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行业通用表单填写与审核指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织中需要标准化填写的表单审核流程，覆盖以下常见场景：

行政事务类：如请假申请、办公用品申领、会议室使用预约等；

项目管理类：如立项申请、进度汇报、验收报告等；

资质审批类：如供应商准入、员工岗位调整、合同签订审批等；

财务报销类：如费用报销、预算申请、付款审批等；

人事管理类：如入职登记、离职申请、培训报名等。

通过统一模板与流程，可规范表单填写标准、提高审核效率，减少因信息不全或格式混乱导致的反复沟通。

二、表单填写与审核全流程指南

（一）表单填写方操作步骤

1.明确表单用途与需求

根据具体业务场景（如“项目立项”“差旅报销”）选择对应模板，确认表单的核心填写目标（如申请预算、审批请假）；

仔细阅读表单标题及“填写说明”（若有），避免误用模板（如“费用报销”与“预算申请”模板混用）。

2.获取最新版表单模板

通过单位内部系统（如OA、钉钉、企业）官方模板，保证版本有效（避免使用过期模板导致审核驳回）；

若无对应模板，可参考本指南“通用表单模板框架”自行调整，但需保留核心必填字段（如申请人、部门、日期等）。

3.逐项填写表单内容

基础信息：准确填写姓名（小王）、部门（如“市场部”）、联系方式（部门分机号或内部通讯账号）、提交日期等，保证与系统登记信息一致；

核心内容：根据表单类型详细说明事项（如“项目名称：产品推广活动”“请假事由：直系亲属婚礼”“报销金额：1200元，明细：交通费800元、住宿费400元”），内容需真实、具体，避免模糊表述（如“费用较高”“有事请假”）；

附件：若表单需支撑材料（如报价单、合同、诊断证明等），需保证附件清晰、完整，命名规范（如“项目报价单pdf”），单个附件不超过10MB（若超过需压缩或分批）。

4.自查表单完整性

对照“必填项”标识（通常为号）检查是否有遗漏，保证所有带字段均填写完整；

核对数据逻辑一致性（如报销总金额与明细金额之和是否相等、项目起止日期是否合理）；

检查错别字、格式错误（如日期格式统一为“YYYY-MM-DD”、金额包含大小写），确认无误后保存电子版。

5.提交表单并跟踪进度

通过指定渠道提交表单（如OA系统“提交审批”、钉钉“审批申请”），选择正确的审批流程（如“部门负责人→分管领导→财务部”）；

提交后可在系统查看审批进度，若审核方提出修改意见，需在1个工作日内完成调整并重新提交，避免延误业务。

（二）表单审核方操作步骤

1.接收与初步核验表单

登录审批系统接收待办表单，查看提交时间、紧急程度（如“加急”标注意需优先处理）；

初步核验表单完整性：必填项是否齐全、附件是否缺失、格式是否符合要求（如日期格式错误、未签字等），若存在明显问题，直接打回并注明原因（如“缺少报价单附件”“金额大小写不一致”）。

2.内容合规性与真实性审核

合规性审核：对照单位制度（如《财务报销管理办法》《项目管理规范》）检查表单内容是否符合规定（如报销费用是否在预算范围内、请假天数是否超出年假额度）；

真实性审核：通过电话、系统记录或附件材料核实关键信息（如项目是否已立项、报销事由是否真实），必要时要求补充证明材料（如“请提供与供应商的合同扫描件”）。

3.业务逻辑与风险评估

核对数据逻辑：如项目预算与历史数据对比是否异常、报销明细与出差行程是否匹配；

评估业务风险：如大额付款需核查对方资质、超范围申请需说明特殊原因并经更高层级审批。

4.审批意见反馈

审核通过：在系统“同意”，填写审批意见（如“同意报销，按流程付款”“同意立项，请启动下一步工作”）；

审核不通过：“驳回”，明确说明驳回原因（如“预算超支，请重新调整”“缺少部门负责人签字”），并告知申请人修改方向；

特殊情况：若需进一步沟通，可联系申请人补充说明（如“项目目标需量化，请补充KPI指标”）。

5.表单归档与记录

审批完成后，系统自动归档电子表单，审核方需定期（如每月）审批记录，分类存储（按“部门-表单类型-日期”命名），便于后续查阅或审计；

涉及重要事项（如合同审批、大额预算）的表单，需打印纸质版由审核人签字后交档案室存档。

三、通用表单模板框架

以下为跨行业通用的表单结构，可根据实际需求增减字段（标注*为必填项）：

表单基本信息

字段名称

填写说明

示例

表单名称*

需审批的事项类型

“2023年第四季度差旅费报销”

表单编号*

系统自动或按规则编号

“FYBX-202310001”

申请人*

姓名（用*号代替）

*小王

所属部门*

申请人所在部门

市场部

联系方式*

内部分机号/通讯账号

8888/小王

提交日期*

YYYY-MM-DD格式

2023-10-08

表单类型*

勾选对应类别（如行政/