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跨行业通用费用报销申请单模板

一、适用范围与常见应用场景

行政办公类：办公用品采购、通讯费、物业管理费等日常运营支出；

业务差旅类：员工因公出差的交通、住宿、餐饮及市内交通费用；

市场活动类：展会参展、客户招待、宣传物料制作等业务推广支出；

项目执行类：研发材料采购、设备租赁、第三方服务外包等项目相关支出；

其他合规支出：符合组织财务制度的各类必要费用，如培训费、快递费等。

二、费用报销申请全流程操作指南

步骤1：费用发生前确认与准备

确认费用是否符合组织财务制度及预算范围（如超预算需提前申请审批）；

保留费用发生的相关凭证，保证票据信息完整（如日期、金额、消费项目等，具体凭证类型需按组织要求提供）。

步骤2：填写报销申请单

登录组织财务系统或纸质模板，逐项填写基础信息（申请人、部门、日期等）；

详细填写费用明细，包括每笔支出的具体事由、金额、消费日期及对应的凭证类型；

若涉及多人共同费用（如团队差旅），需注明分摊方式及各人承担金额。

步骤3：提交审批与附件

按组织审批流程依次提交给部门负责人、财务部门及分管领导（审批层级根据费用金额及类型确定）；

同步所有费用凭证的扫描件或照片，保证附件与申请单内容一致（如无电子系统，需将纸质凭证与申请单一并提交）。

步骤4：财务审核与反馈

财务部门核对申请单信息与凭证的合规性（如金额是否正确、事由是否清晰、是否符合报销标准）；

审核通过后，进入支付流程；若存在问题，财务部门将在1-3个工作日内反馈修改意见，申请人需及时补充材料。

步骤5：报销到账与归档

通过银行转账或备用金方式完成报销（到账时间根据组织财务周期一般为3-7个工作日）；

申请人需在报销完成后1个月内，将纸质申请单及凭证交至档案管理部门存档。

三、费用报销申请单模板（表格形式）

项目

填写内容

申请单编号

（由财务部门自动或按规则填写，如“FYBQ-202410001”）

申请人信息

姓名：某某部门：部门联系方式：*（内部工号/电话）

费用所属期间

费用发生起始日期：____年__月日截止日期：__年__月__日

费用明细

（可添加多行，按实际支出填写）

序号

1

2

…

总金额

人民币（大写）：______________________元

人民币（小写）：￥______________________元

收款账户信息

开户行：______________________账户名：某某账号：（部分隐藏）

审批意见

部门负责人签字：_______________日期：____年__月__日

财务负责人签字：_______________日期：____年__月__日

分管领导签字：_______________日期：____年__月__日（如需）

附件清单

1.____________________（数量：____）2.____________________（数量：____）

四、填写与提交注意事项

信息准确性：申请人姓名、部门、金额等关键信息需与实际一致，避免涂改；若填写错误，需在修改处签字确认并注明原因。

金额规范：总金额需同时填写大小写，大小写必须一致；小数点后保留两位（如：100.50元）。

附件要求：每笔费用需对应唯一凭证，凭证抬头需为单位全称或申请人姓名，消费项目需清晰可辨；电子附件需保证清晰无遮挡。

审批时效：费用发生后需在15个工作日内提交申请，逾期需提交书面说明并由部门负责人签字确认。

合规性原则：禁止报销与工作无关的支出（如个人购物、娱乐消费等）；若涉及大额支出（如单笔超过5000元），需提前提交《大额支出申请表》审批。

特殊情况处理：如遇紧急费用无法提前取得凭证，需在申请单中注明原因并提交《紧急费用说明》，事后3个工作日内补交凭证。