行政管理员工行为规范及考勤管理模板.docVIP

行政管理员工日常行为规范及考勤管理模板

适用范围与场景说明

规范制定与执行流程

第一步：明确适用对象与核心目标

适用对象：企业行政部全体员工，包括行政主管、行政专员、后勤保障人员等。

核心目标：规范员工职业行为，塑造专业高效的行政服务形象；保证考勤数据真实准确，为薪酬核算、绩效评估提供依据；营造纪律严明、协作顺畅的工作氛围。

第二步：梳理日常行为规范核心内容

结合行政管理岗位特性，从仪容仪表、办公秩序、沟通协作、廉洁自律四个维度制定具体规范：

仪容仪表：着装整洁得体，符合职场环境要求（如商务场合着正装，日常办公着便装需干净整洁）；保持个人卫生，发型端庄，不佩戴夸张饰品。

办公秩序：保持工位整洁，文件资料分类存放；遵守办公时间，不随意离岗、串岗；办公区域内不大声喧哗、不吃刺激性气味食物；节约办公资源（水电、纸张等），下班关闭电器设备。

沟通协作：接听电话使用规范用语（如“您好，行政部，请问有什么可以帮您？”）；接待来访人员主动起身问候，引导至指定区域；跨部门沟通提前确认需求，响应及时；内部协作分工明确，不推诿责任。

廉洁自律：不利用职务之便谋取私利（如违规使用公司资源、收受礼品等）；严格执行采购、资产管理等制度，保证流程透明；保守公司商业秘密与内部信息。

第三步：设计考勤管理规则

打卡要求：实行上下班指纹/人脸识别打卡，每日上午8:30前、下午17:30后完成打卡（具体时间可根据企业实际调整）；因公外出需提前通过OA系统提交外出申请，注明事由、时间、地点，经*主管审批后视为正常出勤。

请假流程：

员工通过OA系统提交请假申请，选择请假类型（事假、病假、调休等），填写起止时间及事由；

附上相关证明材料（如病假需提供医院病历复印件，事假无需证明但需说明原因）；

经主管审批→经理复核→人力资源部备案后生效；请假1天以内由主管审批，1-3天由经理审批，3天以上需人力资源部审核。

加班管理：因工作需要加班的，需提前填写《加班申请表》，经*主管确认后有效；加班可优先安排调休，调休需在加班后1个月内申请，逾期未休视为自动放弃；法定节假日加班按国家规定计算加班费。

第四步：组织培训与宣贯

新员工入职1周内，由行政主管组织行为规范与考勤制度培训，保证员工理解条款内容；

现有员工每半年开展一次重温培训，结合实际案例强调重点要求；

在办公区域张贴行为规范摘要、考勤流程图，通过企业内部群定期发布提醒，强化制度意识。

第五步：日常监督与记录

行政主管每日检查员工出勤情况，核对考勤记录与外出申请是否一致；

每月5日前汇总上月考勤数据，标注迟到、早退、旷工、请假等异常情况，经员工确认后提交人力资源部；

定期抽查员工行为规范执行情况（如工位整洁度、电话礼仪等），记录检查结果并反馈给员工个人。

第六步：评估与动态调整

每季度结合员工反馈、考勤数据、部门协作效率等，评估规范执行效果；

根据企业发展或政策变化（如工作时间调整、考勤系统升级等），及时修订行为规范与考勤规则，修订后需重新组织培训宣贯。

配套表格模板

表1：行政管理员工日常行为规范表

行为类别

具体规范要求

责任主体

监督方式

仪容仪表

着装整洁，商务场合着正装；发型端庄，不佩戴夸张饰品

全体员工

主管每日巡查

办公秩序

工位整洁，文件分类存放；办公区域不大声喧哗，节约水电资源

全体员工

周度工位检查

沟通协作

接听电话使用“您好，行政部”规范用语；跨部门沟通提前确认需求

全体员工

服务对象反馈、协作评价

廉洁自律

不利用职务之便谋私；严格执行采购、资产管理制度

全体员工

定期审计、举报核查

表2：员工考勤管理记录表

员工编号

姓名

部门

日期

上班打卡时间

下班打卡时间

出勤状态（正常/迟到/早退/旷工/请假）

请假类型

审批人

备注（如外出事由）

XZ001

*某

行政部

2023-10-08

08:25

17:40

迟到（5分钟）

—

*主管

—

XZ002

*某

行政部

2023-10-08

08:32

17:35

早退（5分钟）

—

*主管

—

XZ003

*某

行政部

2023-10-09

08:30

17:30

事假

事假

*经理

处理个人事务

XZ004

*某

行政部

2023-10-10

08:28

17:38

正常

—

—

外出拜访客户

关键执行要点

合规性优先：行为规范与考勤制度需符合《劳动法》等法律法规，保证员工权利与义务对等，避免因制度不合理引发劳动纠纷。

可操作性：条款内容需具体明确，避免模糊表述（如“保持整洁”可细化为“桌面无杂物，文件入柜”），便于员工理解与执行。

公平公正：考勤记录需全员公开，员工对异常记录有异议的，可在3日内提出复核申请，行政部需在2个工作日内核实反馈。

动态优化：定期收集员工对制度的意见（如通过匿名问卷），结合实际需求调整规则，避免制度僵化；例如弹性工