行政管理公文撰写格式模板.docVIP

一、适用场景与对象

二、公文撰写标准化操作步骤

（一）前期准备：明确核心要素

确定发文目的：清晰梳理公文需解决的核心问题、传达的具体要求或达成的目标（如“部署2024年度安全生产检查工作”“请示审批办公楼维修经费”等）。

锁定主送与抄送对象：明确公文的直接接收方（主送机关，如“各部门”“各科室”）及需知晓内容的单位或人员（抄送机关，如“人力资源部”“财务处”），避免遗漏或越级。

收集整理基础材料：汇总与公文相关的数据、政策依据、背景信息、执行细节等（如《公司安全管理制度》、近三年安全统计数据、维修预算明细表等），保证内容真实、有据可依。

（二）选定公文类型：匹配内容性质

根据发文目的和内容，选择合适的公文类型，不同类型的结构与侧重点差异

通知：用于发布规章制度、转发文件、部署工作等（如“关于开展2024年度员工体检的通知”）。

报告：用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议（如“关于第三季度项目进展情况的报告”）。

请示：用于向上级请求指示、批准（如“关于采购办公设备的请示”）。

函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题（如“关于借用会议室的函”）。

纪要：用于记录会议主要事项、议定事项和执行要求（如“项目推进会会议纪要”）。

（三）搭建框架：逻辑清晰分层

需遵循“开头—主体—结尾”的逻辑结构，各部分撰写要点

开头：简明扼要说明发文依据或背景，常用“根据要求”“为做好工作”“鉴于情况”等表述（如：“为保证年度安全生产目标达成，根据《公司2024年工作要点》部署，现就开展安全生产检查工作通知”）。

主体：围绕核心诉求展开，分条列项阐述具体内容，条理清晰。如部署类通知需明确“工作目标、实施步骤、责任分工、时间要求”；请示类需说明“事项背景、具体方案、请求批准的内容”。

结尾：根据公文类型提出执行要求或总结性意见，常用“请遵照执行”“特此报告”“妥否，请批示”“以上事项，请予函复”等规范用语。

（四）规范格式要素：统一排版标准

严格按照公文格式规范填写各要素，保证排版整洁、标识清晰（具体格式要求详见第三部分“通用公文格式模板框架”），需特别注意：

标题由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司办公室关于举办年度技能培训的通知”），简洁明了，不超过50字。

主送机关顶格书写，后加冒号；多个机关间用顿号分隔，最后一个机关后加“、”或“及”。

段落首行缩进2字符，行距固定为28磅，一级标题用“一、”“二、”序号，二级标题用“（一）”“（二）”，三级标题用“1.”“2.”，避免层级混乱。

（五）审核与校对：保证准确无误

自查：检查内容是否完整、逻辑是否连贯、表述是否无歧义、格式是否符合标准，重点核对数据、日期、机关名称等关键信息。

复核：将初稿提交部门负责人（如*主任）审核，重点检查事项是否可行、是否符合管理流程、是否与其他公文冲突。

终审：涉及重要事项或需上级审批的公文，经分管领导（如*副总）签字确认后定稿，保证发文权威性。

（六）定稿与印发：规范存档分发

定稿后按标准格式排版打印（A4纸，单面或双面打印，左侧装订），需加盖公章的公文，保证公章清晰、居中，骑年盖月。通过内部办公系统、邮件或纸质形式分发，并同步留存电子档与纸质档，按档案管理规定归档备查。

三、通用公文格式模板框架

要素名称

位置要求

字体字号

格式说明

标题

居中，页面上方2行

二号小标宋体字

由发文机关、事由、文种组成，如“集团行政人事部关于2024年节假日安排的通知”。

主送机关

顶格，标题下空1行

三号仿宋GB2312

后加冒号，多个机关间用顿号分隔，如“各部门、各子公司：”。

主送机关下空1行起

三号仿宋GB2312

每段首行缩进2字符，行距28磅；一级标题用“一、”黑体三号，二级标题用“（一）”楷体GB2312三号。

附件说明

下空1行，左空2字符

三号仿宋GB2312

标注“附件：”后接附件名称，多个附件需标注序号，如“附件：1.《清单》2.《表格》”。

发文机关署名

附件下空1行，右空4字符

三号仿宋GB2312

联合发文时，机关名称按排序横向排列，字距相等。

成文日期

发文机关署名下一行，右空4字符

三号仿宋GB2312

阿拉伯数字标注年月日，完整书写，如“2023年10月20日”，不得用“23年10月20日”。

页码

页脚居中

四号宋体字

从开始编码，如“-1-”，封面、附件不编页码。

四、撰写规范与注意事项

（一）内容规范：严谨准确无歧义

事项明确：避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，涉及时间、数量、责任主体等需具体（如“10月25日前完成”而非“近期完成”；“由行政部负责”而非“由相关部门负责”）。

依据充分：引用政策、文件或数据时，注明具体名称、文号及日期（如“根据《公司考勤管理制度》（办发〔2023〕5号）规定”）。

逻辑严密：主体部分按