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采购合同审核与签订操作指南

一、指南适用范围与核心目标

本操作指南适用于企业采购部门、法务部门、财务部门及业务部门相关人员，规范各类采购合同（包括但不限于原材料采购、设备采购、服务外包、工程采购等）的审核与签订全流程。核心目标是保证合同条款合法合规、权责清晰，有效防范采购风险，保障企业合法权益，同时提高合同签订效率，支持采购业务顺利开展。

二、采购合同审核签订全流程操作步骤

（一）合同发起与前置准备

操作主体：采购专员*

操作内容：

根据采购需求（如《采购申请单》）及供应商谈判结果，收集供应商基础资料（包括营业执照复印件、法定代表人身份证明、相关行业资质证书如ISO认证、生产许可证等，加盖供应商公章）；

填写《采购合同申请表》（见模板一），明确合同基本信息（合同名称、编号、供应商名称、采购内容、规格型号、数量、预算金额、履行期限、付款方式等）及附件清单（如采购技术要求、报价单、供应商资质文件等）；

提交采购经理*对合同申请的必要性、预算符合性进行初审。

输出成果：《采购合同申请表》（含附件材料）

（二）供应商主体资格审核

操作主体：法务专员、财务专员

操作内容：

法务审核：核查供应商营业执照（保证在有效期内且经营范围涵盖采购内容）、法定代表人身份证明（核对原件与复印件一致性）、相关行业资质证书（如特种设备采购需提供特种设备生产许可证）；通过“官方信用公示平台”查询供应商信用记录，排除失信被执行人、严重违法失信企业等风险主体；

财务审核：评估供应商财务状况（如要求提供近1年财务报表或银行资信证明），确认其具备履约能力；对于长期合作供应商，还需核查历史履约评价（如交货及时性、质量合格率）。

审核结果：法务专员、财务专员分别在《合同审核意见表》（见模板二）中签署“合格”或“不合格”意见，不合格需注明具体原因（如“资质证书过期”“存在失信记录”）。

（三）合同文本拟定与条款审核

操作主体：采购专员、法务专员

操作内容：

文本拟定：采购专员*根据谈判结果及《采购合同申请表》，使用公司标准合同模板（或参考《民法典》合同编规定）拟定合同文本，核心条款包括：

当事人信息（供应商全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址）；

标的物信息（名称、规格型号、数量、质量标准及验收方法）；

价款与支付方式（含单价、总价、币种、付款条件、账户信息等）；

履行期限、地点及方式（交货/服务时间、地点、运输方式、风险转移节点）；

违约责任（逾期交货/付款、质量不合格等情形的违约金计算方式及赔偿范围）；

争议解决方式（优先约定“向企业所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”）；

其他约定（如保密条款、知识产权、不可抗力等）。

法务审核：法务专员重点审核条款合法性、完整性、公平性，避免“霸王条款”或模糊表述（如“合理期限”“优质产品”等需明确具体标准），对争议条款提出修改意见（如“违约金比例不得超过实际损失的30%”），与采购专员及供应商沟通修订，形成最终合同文本。

输出成果：经法务审核通过的《采购合同（最终版）》、修订说明记录

（四）内部审批流程

操作主体：采购经理、财务经理、分管领导、总经理（根据合同金额及重要性确定审批层级）

审批权限（示例）：

合同金额≤10万元：采购经理、财务经理审批；

10万元＜合同金额≤50万元：采购经理、财务经理、分管领导*审批；

合同金额＞50万元：需经总经理*审批。

操作内容：

采购专员将《采购合同（最终版）》《合同审核意见表》《采购合同申请表》提交至第一审批人（采购经理），审批人重点审核合同内容与采购需求、谈判结果的一致性，审批通过后流转至下一层级；

各审批人需在《合同审批单》（见模板三）中明确签署“同意”“不同意”或“需修改后重新提交”意见，并注明理由；

最终审批通过后，审批单返回采购专员*，进入用印环节。

（五）合同用印管理

操作主体：采购专员、行政专员

操作内容：

采购专员填写《用印申请表》，附《采购合同（最终版）》《合同审批单》《合同审核意见表》等材料，经行政专员审核材料完整性；

行政专员*核对合同文本与审批单内容一致性，确认无误后，按公司《公章管理办法》加盖合同专用章或公章（严禁在空白合同或审批不全的合同上用印）；

用印后，行政专员*在《用印登记台账》中记录合同编号、用印日期、用印份数、经办人等信息。

输出成果：加盖公章的《采购合同正本》（一式2-4份，供需双方各执1份，采购部、财务部、档案室各留存1份）

（六）合同签订与交付

操作主体：采购专员*、供应商授权代表

操作内容：

采购专员*与供应商联系签订事宜，确认双方授权代表（需提供法定代表人授权委托书原件，加盖供应商公章）；

双方授权代表在合同正本“签字盖章页”签字（自然人需签字并按手印，法人需法定代表人或授权代表签字并加盖公章）；

采购专员*将合同正本交付供应商（或通