系统化会议记录与总结模板.docVIP

适用场景与价值

操作流程详解

一、会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与范围：会议发起人需提前清晰定义本次会议的核心目标（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决流程瓶颈”），并限定讨论议题范围，避免议程发散。

制定并分发会议议程：至少提前24小时将会议议程发送至所有参会人员，议程应包含议题名称、讨论目标、预计时长、负责人及所需准备材料（如数据报告、方案草案）。

确认参会人员与分工：明确主持人（把控会议节奏）、记录人（负责信息记录）、议题负责人（主导讨论），并提前收集参会人员availability，保证关键人员出席。

二、会中记录：捕捉关键信息要点

记录会议基本信息：实时填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议类型（例会/专项会等）。

结构化记录议题讨论：按议程顺序逐项记录，每个议题需包含：

讨论内容：核心讨论问题及各方观点（可标注关键发言人，如“*（技术部经理）提出：需优先评估系统兼容性”）；

关键数据/依据：支撑结论的重要数据、案例或文档引用；

争议点与共识：明确存在分歧的环节及最终达成的共识。

聚焦决议与待办：对每个议题的结论性决议（如“同意采用A方案”）及待办任务进行专项记录，需明确：任务描述、责任部门/人、优先级（高/中/低）、完成时限。

实时补充与确认：记录过程中对模糊信息（如术语、数据）及时向发言人确认，保证记录准确性；会议结束前，由主持人带领全体参会人员快速过录记录，确认无遗漏后签字确认。

三、会后整理：完善文档与分发落地

信息补全与优化：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议录音（如有）、参会人员反馈补充细节，梳理语言逻辑，保证记录清晰、无歧义。

提炼会议总结：在文档开头添加“会议总结”模块，简要概括会议核心成果（如“共达成3项决议，明确5项待办任务，解决2个关键问题”）、未解决问题及后续计划。

标准化排版与分发：按统一格式排版（标题、层级分明，重点内容加粗标注），通过企业协作平台（如OA系统、企业）发送至所有参会人员及相关干系人，明确“查阅需知”（如“决议事项请各责任人按时推进，记录存档备查”）。

会议记录与总结模板结构

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目Q3进度推进会

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点

例：3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：X）

主持人

*（市场部总监）

记录人

*（运营专员）

参会人员

（技术部经理）、（产品经理）、（设计主管）、（客服组长）等

缺席人员及原因

*（财务专员）：因出差参与客户谈判

会议类型

专项会议

会议目标

1.确认项目Q3里程碑节点；2.协调跨部门资源支持；3.解决当前进度瓶颈问题

二、议题讨论记录

议题编号

议题名称

讨论内容

关键观点/争议点

共识/结论

1.1

Q3里程碑节点确认

技术部提出原定“7月底完成原型开发”因需求变更需延后；产品部建议调整至8月中旬。

（技术部经理）：需额外5天开发资源；（产品经理）：若延期，市场推广计划需同步调整。

同意里程碑调整至8月15日，技术部于7月25日前提交详细资源需求申请。

1.2

跨部门资源协调

市场部需设计部支持推广素材，设计部当前人力紧张，优先级冲突。

（设计主管）：建议市场部提前3天提需求；（市场部总监）：需保证核心活动素材优先级。

建立“需求提前3天提交+优先级双签”机制，由*（项目总监）每周协调资源分配。

三、决议事项与待办任务

类别

编号

内容

责任部门/人

优先级

完成时限

备注

决议事项

J-01

确认项目Q3里程碑调整为：8月15日完成原型开发，9月10日上线测试版

全体参会部门

高

-

待办任务

T-01

技术部提交Q3资源需求明细（含人力、设备）

*（技术部经理）

高

7月25日

需包含对延期的风险应对方案

T-02

产品部修订市场推广计划，适配新里程碑节点

*（产品经理）

中

7月28日

同步抄送市场部、设计部

T-03

建立“需求提前3天提交+优先级双签”机制，由*（项目总监）牵头制定流程文档

*（项目总监）

中

8月5日

流程需包含设计部、市场部确认环节

四、其他事项

未解决问题：下次会议需讨论“长期跨部门资源池搭建方案”，由（市场部总监）、（技术部经理）提前准备初步框架。

会议资料：会议PPT、需求文档详见附件（：X）。

记录人签字：__________________审核人签字：__________________分发范围：全体参会人员、项目组全员、存档至公司知识库。

使用规范与要点提示

记录客观性：避免主观评价，仅记录事实性内容（如“*（客服组长）提出：用户投诉率上升15%”而非“客服组长抱怨用户投诉太多”）。

决议明确性：决议内容需具体、可执行，避免模糊表述（如“优化流程”改为“优化