行政部协调。

物资节约：推行“按需领用、杜绝浪费”原则，如办公用纸提倡双面打印，签字笔等低值易耗品以旧换新（旧笔需完整归还）。

设备维护：会议室使用后，申请人需关闭设备电源、整理桌椅，发觉设备故障立即反馈行政部，严禁擅自拆卸或维修。

二、会议组织全流程管理规范

（一）适用场景

适用于公司内部各类会议（如部门例会、项目推进会、季度总结会、外部对接会等）的组织、召开及后续跟进，保证会议目标明确、流程高效、成果落地。

（二）分步骤操作说明

1.会议筹备

步骤1：会议发起

会议发起人（部门负责人或项目负责人）明确会议主题、目标、初步时间及参会人员范围，填写《会议立项申请表》，报部门负责人*审批。

步骤2：方案细化

审批通过后，发起人指定会议联络人*，负责确定会议时间（避开部门高峰期）、地点、议程（明确各环节时长）、参会人员名单及需准备的资料（如PPT、数据报表）。

步骤3：通知发布

会议联络人*提前2个工作日通过OA系统发送《会议通知》，包含主题、时间、地点、议程、参会人员及需携带资料，同时电话提醒关键参会人确认出席。

2.会议召开与记录

步骤1：会前准备

会议联络人*提前30分钟到达会场，调试设备（投影仪、音响、视频会议系统等），摆放会议材料、签到表、饮用水，保证环境整洁。

步骤2：签到与开场

参会人员签到后，主持人*准时开场，明确会议目标及议程，强调纪律（如关闭手机静音、禁止无关讨论）。

步骤3：议题讨论与决策

按议程逐项讨论，主持人控制各环节时间，保证发言聚焦议题；对关键问题形成决策时，需明确责任人、完成及时限，并记录在《会议纪要》中。

步骤4：会议总结

结束前，主持人总结会议成果（已决策事项、待跟进事