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不动产登记中心档案管理制度

第一章总则

第一条为规范不动产登记档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保登记结果真实、准确、完整、可追溯，依据《不动产登记暂行条例》《档案法》《电子文件管理暂行办法》及国家档案局相关标准，结合本中心实际，制定本制度。

第二条本制度所称不动产登记档案，是指在登记业务全过程中形成的、具有凭证和查考价值的纸质、电子、声像、实物等各类原始记录，包括登记申请书、身份证明材料、权属来源文件、测绘成果、审批文件、登记簿册、电子数据、过程性文书、交接清单、影像资料等。

第三条档案管理坚持“统一领导、分级负责、全程管控、方便利用、安全保密”的原则，实行“谁形成、谁整理、谁负责”的岗位责任制，确保档案完整率、准确率、及时率、安全率四项指标均达到100%。

第二章组织与职责

第四条成立档案管理工作领导小组，由中心主任任组长，分管副主任任副组长，综合科、登记科、信息科、法规科、财务科、保密办负责人为成员，负责统筹规划、标准制定、监督考核、经费保障、应急处置等重大事项。

第五条综合科下设档案室，为档案管理归口部门，配备专职档案员不少于3人，职责包括：

（一）制定年度档案工作计划、经费预算、培训方案；

（二）起草、修订档案管理细则、操作指引、应急预案；

（三）组织档案接收、整理、编目、数字化、保管、统计、鉴定、销毁；

（四）负责库房安全、温湿度控制、消防巡检、设备维护；

（五）开展档案利用服务、编研开发、对外查询、保密审查；

（六）每季度向领导小组提交风险评估报告和改进建议。

第六条登记科、信息科、法规科等业务科室指定兼职档案员1—2人，职责包括：

（一）负责本科室形成文件的预立卷、初步整理、数据核对、质量自检；

（二）在业务系统办结后24小时内完成电子档案封装、元数据挂接；

（三）对涉密或敏感字段进行脱密、加密或权限标注；

（四）配合档案室开展年度归档检查、问题整改、业务培训。

第七条财务科负责档案工作经费单列预算，确保档案设备、软件、耗材、数字化加工、培训、鉴定、销毁等费用足额到位。

第八条保密办负责档案保密等级审定、涉密载体管理、保密教育、泄密事件查处。

第三章文件材料归档范围与保管期限

第九条归档范围实行“正面清单+负面清单”管理，凡属下列文件必须归档：

（一）登记申请书、询问记录、收件收据、一次性告知书；

（二）申请人身份证明、营业执照、授权委托书、公证文书、司法裁定书；

（三）不动产权属来源材料，包括出让合同、划拨决定书、转让协议、继承权公证书、生效判决书、征地批文、规划条件、竣工验收备案表；

（四）权籍调查表、测绘报告、宗地图、房产分户图、界址点坐标、房屋平面图、楼盘表；

（五）登记审核表、公告材料、异议申请及处理结果、实地查看记录、权籍调查结果确认书；

（六）登记簿、电子簿册、登记证明、不动产权证书、他项权利证明；

（七）收费票据、税费缴纳凭证、财政补贴凭证；

（八）系统操作日志、数据备份记录、数字证书、电子签章、时间戳；

（九）投诉、信访、行政复议、诉讼材料及处理结果；

（十）其他具有追溯、审计、法律、查考价值的文件。

第十条下列文件不纳入归档范围：

（一）重复件、草稿、过程性计算底稿、已作废的空白证书；

（二）与登记无关的内部行政文件、会议通知、宣传海报；

（三）未签章、未生效、未审核的草稿文档；

（四）法律法规规定不需保存的临时性通知。

第十一条保管期限划分为永久、30年、10年三类：

（一）登记簿、权属来源、司法文书、宗地图、房产图等核心凭证永久保存；

（二）登记审核表、公告、异议处理、系统日志等业务支撑材料保存30年；

（三）收件收据、一次性告知书、日常咨询记录等一般性材料保存10年。

第十二条对保管期限有争议的，由档案室牵头组织业务、法规、保密三方合议，合议结果报领导小组审批。

第四章整理与编目

第十三条纸质档案实行“件”级管理，每件以“业务号+顺序号”作为唯一标识，采用不锈钢钉左侧三点装订，装订前去除金属物、塑料封皮、回形针。

第十四条卷内文件按“结论性材料—权属来源—身份材料—测绘成果—其他”顺序排列，编页码使用2B铅笔，正面右上角、背面左上角，漏页用“*”标注。

第十五条电子档案实行“卷-件-页”三级封装，采用PDF/A-2b格式，分辨率300dpi，双层OCR，文件命名规则：业务号_资料名称_页码_形成日期.pdf。

第十六条元数据必填项包括：全宗号、门类号、年度、机构、业务号、题名、责任者、形成日期、页数、保管期限、开放标识、密级、载体类型、存储路径、哈希值。

第十七条档案室在接收后5个工作日内完成质检，质检比例100%，错误率超过0.5%的批次整退，整改后重新质检。

第十八条质检合格后，档案室在档案