销售合同审核及签约标准化流程工具.docVIP

销售合同审核及签约标准化流程工具

一、适用场景与价值

本工具适用于企业销售业务中各类合同的规范化管理，覆盖新客户首次合作、老客户续签、订单金额较大（如超过万元）、条款存在特殊约定（如定制化产品、分期付款、跨境交付等）等场景。通过标准化流程，可统一合同审核标准、明确各环节职责、降低合规风险，同时提升签约效率，保障企业及客户的合法权益，为后续履约、回款等环节奠定基础。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与合同准备

责任主体：销售代表/业务经理

操作说明：

需求确认：与客户达成合作意向后，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、合作期限、初步价格、交付要求等核心要素，填写《合同需求信息表》（见模板1）。

材料准备：收集客户主体资格证明材料（如营业执照复印件、组织机构代码证复印件，加盖公章）；若客户为自然人，需提供证件号码复印件；涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的，需提供客户相关行业许可证。

模板选择：根据合作类型（如标准产品销售、定制化服务、框架协议等），从企业合同模板库中选取对应模板，不得直接使用非模板合同文本。

输出成果：《合同需求信息表》、客户主体资格证明材料、选定合同模板。

（二）合同起草与内部初步审核

责任主体：销售代表/业务经理（起草）、部门负责人（初步审核）

操作说明：

条款填写：依据《合同需求信息表》及客户提供的材料，在选定模板中填写完整合同条款，重点核对：

主体信息：客户名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等与证明材料一致；

标的物信息：产品名称、规格型号、数量、质量标准（需注明执行国家标准/行业标准/企业标准，或附件列明具体参数）；

价格条款：单价、总价、是否含税、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、付款方式（如预付款比例、到款节点、尾款支付条件）；

交付条款：交付时间、地点、运输方式、风险转移节点；

违约责任：明确违约情形及对应的违约金计算方式、赔偿范围；

争议解决方式：优先约定企业所在地法院诉讼管辖（或双方认可的仲裁机构）。

内部初审：销售部门负责人审核合同内容的商务条款合理性（如价格是否符合定价策略、交付周期是否可行、客户需求是否准确体现），并在《合同审核流程表》（见模板2）中签署意见。

输出成果：合同草案、《合同审核流程表》（销售部门审核完成）。

（三）多部门联合审核

责任主体：法务部、财务部、相关业务部门（如技术部、供应链部）

操作说明：

法务审核：重点审核合同主体合法性、条款完备性、法律风险点（如格式条款是否公平、知识产权归属、保密义务、解除条件等），对法律风险提出修改建议，并书面反馈至销售部门。

财务审核：重点审核付款条款（如资金安全、对账方式、税务处理成本）、发票开具要求、客户信用额度（若涉及账期），评估财务风险，明确回款保障措施。

业务部门审核：技术部审核产品技术参数、验收标准是否可执行；供应链部审核交付周期、物流方案是否可行。

意见整合：销售部门汇总各部门审核意见，与客户沟通并修改合同文本，保证所有无异议后，提交法务部最终复核。

输出成果：各部门审核意见、修改后的合同文本（法务复核通过）。

（四）客户沟通与最终确认

责任主体：销售代表/业务经理、客户对接人

操作说明：

文本传递：将法务复核通过的合同文本正式发送给客户，明确说明审核完成，请客户确认。

协商修改：若客户提出修改意见，销售部门需评估修改的合理性，涉及重大条款变更（如价格、付款方式、违约责任）的，需重新启动内部审核流程；一般条款修改（如联系人、地址等）可直接沟通确认并记录。

最终版本：双方达成一致后，确定最终合同文本，由客户加盖公章（或合同专用章），自然人需签字并按捺手印；销售部门同步加盖企业公章（或合同专用章），保证合同文本为“骑缝章”完整版本（多页合同需加盖骑缝章）。

输出成果：双方盖章/签字的正式合同文本（一式X份，根据实际需求确定份数，如企业留存2份、客户1份、财务1份、法务1份）。

（五）签约与归档管理

责任主体：销售代表/业务经理、行政部/档案管理员

操作说明：

签约登记：在《合同台账》（见模板3）中登记合同基本信息（合同编号、签约主体、标的金额、签约日期、履行期限、归档编号等），保证信息准确无误。

分发执行：按照合同约定份数，将正式合同文本分发给财务部、法务部、业务部门等相关部门，明确各部门职责（如财务部负责跟进回款、业务部负责履约跟进）。

归档保存：行政部/档案管理员将合同正本（含附件、审批流程记录）统一归档，建立电子档案与纸质档案双备份，归档期限不少于合同履行完毕后X年（如10年）。

输出成果：《合同台账》、合同归档文件（电子+纸质）。

三、配套工具与模板清单

模板1：合同需求信息表

项目名称

内容填写要求

示例

客户名称

与营业执照一致的完整名称

科技有限公司

合作标的

产品/服务具体名称、规格