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团队会议记录模板会议决策与行动计划指南

一、适用会议类型与场景

二、会议记录与行动规划操作流程

（一）会前准备：明确提升会议效率

确认会议目标与议程

召集人需提前明确本次会议的核心目标（如“确定Q3项目里程碑”“解决XX模块交付延迟问题”），并梳理议程清单，标注每个环节的预计时长，保证会议聚焦主题。

示例议程：①上周行动项回顾（10分钟）；②当前项目进度同步（20分钟）；③问题讨论与决策（30分钟）；④下周计划与任务分配（15分钟）。

收集基础信息，准备记录工具

提前收集会议基本信息：会议主题、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

使用本模板或电子文档（如Word、飞书文档）准备记录预留“讨论要点”“决策事项”“行动计划”等模块，便于会中快速填写。

（二）会中记录：聚焦关键，区分讨论与决策

结构化记录讨论内容

按议程顺序记录发言要点，避免逐字转录，重点提炼“问题本质”“不同观点”“关键数据”。例如：“针对客户反馈的响应慢问题，张三提出增加2名客服人员，李四建议优化工单分配系统，讨论后认为需优先评估系统改造成本与周期。”

对复杂问题可附“待办清单”，标注需进一步调研的事项（如“需技术部在3日内提供系统改造成本明细”）。

明确标注决策事项

对会议达成的共识需单独列出，标注“决策编号”（如D001、D002），明确决策内容、依据及决策人（避免用“大家一致认为”等模糊表述）。

示例：“D001：自下周起，项目例会时间调整为每周三14:00-15:30，由王五负责同步会议至群内（决策依据：多数参会人员周三下午时间更充裕，决策人：项目经理）。”

实时拆解行动计划

每项决策需对应1个或多个行动项，行动项需包含“任务描述”“负责人”“完成时限”“交付成果”“所需支持”五要素，保证可执行、可跟踪。

示例：“A001：客户反馈响应慢问题优化，负责人：李四，完成时限：9月30日前，交付成果：系统优化方案初稿，所需支持：技术部协助提供历史工单数据。”

（三）会后整理：核对信息，分发跟进

24小时内完成记录核对与优化

记录人需在会后整理会议记录，补充遗漏信息（如未记录的决策细节），与主持人核对关键内容（尤其是决策项和行动项），保证准确无误。

对模糊表述进行转化，例如“尽快完成”改为“9月28日前完成初稿”，“相关部门配合”明确为“市场部提供用户画像数据（负责人：赵六）”。

分发记录并同步行动项

将最终版会议记录通过团队协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人员，并各行动项负责人，保证知悉自身任务。

在项目管理工具（如Teambition、Trello）中创建“行动看板”，按“负责人”或“完成时限”分类展示行动项，便于实时跟踪。

（四）定期回顾：保证闭环，动态调整

每次会议开始时，预留5-10分钟回顾上期行动项完成情况，标注“已完成”“进行中”“逾期未完成”，并说明未完成原因（如“资源不足”“需求变更”）。

对逾期超过3日的行动项，需组织专项沟通，调整计划或协调资源，避免任务积压。

三、会议记录与行动计划模板表单

会议基本信息

项目

内容

会议主题

例：2023年Q3项目进度推进会

会议时间

2023年9月20日14:00-15:30

会议地点

线上会议室（腾讯会议）

主持人

王五

记录人

孙七

参会人员

张三、李四、赵六、周八

缺席人员及原因

吴九（临时出差）

议程与讨论要点

序号

议程内容

讨论要点

1

上周行动项回顾

A001：用户调研报告已完成初稿（张三），待李四审核反馈；A002：系统BUG修复延迟，因技术部人力紧张（赵六说明）。

2

Q3项目里程碑调整讨论

原定9月30日上线功能模块，因测试阶段发觉3个高危问题，需延期至10月15日（周八提议，全员无异议）。

决策事项（D）

决策编号

决策内容

依据

决策人

D001

Q3项目里程碑延期至10月15日，同步调整测试计划

高危问题修复需10个工作日

项目经理

D002

增派1名开发人员支持技术部，下周三前到岗

解决当前人力缺口

部门总监

行动计划（A）

行动项编号

任务描述

负责人

完成时限

交付成果

所需支持

状态

A001

调整Q3项目里程碑计划表

周八

9月22日

更新后的甘特图

无

进行中

A002

协调招聘1名开发人员

王五

9月25日

候选人名单及入职时间

HR部门配合筛选

进行中

A003

完成3个高危BUG修复并上线测试

赵六

10月10日

测试通过报告

测试部协助回归测试

待开始

下次会议安排

时间：2023年9月27日14:00-15:30

议题：①调整后里程碑计划确认；②新增开发人员到岗情况跟进；③A003任务进度检查

四、使用要点与常见问题规避

（一）核心原则

准确性优先：记录需客观反映会议内容，避免加入个人观点，决策项