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电子签名与审批流程规范书

一、适用业务场景

本规范适用于企业内部及外部协作中需通过电子签名实现法律效力及流程管理的各类场景，主要包括但不限于：

合同协议签署：与客户、供应商签订的业务合同、服务协议、保密协议等；

内部审批事项：费用报销、采购申请、请假休假、加班申请、用印申请等行政及业务审批；

项目流程确认：项目立项报告、阶段性成果验收、结项申请等关键节点确认；

人事管理文件：劳动合同、录用通知、岗位调整确认、离职交接单等；

其他需固化签署意见及流程责任的文件：如客户需求确认单、方案变更协议等。

二、全流程操作指引

（一）申请发起

填写申请信息：申请人登录系统/平台，进入“电子签名审批”模块，选择对应审批类型（如“合同签署”“费用报销”），按要求填写基础信息，包括但不限于：申请标题、申请人*所属部门、申请事项描述、关联项目编号（如有）、预计审批时限等。

附件材料：根据审批类型必要附件，如合同文本、费用明细清单、请假单、项目报告等，保证附件内容完整、清晰，关键信息（如金额、期限、双方权利义务）无涂改。

设定审批流程：根据企业权限规则，选择审批链路（如“部门负责人→分管领导→法务→总经理”），或使用预设模板流程，明确各环节审批人及审批方式（“同意”“驳回”“需补充说明”）。

提交申请：确认信息无误后提交系统，系统自动向首个审批人发送待办提醒。

（二）审批流转

审批人接收与处理：审批人通过系统/平台接收待办事项，查看申请详情及附件，根据职责及业务规则进行审批：

同意：“同意”按钮，系统自动流转至下一审批人；

驳回：填写驳回理由（如“附件不完整”“条款需修改”），系统终止流程并通知申请人修改后重新提交；

需补充说明：填写具体意见（如“请补充供应商资质证明”），申请人需在规定时限内补充材料并再次提交。

审批时限要求：每个审批环节原则上不超过2个工作日，紧急事项可标注“加急”标识，审批人需在4小时内处理；超时未操作的，系统自动升级至上级负责人催办。

审批意见记录：系统全程记录审批人、审批时间、意见内容，支持审批人添加附件（如修改后的合同版本），保证流程可追溯。

（三）电子签名

签名触发条件：所有审批环节完成后，系统自动进入签名环节，根据文件类型确定签名主体：

内部文件：由申请人及各审批人依次完成签名；

外部协议：由企业方授权代表及对方方依次完成签名（需提前获取对方签名授权）。

签名方式选择：

手写签名：通过触摸屏/数位板手写签名图像，或使用系统内置手写板实时签名；

数字证书签名：插入个人数字证书（如USBKey），输入证书密码完成签名（适用于高保密性文件）；

模板化签名：预设企业公章/法定代表人电子签章，系统自动加盖（如合同首页盖章页）。

签名有效性确认：签名完成后，系统自动签名时间戳及数字摘要，支持在线验证签名真伪（如“验证签名”查看证书信息、哈希值等）。

（四）文件归档

自动归档：签名完成后，系统自动将最终版文件（含完整审批记录、签名信息）加密存储至指定服务器，唯一归档编号。

归档分类：按文件类型（合同、审批单等）、年份、项目名称等维度分类，支持关键词检索（如“合同编号+申请人+签署日期”）。

查阅权限：申请人、审批人及授权人员凭账号权限查阅归档文件，禁止或外传（经审批人同意可导出PDF带版式文件）。

三、常用模板参考

模板一：电子签名审批申请表

字段名称

填写说明

申请标题

简明概括申请事项，如“项目采购设备费用报销申请”

申请人*

填写申请人姓名，系统自动关联工号及所属部门

申请部门

申请人所在部门

申请日期

系统自动（提交申请时）

关联项目编号

如涉及项目，填写对应项目编号

申请事项详情

详细说明申请事由、依据（如合同条款、公司制度）

附件清单

附件名称及份数，如“采购合同（最终版）1份、费用明细表3张”

审批流程

系统根据预设规则自动填充或申请人手动选择，如“部门负责人→财务部→总经理”

申请人意见

申请人填写申请理由，如“根据项目进度，需采购设备，预算元”

申请人电子签名

提交申请前完成手写/数字签名

模板二：审批意见表

审批环节

审批人*

审批意见

审批时间

电子签名

部门负责人审批

张*

同意，费用预算在部门年度预算内，请提交财务部审核

2023-10-2509:30

[签名图像]

财务部审批

李*

需补充：设备报价单需加盖供应商公章，请于10月26日前补充

2023-10-2514:15

[签名图像]

总经理审批

王*

同意，按补充材料流程执行，财务部跟进付款

2023-10-2710:00

[签名图像]

模板三：签名有效性确认表

文件名称

签署方

签名类型

证书编号（数字证书签名时）

签名时间戳

验证结果

项目合作协议

甲方（企业）

数字证书签名

DS202310250001

2023-10-2516:30