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销售合同管理标准化模板风险控制版

一、应用背景与目标

为规范企业销售业务中的合同管理全流程，防范合同签订、履行及归档环节中的法律风险与商业风险，保证合同条款权责清晰、合规可执行，特制定本标准化模板。本模板适用于企业各类销售业务（含产品销售、服务提供等）的合同管理场景，覆盖从需求对接到合同归档的全生命周期，旨在通过标准化流程降低合同纠纷风险，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程

步骤1：需求对接与基础信息采集

操作目标：明确客户需求，核实签约主体信息，保证合同基础要素真实、完整。

具体操作：

业务员*与客户沟通，确认产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、交付地点、付款方式等核心需求，并填写《合同基础信息表》（见配套表格）。

业务员*收集客户主体资质材料，包括营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如非法定代表人签约，需提供授权委托书及受托人证件号码明），并通过官方渠道核实客户经营状态（如是否存续、有无异常经营记录）。

销售经理*对采集的信息及资质材料进行初审，确认业务可行性及客户资质符合公司准入标准后，启动合同起草流程。

风险控制点：禁止与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约；客户资质材料需留存原件或加盖公章的复印件，避免虚假信息风险。

步骤2：合同文本起草与商务条款审核

操作目标：依据业务需求及公司标准模板起草合同，保证商务条款合理、可执行。

具体操作：

业务员*使用公司《标准销售合同模板》（如为定制化合同，需在模板基础上补充特殊条款），填写合同内容，重点明确标的物信息、价格构成（单价、总价、是否含税）、支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）、交付周期、验收标准及违约责任等核心条款。

销售经理*审核商务条款，重点核查：

价格是否符合公司定价政策及授权范围；

付款节点与公司现金流要求匹配，避免垫资风险；

交付时间与生产/服务能力一致，避免超期履约。

商务条款审核通过后，业务员*将合同初稿及《合同基础信息表》提交法务部门进行法律风险审核。

风险控制点：禁止使用未经审批的自制合同模板；商务条款需与客户书面确认（如邮件、盖章确认函），避免口头约定。

步骤3：法律风险审核与条款优化

操作目标：排查合同文本法律风险，保证条款合法、合规，权责对等。

具体操作：

法务*重点审核以下内容：

主体资格：签约主体是否具备签约能力，经营范围是否包含合同标的；

标的物合法性：产品/服务是否符合国家法律法规及行业规范（如特种设备需提供相关资质）；

权利义务：双方权利义务是否明确，是否存在单方面免责条款；

违约责任：违约金是否合理（不超过实际损失的30%），是否约定违约金计算方式；

争议解决：明确争议解决方式（建议优先选择诉讼，约定公司所在地法院管辖）；

特殊条款：是否包含保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。

法务对审核中发觉的法律风险出具书面修改意见，业务员与销售经理*沟通优化，重大风险（如客户主体异常、标的物存在法律限制）需上报公司管理层决策。

法务*审核通过后，在《合同评审表》中签署“审核通过”意见，合同文本定稿。

风险控制点：法务审核意见需书面记录，避免口头沟通；严禁规避法律审核擅自签约。

步骤4：合同签署与用印管理

操作目标：规范合同签署流程，保证生效要件完备，用印安全可控。

具体操作：

业务员*按公司审批流程提交用印申请，附《合同评审表》《合同基础信息表》、客户资质材料等，注明合同编号、签约主体、份数及用途。

行政/印章管理部门审核用印材料，确认审批手续完备、合同文本与审核版本一致后，按规定加盖公司合同专用章（禁止使用部门章或个人印章），并在《用印登记表》中记录。

业务员*领取已盖章合同后，与客户当面签署：

企业客户需加盖公章或合同专用章，核对印章与主体信息一致；

自然人客户需签字并按手印，核对证件号码原件。

客户签署完毕后，业务员*在3个工作日内收回合同正本，同步将扫描件提交财务部门（用于收款）、法务部门（备案）及销售部门（存档）。

风险控制点：严禁“先盖章后审批”；合同签署需全程留痕（如签署现场照片），避免空白合同流转；合同正本需妥善保管，防止遗失。

步骤5：履行跟踪与变更管理

操作目标：监控合同履行进度，及时处理异常情况，规范变更流程。

具体操作：

业务员作为合同履行第一责任人，按节点填写《合同履行跟踪表》，记录交付、验收、收款等进度，对逾期未交付、质量异议、逾期付款等异常情况，及时与客户沟通并上报销售经理。

如需变更合同条款（如交付时间调整、数量增减），业务员*需与客户协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及双方权利义务，并重新履行评审、用印流程。

财务部门根据合同约定及履行进度，开具合规收款凭证（如收据），跟进款项回收。对逾期30日以上未付款项，业务员*联合法务部门发送