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房地产公司合同管理标准流程

在房地产行业的运营中，合同管理贯穿于项目开发、建设、销售及后期服务的全生命周期，其专业性与严谨性直接关系到企业的合法权益、经营风险及品牌声誉。建立并严格执行一套标准化的合同管理流程，是确保企业高效运作、防范法律风险的核心环节。本文旨在梳理房地产公司合同管理的标准流程，为行业同仁提供一套具有实操价值的参考框架。

一、合同准备阶段

合同准备是合同管理的基石，充分的准备工作能够有效规避后续潜在风险，提高合同谈判与签署的效率。

（一）需求发起与初步论证

业务部门根据项目进展或经营需要，明确合同订立的目的、背景及核心需求。此阶段需完成《合同立项申请表》，详细说明合同标的、数量、质量要求、预算金额、履行期限、合作方初步意向等信息，并进行初步的可行性与必要性论证。例如，在项目前期，成本控制部门可能会因招投标需要发起工程施工合同的立项；营销部门则可能因推广需求发起广告服务合同的立项。

（二）合作方选择与考察

对于需要通过招标方式选择合作方的合同（如工程总包、重要设备采购等），应严格按照国家及企业内部招标管理规定执行，确保公平、公正、公开。对于非招标项目，也需对潜在合作方进行多维度考察，包括但不限于企业资质、商业信誉、财务状况、过往业绩、履约能力及有无不良记录等。考察结果应形成书面报告，作为是否与其合作的重要依据。法务部门或风控部门可在此阶段介入，对合作方的主体资格合法性进行审查。

二、合同谈判与起草阶段

合同谈判与起草是合同管理的核心环节，直接决定合同条款的质量与双方权利义务的平衡。

（一）谈判策略与核心条款确定

业务部门牵头组织谈判团队，团队成员应包括业务骨干、法务人员（或外聘律师），必要时邀请财务、工程等相关专业人员参与。谈判前应制定详细的谈判策略，明确我方核心诉求、可让步条款及底线。谈判过程中，应重点围绕合同标的、价款或报酬、履行期限、质量标准、验收方式、违约责任、争议解决方式等核心条款进行磋商，并对谈判内容进行详细记录。

（二）合同文本起草

合同文本原则上应优先采用国家或行业标准示范文本，如无合适范本，则使用公司制定的标准合同模板。标准模板由法务部门牵头制定并定期更新，以确保其合规性与先进性。在标准模板基础上，根据谈判结果及具体项目特点进行条款调整与补充。起草过程中，应力求文字表述精准、逻辑清晰、权利义务对等，避免使用模糊、歧义的词句。对于复杂或特殊的合同，建议由法务部门或外聘专业律师主导起草。

三、合同审核与审批阶段

合同审核与审批是内控机制的关键节点，通过多部门协同把关，确保合同的合法性、合规性与经济性。

（一）多级审核

1.业务部门初审：合同承办部门负责人对合同的业务真实性、必要性、谈判过程的完整性及条款与谈判结果的一致性进行审核。

2.法务部门审核：法务部门（或外聘律师）从法律角度对合同条款的合法性、合规性、严谨性进行审查，重点关注合同主体资格、意思表示、权利义务、违约责任、争议解决方式等是否存在法律风险，并提出明确的修改意见。

3.财务部门审核：财务部门主要审核合同中的付款方式、税务处理、发票开具、资金安排等财务相关条款是否符合公司财务制度及国家财税法规，确保资金安全与成本可控。

4.其他相关部门会审：根据合同性质与内容，可能涉及工程、设计、营销、客服等其他专业部门。例如，工程合同需工程管理部门对工期、质量、技术标准等条款进行审核；销售合同需营销部门对销售政策、价格策略等进行确认。

（二）审批流程

审核通过后的合同，应按照企业内部授权体系逐级上报审批。审批人根据其职责权限，对合同的整体风险、商业可行性及是否符合公司战略进行判断并签署意见。审批流程通常通过企业OA系统或合同管理系统线上流转，确保审批过程的可追溯性。对于重大合同或超出一定金额标准的合同，需提交公司决策层（如总经理办公会、董事会）审议批准。

四、合同签署阶段

合同经内部审核审批完成后，进入正式签署环节，此阶段需严格规范签署行为，确保合同的有效性。

（一）签署前复核

在正式签署前，合同承办部门应对合同文本进行最终复核，确保所有审核意见已得到妥善处理，合同内容与审批版本一致，无错漏或擅自修改。

（二）签署规范

合同签署应遵循以下原则：法定代表人或其授权委托人签字，并加盖公司合同专用章。授权委托人签署的，需出具合法有效的《授权委托书》。签署时，应确保签字清晰、印章完整清晰，骑缝章（如有）加盖到位。合同文本应为清洁文本，避免涂改。如确需修改，应经双方协商一致并在修改处由双方签字或盖章确认。

（三）签署形式

随着技术发展，除传统纸质签署外，符合法律规定的电子签名也逐步得到应用，其签署流程需符合《电子签名法》等相关法律法规要求，确保电子签名的真实性、完整性与不可否认性。

五、合同履行与跟踪阶段

合同签署生效后，即进入履行阶段，这是实