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工程资料及档案管理制度

第一章总则

1.1为统一公司范围内工程项目从立项到保修期满全过程中文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用与处置标准，确保工程资料真实、完整、可追溯，依据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及公司《质量、环境、职业健康安全综合管理手册》第7.5章节，制定本制度。

1.2本制度适用于公司本部、分公司、项目部、专业中心、试验室、物资基地、运维事业部等所有参与工程建设与管理的内部机构；对外包、联合体、供应、监理、检测、审计、造价咨询等单位，以合同附件形式强制执行。

1.3工程资料与档案实行“谁形成、谁负责、谁归档”的原则，纳入各级绩效考核，与质量、安全、进度、成本四大指标同权重考核。

1.4术语定义

（1）工程资料：指在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、检测、验收、移交、运维、后评价等阶段形成的，具有凭证、查考、利用价值的各种载体文件。

（2）工程档案：指经系统整理、编目、装订、入库，并由档案室永久或定期保存的工程资料集合。

（3）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，其法律效力与纸质原件等同。

（4）元数据：描述文件内容、结构、背景、管理过程的数据，包括文件题名、责任者、形成时间、格式、页数、保管期限、密级、开放标识、存储路径、哈希值等。

第二章管理职责

2.1董事会

（1）审批公司档案工作规划、年度预算及重大档案信息化投资项目；

（2）对造成重大档案损失的单位或个人作出最终处理决定。

2.2总工程师办公室（以下简称“总工办”）

（1）统筹公司技术档案管理体系建设，发布技术标准、表格模板、编号规则；

（2）组织重大工程项目档案专项验收，出具《工程档案验收意见书》；

（3）建立公司级“工程档案专家库”，对超大型、创优、涉外、PPP项目实行专家驻点指导。

2.3档案信息中心（以下简称“档案中心”）

（1）集中保管公司全部永久和30年期工程档案，负责库房“八防”(防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁)日常巡检；

（2）维护档案管理信息系统（AMIS），每日凌晨2:00自动异地增量备份，RPO≤15min；

（3）每年6月、12月发布《档案利用分析报告》，对高频借阅文件进行数字化优先排序。

2.4项目管理部（含项目部）

（1）设置专职资料工程师（以下简称“资料员”），人数按建筑面积每8万㎡或造价每2亿元至少配置1名，纳入项目关键岗位；

（2）开工30日内编制《项目资料管理策划》，报总工办备案；

（3）每周组织“资料—质量—进度”联合巡检，对分包资料同步收集、同步签字、同步归档，做到“工序完、资料完、签字完”。

2.5各职能部门

（1）设计管理部：负责设计变更、图纸会审、设计交底、竣工图“三签两章”手续；

（2）采购管理部：负责设备开箱验收记录、质保书、合格证、随机资料的原件回收；

（3）合约法务部：负责合同文本、补充协议、索赔与反索赔资料、裁决文书的收集；

（4）安全环保部：负责危大工程方案、专家论证、安全交底、事故处理报告的归档；

（5）财务部：负责工程概算、预算、结算、审计、支付凭证、竣工财务决算报表的收集。

2.6分包与供应商

（1）在分包合同中明确资料违约金条款：每缺失一份关键文件，按合同总价0.5‰扣款；

（2）竣工前30日提交完整资料，经总包资料员、监理、档案中心三级审核后方可进入结算流程。

第三章文件形成质量控制

3.1文件模板标准化

（1）公司统一发布《工程资料标准化模板库》（EXCEL、DWG、PDF、BIM模型四种格式），每季度更新；

（2）模板自带二维码，扫码即可查看填写示范、易错清单、对应规范条文；

（3）任何人不得擅自删改模板结构，确需调整须走OA“模板变更审批流”，经总工办、信息中心会签后方可启用。

3.2书写与签批要求

（1）纸质文件采用耐久性书写材料：碳素墨水、激光打印、蓝黑印油；圆珠笔、铅笔、红色笔、热敏传真件一律拒收；

（2）签字栏必须手签，不得代签、套打、盖私章；专业监理工程师签字须附注册号水印；

（3）日期采用“YYYY-MM-DD”八位数字，不得简写；页码采用“第X页共Y页”格式，双面书写时正面右下角、背面左下角。

3.3图纸管理

（1）设计图纸统一采用A0、A1、A2、A3四种幅面，图签栏必须含“设计证号、出图日期、版次、修改索引”；

（2）施工图每变更一次，须在图签栏注记“变更版次+云线+修改说明”，并在3日内回收旧版图，加盖“作废”章；

（3）竣工图须为“最终版白图+硫酸纸底图”双套，由项目技术负