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文档管理资料归档分类标准及流程

一、适用范围与核心价值

本标准及流程适用于企业、事业单位、社会组织等各类机构的日常办公文档管理，涵盖项目文件、合同协议、会议纪要、制度规范、财务凭证、人事档案、技术资料等全类型文档的归档与分类。通过统一分类规则、规范操作流程，实现文档的有序存储、快速检索、安全保管及合规处置，提升组织运营效率，降低信息管理成本，保证文档信息的完整性与可追溯性。

二、标准化操作流程详解

（一）文档收集：明确范围与责任主体

收集范围界定

常规文档：包括但不限于年度工作计划/总结、部门周报/月报、会议纪要、请示批复、通知公告、内部管理制度（如考勤、财务、流程规范）、对外合同/协议、招投标文件、项目立项及验收资料、财务报销单据（发票、凭证）、员工入职/离职档案、培训资料、技术图纸/说明书等。

特殊文档：涉及法律诉讼的文件、批文/许可证、知识产权证明（专利、商标）、审计报告、重大决策会议记录（如董事会、股东会）等需单独标注“重要”字样。

责任分工

文档产生部门/个人：为文档收集第一责任人，需在文档形成后1个工作日内完成初步整理（如去除无关附件、保证字迹清晰/电子文档无病毒），并提交至档案管理部门。

档案管理部门：负责对接收文档的完整性、规范性进行初审，对缺失或不符合要求的文档，及时退回原产生部门补充完善。

（二）文档分类：建立科学分类体系

一级分类：按业务属性划分

根据机构核心职能设置一级分类，保证分类与组织架构、业务流程高度匹配。示例：

行政管理类（XZ）：涵盖日常办公、后勤保障、固定资产管理等文档；

财务管理类（CW）：涉及预算、核算、报销、审计、税务等文档；

人力资源管理类（RL）：包含招聘、培训、考核、薪酬、员工关系等文档；

项目管理类（XM）：按项目全生命周期（立项、执行、验收、复盘）划分；

技术研发类（RJ）：包括研发计划、技术方案、测试报告、专利文档等；

合同管理类（HT）：按合同类型（采购、销售、服务、租赁等）划分；

综合档案类（ZH）：不归属于上述类别的其他重要文档（如资质证书、荣誉奖牌等）。

二级分类：按文档类型或流程阶段划分

在一级分类下，根据文档特征设置二级分类。示例：

行政管理类（XZ）下可设：制度规范（XZ-ZD）、会议文件（XZ-HY）、公文通知（XZ-GW）、后勤保障（XZ-HQ）等；

项目管理类（XM）下可设：立项文件（XM-LX）、过程文档（XM-GC）、验收报告（XM-YS）、总结复盘（XM-FS）等。

三级分类：按具体事项或年份划分

二级分类下，可根据文档具体事项、年份、月份或项目名称进一步细化。示例：

制度规范（XZ-ZD）下可按年份细分：2024年制度（XZ-ZD2024）；

立项文件（XM-LX）下可按项目名称细分：“系统升级项目”立项文件（XM-LX-XT）。

（三）文章样式：统一唯一标识规则

编码结构：一级分类代码（2位）+二级分类代码（2位）+年份（4位）+流水号（3位）

示例：XZ（行政管理类）+ZD（制度规范）+2024（年份）+001（流水号）→XZZD2024001

编码规则说明

一级、二级分类代码需提前固化（如“XZ”“CW”等），不得随意变更；

流水号按年度从“001”开始编制，跨年重新计数，保证同一分类下编码唯一；

特殊文档（如法律诉讼文件）可在编码后添加后缀“-QT”突出标识。

编码管理

档案管理员*负责统一分配编码，各部门不得自行编制；

电子文章样式需与纸质文档保持一致，存储时以编码作为文件名核心部分（如“XZZD2024001_公司考勤管理制度.pdf”）。

（四）文档归档：规范存储与登记

归档时间要求

常规文档：每月最后1个工作日前，各部门将本月产生的文档整理完毕并提交档案管理部门；

项目文档：项目验收完成后5个工作日内，项目负责人*组织整理完整项目资料，提交归档；

特殊文档：形成后24小时内完成归档（如紧急批文、重大突发事件处理记录）。

归档方式

纸质文档：使用统一规格档案盒（A4纸尺寸），按编码顺序垂直存放，档案盒外标注“一级分类-二级分类-年份-起止编码”（如“XZ-ZD-2024-XZZD2024001-010”），内附《文档归档登记表》（见表1）；

电子文档：存储于机构指定服务器或云端档案系统，按分类建立文件夹层级（如“XZ/ZD/2024/”），每份文档需包含“编码+标题+形成日期+责任人”属性信息，定期（每周）备份至本地移动硬盘。

归档审核

档案管理员*接收文档后，需核对分类准确性、编码唯一性、完整性（无缺页、模糊），审核通过后在《文档归档登记表》签字确认；审核不通过的，注明原因并退回原部门。

（五）文档保管：保证安全与可访问性

存储环境管理

纸质档案库房需满足“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光”要求，温度控制在14-2