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文档管理与版本控制工作手册

一、适用范围与核心价值

（一）典型应用场景

本手册适用于多团队协作的项目制管理、研发文档迭代更新、企业合规文件管控、跨部门知识共享等场景。例如：

研发项目：需求说明书、设计文档、测试报告等在开发过程中需频繁修订，需保证团队成员始终使用最新版本，避免因版本混乱导致开发偏差；

合规审计：财务制度、质量手册等需符合行业监管要求，需完整记录版本变更轨迹，便于追溯历史版本及审批依据；

跨部门协作：市场方案、产品手册等需多环节审核，需规范流转流程，明确各环节责任主体，提升协作效率。

（二）核心管理价值

通过标准化文档管理与版本控制，可实现：

信息一致性：保证所有成员获取最新有效版本，避免使用过期文档造成工作失误；

变更可追溯：完整记录文档修改历史、审批过程及责任人，满足合规审计与问题追溯需求；

协作效率提升：明确文档创建、审核、发布的权责与流程，减少重复沟通与版本冲突；

知识资产沉淀：通过分类存储与版本归档，形成企业可复用的知识库，支持后续项目复用与经验传承。

二、标准化操作流程

（一）文档创建与命名规范

创建前准备

明确文档用途与目标受众，确定文档类型（如需求类、设计类、报告类、制度类等）；

收集相关背景资料，保证内容准确性与完整性；

确认文档密级（公开、内部、秘密、机密），依据密级设定访问权限。

命名规则

文档名称需包含核心信息，便于检索与识别，格式统一为：

[部门代码]-[项目/业务名称]-[文档类型]-[版本号].[扩展名]

示例：RD-产品-V1.2-需求说明书.docx

部门代码：用英文缩写（如RD=研发部、MKT=市场部、HR=人力资源部）；

版本号：遵循“主版本号.次版本号.修订号”规则（如1.0.0），主版本号重大架构变更时递增（如1.0→2.0），次版本号功能增删时递增（如1.0→1.1），修订号内容微调时递增（如1.1.0→1.1.1）；

扩展名：按文档实际格式填写（如.docx、.pdf、.xlsx等）。

（二）版本控制与迭代管理

版本创建流程

首次创建文档时，版本号默认为“1.0.0”；

文档内容需修改时，由创建人或项目负责人发起“版本变更申请”，说明变更原因（如需求调整、问题修正、内容优化等）；

变更申请经审核通过后，方可更新文档内容，并按规则递增版本号（如原版本1.1.1修订为1.1.2，原版本1.2.0次版本变更为1.3.0）。

版本管理要求

禁止直接覆盖旧版本，每次修改必须新版本，保留历史版本至少3个月或至项目结束；

版本更新后，需在文档末尾添加“版本修订记录”，说明本次变更内容、变更人、变更日期（详见“模板表格-版本变更记录表”）；

涉及多人协作的文档，需使用“协同编辑工具”（如企业文档、飞书文档、SharePoint等），避免通过本地文件传输导致版本混乱。

（三）审批与发布流程

审批层级设定

依据文档密级与重要性，划分审批权限：

公开/内部文档：部门负责人审核即可发布；

秘密文档：部门负责人审核+分管领导审批；

机密文档：部门负责人审核+分管领导审批+总经理审批。

审批流程步骤

（1）提交申请：创建人填写《文档审批申请表》，附文档最新版本，明确审批人及时限；

（2）审核审批：审批人需在2个工作日内完成审核，重点检查内容准确性、格式规范性、与业务一致性，审批意见分为“同意”“需修改后重审”“不同意”；

（3）修改重审：若审批意见为“需修改”，创建人根据意见调整后重新提交，原审批人需再次审核；

（4）正式发布：审批通过后，由文档管理员将文档至指定存储平台（如企业知识库、共享服务器），并更新文档索引，通知相关人员获取最新版本。

（四）存储与归档管理

存储路径规范

文档存储按“部门-项目-文档类型”分级管理，路径示例：\\服务器共享\部门\项目名称\文档类型\

示例：\\fileserver\RD\产品\需求文档\

机密文档需存储在加密服务器或专用加密文件夹，普通文档存储在通用共享路径；

存储路径需固定，禁止随意更改，如需调整需由文档管理员统一操作。

归档管理要求

归档条件：项目结束后、文档不再使用或更新、达到保存期限（如制度类文档保存3年，研发文档保存至产品生命周期结束后5年）；

归档流程：文档责任人整理需归档文档，填写《文档归档清单》，经部门负责人审核后移交档案室，档案室核对无误后签收并录入归档台账；

归档后管理：归档文档需标注“已归档”字样，禁止随意修改，如需查阅需提交《文档查阅申请表》，经档案管理员批准后方可借阅。

三、关键工具与模板

（一）文档基本信息表

文档编号

文档名称

版本号

创建人

创建日期

所属部门

密级

存储路径

关联项目

最后更新人

最后更新日期

RD-PRJ-2023-001

产品需求说明书

1.2.0

*

2023-10-15

研发部

内部

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