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项目验收文档撰写模板

适用场景说明

项目达到合同约定的交付标准，需启动最终验收流程；

项目阶段性成果（如模块开发、系统集成测试）完成后，需进行阶段性验收；

项目因需求变更或调整后，需对变更部分进行专项验收；

项目涉及多参与方（如甲方、乙方、监理方、第三方检测机构），需统一验收标准和结论的正式文档。

文档撰写步骤详解

第一步：明确验收依据与范围

依据收集：梳理项目验收的核心依据，包括但不限于项目合同、招投标文件、需求规格说明书、技术方案、国家/行业标准（如GB/T25000.51-2016《系统与软件工程系统与软件质量要求和评价第51部分：就绪可用软件产品的质量要求和测试细则》）、双方确认的会议纪要、变更申请单等。

范围界定：明确本次验收的具体内容，包括验收的模块/子系统、功能点、功能指标（如响应时间、并发用户数）、交付物清单（如软件安装包、硬件设备、技术文档、培训材料等），避免验收范围模糊导致争议。

第二步：收集与整理项目资料

基础资料：收集项目全过程的文档，包括需求调研报告、开发计划、测试报告（单元测试、集成测试、系统测试）、用户手册、安装部署手册、运维手册等。

过程记录：整理项目进度跟踪表、风险应对记录、问题跟踪表（已关闭和未关闭问题）、会议纪要（如需求评审会、技术方案评审会）、用户培训记录等。

成果证明：准备可演示的成果（如软件系统演示视频、硬件设备运行记录）、第三方检测报告（如功能测试报告、安全检测报告，若有）、用户试用反馈表（需加盖用户单位公章或负责人签字）。

第三步：组织验收会议并记录

会议筹备：提前3-5个工作日通知验收组成员（甲方项目负责人经理、乙方技术负责人工程师、监理工程师、行业专家等），明确会议时间、地点、议程及需提前审阅的资料。

会议执行：按议程依次进行：

项目负责人汇报项目整体情况（范围、进度、成本、质量、变更等）；

开发/实施团队演示成果功能，验证核心需求实现情况；

验收组成员提问并记录问题，对争议点进行现场讨论；

形成初步验收结论（通过/不通过/有条件通过）。

会议记录：指定专人记录会议内容，包括参会人员、发言要点、问题清单、待办事项及责任人，形成《验收会议纪要》，并由参会人员签字确认。

第四步：撰写文档初稿

根据验收依据、收集的资料及会议记录，按模板结构撰写文档初稿，保证内容完整、数据准确、逻辑清晰。重点包括：

项目基本信息（名称、编号、周期、参与方等）；

验收范围与依据；

验收过程记录（会议时间、地点、参与人员、演示内容、问题反馈）；

验收结果分析（功能实现情况、功能指标达标情况、交付物完整性）；

问题整改要求（针对不通过项，明确问题描述、责任方、整改时限及验证标准）；

验收结论（明确是否通过，附验收组成员签字页）。

第五步：评审与修改文档

内部评审：由乙方项目负责人组织内部团队（开发、测试、文档）对初稿进行评审，检查内容完整性、数据准确性、问题描述的客观性及整改方案的可行性。

外部确认：将修改后的文档提交甲方及监理方审核，根据反馈意见调整内容，保证所有参与方对验收结论无异议。

版本控制：文档修改需记录版本号、修改人、修改日期及修改内容，避免版本混乱。

第六步：定稿与归档

最终审批：经所有参与方签字确认后，形成正式验收文档（一式多份，甲方、乙方、监理方各执一份，若有第三方检测机构需增加副本）。

归档管理：将验收文档及附件（会议纪要、测试报告、用户反馈等）统一归档，纳入项目档案体系，保证后续可追溯（如运维阶段的问题溯源、项目审计等）。

核心表格模板示例

表1：项目验收项目清单表

序号

验收模块/子项

验收内容描述

验收标准依据（如合同条款/需求文档）

验收结果（通过/不通过/有条件通过）

责任人

备注

1

用户管理模块

用户注册、登录、权限分配功能

合同第3.2条，需求规格说明书第5.1节

通过

*工程师

无

2

数据报表模块

报表、导出、定时调度功能

需求规格说明书第6.3节，功能测试报告

有条件通过（导出速度未达标）

*工程师

需优化算法

3

硬件设备交付

服务器3台、交换机2台

合同附件2，设备清单及参数要求

通过

*物流专员

设备序列号记录完整

表2：验收问题跟踪表

问题描述

责任方

严重程度（高/中/低）

计划解决时间

实际解决时间

验证结果（通过/不通过）

验证人

数据报表模块导出10万条数据时，响应时间超过5分钟（标准为≤3分钟）

*开发团队

中

2023-10-20

2023-10-18

通过

*测试工程师

用户手册未说明“密码找回”功能的操作步骤

*文档组

低

2023-10-15

2023-10-14

通过

*产品经理

表3：验收结论表

项目名称

X管理系统开发项目

项目编号

PRJ-2023-0

验收时间

2023年10月25日09:00-12:00

验收地点

甲方