沟通与会议管理流程模板.docVIP

内部沟通与会议管理流程模板

一、适用情境与范围

二、全流程操作指引

（一）会议筹备阶段

目标：明确会议目的，提前完成资源准备，保证会议高效开展。

确定会议必要性

提出需求：发起人根据工作需要（如项目节点推进、问题解决、信息同步等），填写《会议申请表》（见配套工具表单1），说明会议主题、预期目标、初步时间建议。

审核必要性：部门负责人/项目负责人对会议申请进行审核，确认是否必须召开会议（可通过邮件、即时通讯工具同步解决的问题可不安排会议）。

明确会议核心要素

确定主题：清晰、简洁，如“XX项目Q3进度复盘会”“XX需求跨部门对接会”。

确定参会人：包括主持人（通常为发起人或部门负责人）、记录人（建议固定1-2名负责会议纪要）、核心决策人（需对议题有最终拍案权）、执行层（需明确任务分工的人员），避免无关人员参会。

确定时间：优先选择多数参会人空闲时段（避开周一上午、周五下午等高峰期），提前3-5个工作日通知，预留材料准备时间。

确定地点/形式：线下会议需提前预订会议室（明确设备需求：投影仪、白板、麦克风等）；线上会议需选择平台（如企业钉钉、腾讯会议），提前测试设备稳定性。

准备会议材料

发起人/相关责任人在会议前1-2个工作日完成材料准备（如项目进度PPT、议题背景文档、数据报表、待讨论方案等），保证内容聚焦主题、数据准确。

材料需提前发送给参会人（通过邮件或共享文档），标注“请提前查阅，准备意见”，避免会议中临时阅读浪费时间。

发出会议通知

通过正式渠道（如企业日历、邮件、OA系统）发送通知，包含以下要素：

会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点/线上会议

参会人名单（明确主持人、记录人）

会议议程（按优先级排序，注明每项议题预计时长）

会议材料（附或附件）

参会要求（如“请携带XX资料”“需提前准备XX方案”）

（二）会议执行阶段

目标：聚焦议题，高效讨论，形成明确结论，保证会议有序推进。

会前准备（5分钟内）

主持人提前到达会场，测试设备（投影、麦克风、网络等），摆放会议材料。

记录人准备会议记录工具（如笔记本、录音设备【需提前告知参会人】、协作），打开《会议签到表》（见配套工具表单2）准备签到。

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：明确会议目标、预计时长，重申会议纪律（如“手机静音”“围绕议题发言”“避免无关讨论”）。

确认议程：与参会人确认议程是否需调整（如增加紧急议题、缩短某项时长），最终确定会议流程。

签到：记录人组织参会人签到（线上会议可通过会议工具“签到”功能或聊天区“收到”确认）。

议题讨论与决策（核心环节）

按议程逐项推进，主持人控制节奏：

每个议题先由负责人简要背景说明（不超过5分钟），引导参会人聚焦“问题是什么、原因是什么、如何解决”。

鼓励多人发言，避免少数人主导讨论，对跑题内容及时引导（如“这个话题与当前议题关联度不高，可会后单独沟通”）。

对分歧点组织讨论，必要时采用“投票”“少数服从多数”或主持人拍板方式形成结论。

记录人实时记录：重点记录“讨论要点、不同意见、最终结论、待办任务”（避免逐字记录，提炼关键信息）。

会议总结（5分钟内）

主持人总结：复述本次会议的核心结论、已明确的待办任务（包括负责人、截止时间），确认“哪些问题已解决、哪些需后续跟进”。

记录人确认：与主持人核对记录内容，保证无遗漏关键信息。

（三）会议跟进阶段

目标：落实会议结论，跟踪任务进度，保证会议成果转化为实际行动。

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，记录人完成《会议纪要》（见配套工具表单3），内容包括：

基本信息（会议主题、时间、地点、参会人、缺席人及原因）

议程及讨论要点（按议程顺序，简述各议题讨论过程）

决议事项（明确结论，如“同意XX方案”“通过XX制度”）

待办任务清单（表格形式，包含任务名称、负责人、协助人、截止时间、完成标准）

纪要需经主持人审核确认，保证内容准确、无歧义。

分发会议纪要与任务同步

审核通过后1个工作日内，将会议纪要通过邮件/协作工具发送给所有参会人及相关人员（需知晓任务但未参会的同事），抄送部门负责人。

在任务管理工具（如飞书多维表格、Teambition）中创建任务卡片，明确负责人、截止时间，提醒责任人及时认领。

跟踪任务进度

责任人按截止时间推进任务，提前1天在协作工具更新进度（如“已完成初稿，等待审核”“遇到XX问题，需协助”）。

主持人/记录人每周/每两天跟踪一次任务进度，对逾期任务及时提醒（如“XX任务截止时间为X月X日，当前进度如何？是否需要支持？”）。

闭环确认与归档

任务完成后，负责人提交成果物（如文档、报表、方案），并在任务管理工具中标记“已完成”，附简要说明。

记录人收集成果物，与会议纪要、签到表等材料一并归档（按“年度-会议类型-月份”分类存储，便于后续