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行政人事工作标准化操作流程手册

前言

本手册旨在规范行政人事日常工作流程，保证操作高效、合规，减少人为误差，提升工作协同性。手册涵盖招聘管理、员工入离职、考勤管理、培训管理、行政事务等核心模块，适用于企业行政人事部门及相关部门人员日常操作参考。

一、招聘管理标准化操作流程

适用情境

因业务发展需要新增岗位、人员离职补招或部门人员结构调整时，启动招聘流程。

操作步骤

1.招聘需求提报

责任人：用人部门负责人

操作内容：

（1）用人部门根据工作需要，填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格（学历、经验、技能等）、到岗时间、薪酬预算等；

（2）部门负责人审核需求合理性，签字确认后提交至行政人事部。

2.需求审批与计划制定

责任人：行政人事专员、行政人事部经理

操作内容：

（1）行政人事部审核招聘需求的必要性及岗位标准，与用人部门沟通确认；

（2）根据审批通过的需求，制定招聘计划，明确招聘渠道（内部推荐、招聘网站、校园招聘等）、时间节点、招聘预算，报行政人事部经理及分管领导审批。

3.招聘信息发布

责任人：行政人事专员

操作内容：

（1）根据审批后的招聘计划，编制招聘文案（包含岗位职责、任职要求、公司简介、应聘方式等）；

（2）通过选定渠道发布信息，内部同步启动推荐流程（如适用）。

4.简历筛选

责任人：行政人事专员、用人部门面试官

操作内容：

（1）行政人事部初步筛选简历，核对应聘者基本信息与任职要求的匹配度（学历、经验、技能等）；

（2）筛选通过后，将简历转交用人部门，由部门面试官进行专业能力复筛，确定进入面试环节人员名单。

5.面试安排与实施

责任人：行政人事专员、面试官（经理/主管）

操作内容：

（1）行政人事专员与候选人沟通面试时间、方式（线上/线下）、地点及所需材料（证件号码、学历证、简历等），发送面试通知；

（2）面试前准备：面试官熟悉候选人简历，准备面试问题（结构化+半结构化）；行政人事部安排面试场地、设备（如视频会议工具）；

（3）面试实施：面试官围绕岗位需求评估候选人专业能力、综合素质、职业稳定性等，填写《面试评估表》；

（4）面试后：面试官汇总评估意见，与行政人事部沟通确定进入复试或拟录用人员。

6.录用审批与offer发放

责任人：行政人事专员、行政人事部经理、分管领导

操作内容：

（1）对拟录用人员，行政人事部核实背景信息（学历、工作经历等，必要时进行背景调查）；

（2）填写《录用审批表》，按权限逐级审批（部门负责人→行政人事部经理→分管领导）；

（3）审批通过后，行政人事专员向候选人发放《录用通知书》，明确入职时间、岗位、薪酬、所需材料清单等，要求候选人确认回复。

7.入职准备

责任人：行政人事专员、行政助理

操作内容：

（1）根据入职信息，准备入职材料（劳动合同、员工手册、门禁卡、办公用品等）；

（2）协调IT部开通办公系统账号、邮箱；行政助理安排工位、准备办公设备。

配套表格

《招聘需求申请表》

需求部门

岗位名称

招聘人数

任职资格（学历/经验/技能）

到岗时间

薪酬预算

需求部门负责人签字

审批意见

《面试评估表》

候选人姓名

应聘岗位

面试时间

面试官

专业能力评分（1-5分）

综合素质评分（1-5分）

面试意见（推荐/不推荐）

备注

《录用通知书》（模板）

致[候选人姓名]先生/女士：

您好！经公司综合评估，现正式邀请您加入[公司名称]，担任[岗位名称]一职，入职日期为[YYYY年MM月DD日]，薪酬标准为[具体金额/范围]。请于[日期]前回复是否接受录用，入职需携带以下材料：证件号码原件及复印件、学历学位证原件及复印件、离职证明（如有）等。期待您的加入！

[公司名称]行政人事部

[YYYY年MM月DD日]

关键提示

招聘信息发布前需审核内容，避免包含歧视性表述；

面试过程需保持客观，评估标准统一，避免主观偏好；

背景调查需提前获得候选人书面授权，核实信息真实有效；

offer内容需明确无误，薪酬、岗位等关键信息经审批后再发放。

二、员工入离职管理标准化操作流程

适用情境

新员工入职办理或员工因辞职、辞退、合同到期等原因离职时，启动入离职流程。

操作步骤

（一）入职流程

1.入职办理

责任人：新员工、行政人事专员、行政助理

操作内容：

（1）新员工携带入职材料（证件号码、学历证、离职证明、体检报告等）至行政人事部；

（2）行政人事专员核对材料原件与复印件，确认无误后留存复印件；

（3）签订劳动合同、保密协议（如适用），一式两份，员工与公司各执一份；

（4）行政助理引导新员工办理工位、门禁卡、办公用品领用，介绍同事及公司基本制度。

2.入职引导

责任人：行政人事专员、用人部门负责人、导师（*同事）

操作内容：

（1）行政人事部组织入职培训，内容包括公司文化、组织架