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采购流程合规性审核标准化指南

一、适用范围与应用背景

本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的采购活动合规性审核工作，涵盖日常运营物资采购、项目设备采购、服务外包等各类采购场景。采购规模扩大及监管要求趋严，规范审核流程、防范合规风险成为采购管理的核心需求。本指南旨在通过标准化操作，保证采购活动符合国家法律法规、单位内部管理制度及行业规范，保障采购过程的公平、公正、透明，同时提升采购效率与资金使用效益。

二、标准化审核流程步骤

（一）采购申请与前置资料核查

申请发起：采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购申请表》，明确采购内容、数量、预算、技术参数、交付时间等关键信息，经部门负责人签字确认后提交至采购部门。

资料完整性检查：采购部门接收申请后，需核对以下前置资料是否齐全：

采购需求说明（含必要的技术规格或服务要求）；

经审批的预算文件（需明确资金来源及预算科目）；

大额采购（如超过单位规定金额）需附可行性分析报告或市场调研情况；

特殊采购（如涉及进口、特种设备等）需提供相关许可或备案证明。

初审反馈：资料不完整的，应在2个工作日内退回需求部门补充；资料齐全的，进入下一环节审核。

（二）供应商资质与合规性审核

供应商筛选：采购部门根据采购需求，通过公开招标、询比价、单一来源采购等方式确定候选供应商，优先选择已纳入单位合格供应商名录的供应商。

资质文件审核：对候选供应商的以下资质进行严格核查：

营业执照（需在有效期内，经营范围涵盖采购内容）；

特殊行业资质（如食品采购需提供《食品经营许可证》，工程采购需提供相应资质等级证书）；

财务状况证明（如近一年度财务报表或银行资信证明）；

业绩证明（近三年同类项目合作合同或验收报告）；

无失信记录（通过“信用中国”等官方渠道查询，供应商未被列入经营异常名录、严重违法失信名单）。

合规性评估：对供应商的履约能力、商业信誉及关联关系进行评估，避免与存在利益冲突的供应商合作（如供应商为单位员工近亲属控制的企业）。

（三）采购方式与流程合规性确认

采购方式匹配：根据采购金额、项目性质等，确认采购方式是否符合规定：

达到公开招标数额标准的（如单位规定50万元以上），必须采用公开招标方式；

未达到招标标准但达到询比价数额的（如10万-50万元），采用询比价方式，至少邀请3家合格供应商报价；

紧急采购或只能从唯一供应商采购的，采用单一来源采购，需附详细说明及审批文件。

流程合规性检查：核查采购过程是否遵循单位《采购管理办法》，如招标公告是否在指定媒介发布、评标小组组成是否合规（需包含技术、经济、法律等领域专家）、评审过程是否留痕等。

（四）合同条款与法律风险审核

合同文本审核：法务部门或指定审核人员对采购合同条款进行逐条审查，重点关注：

主体信息：双方名称、地址、法定代表人等是否与资质文件一致；

核心条款：标的物名称、规格、数量、价格（含税费及支付方式）、交付时间与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式等是否明确；

合规性条款：是否符合《民法典》《采购法》等法律法规，是否包含廉洁协议、知识产权保护等附加条款。

风险提示与修订：对存在歧义或法律风险的条款（如违约责任不明确、争议解决方式约定不合理），提出修改意见，采购部门与供应商协商调整后重新审核。

（五）采购执行过程

履约跟踪：采购部门负责跟踪供应商履约情况，包括生产进度、交付准备、服务质量等，定期向需求部门及管理层反馈。

变更管理：采购过程中如需变更采购内容、价格或交付时间，需由需求部门提交变更申请，说明变更原因及影响，经采购部门、财务部门及分管领导审批后，与供应商签订补充协议，重大变更需重新履行审核程序。

（六）验收环节合规性把控

验收组织：采购项目完成后，由需求部门牵头，采购部门、质检部门（如涉及）及供应商共同组成验收小组，按照合同约定的标准进行验收。

验收流程：

核对实物与合同约定的一致性（数量、规格、型号等）；

检测技术参数或服务质量是否符合要求（如需第三方检测，需提供检测报告）；

出具《采购验收报告》，验收小组成员签字确认，验收结果分为“合格”“不合格”或“需整改”。

不合格处理：验收不合格的，供应商需在规定期限内整改，整改后重新验收；多次整改仍不合格的，采购部门应启动终止合同程序，追究供应商违约责任。

（七）付款审核与财务合规

付款资料提交：供应商凭《采购验收报告》、合同、结算凭证（如发票，需与合同内容一致）等资料，向采购部门申请付款。

财务审核：财务部门核对资料的完整性、合规性及金额准确性，确认无误后，按照单位资金支付流程办理付款手续。

资金追溯：付款完成后，财务部门需将付款凭证、验收报告等资料归档，保证资金流向可追溯。

三、核心工具表格模板

（一）采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

采购内容

（详细填写