跨部门沟通协调会议记录模板信息共享.docVIP

一、适用工作场景

在企业运营中，跨部门沟通协调会议是推动项目落地、解决资源冲突、同步目标进度的关键环节。本模板适用于以下场景：

项目启动与推进：如新产品研发、市场活动策划等需多部门协作的项目，明确分工与时间节点；

问题解决与复盘：针对跨部门流程卡点、职责争议或突发问题，组织专项协调会；

资源调配与共享：涉及人力、预算、设备等资源分配时，达成共识并记录分配结果；

政策与信息同步：企业战略调整、制度更新等需向多部门传递信息，保证理解一致。

二、标准化操作流程

（一）会前筹备：明确目标与准备材料

确定会议核心目的：根据需求明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线跨部门分工”或“解决生产与采购环节的物料交付延迟问题”），避免议题发散。

锁定参会人员与时间：通知相关部门负责人及关键执行人（如市场部经理、技术部主管、运营部*专员等），确认会议时间（预留30分钟以上）及地点（线上/线下），提前3天发送会议邀请。

准备会议材料：整理议题背景资料（如项目计划书、问题数据报告）、待讨论清单（需提前同步给参会人预审），并指定专人担任记录人。

（二）会中记录：聚焦要点与共识

开场与议程确认：主持人（通常为发起部门负责人）开场说明会议目标及议程，记录人同步发放纸质/电子模板，明确记录重点（讨论要点、分歧点、决议事项）。

逐项议题讨论：按议程顺序，各部门围绕议题发言，记录人需客观记录：

各部门观点（如市场部建议“提前2周启动用户预热”，技术部反馈“需预留3天系统测试时间”）；

分歧点（如“预算分配：市场部期望增加推广费用，财务部建议优先保障研发投入”）；

临时达成的共识（如“先按原预算执行，下月根据数据调整”）。

明确决议与行动项：针对每个议题，主持人总结决议，记录人逐条确认：

决议内容（如“确定产品上线时间为9月15日”）；

负责部门/人（如“技术部*主管负责系统调试”）；

完成时限（如“8月30日前完成”）；

所需支持（如“市场部*专员配合提供测试用户资源”）。

（三）会后整理：核对信息与形成记录

记录人整理初稿：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记及录音（需提前征得同意），整理会议记录初稿，保证：

基本信息完整（会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；

讨论内容按议题分点，标注“共识”“分歧”“待定”；

决议与行动项单独成表，明确“负责人”“截止日期”“验收标准”。

与会人核对与确认：将初稿发送至所有参会人员，要求1个工作日内反馈意见（重点核对决议及行动项准确性），无异议后定稿；有异议需及时沟通调整，避免信息误差。

（四）信息共享：分发归档与跟踪

定向分发与同步：定稿后24小时内，由发起部门通过企业内部协作平台（如钉钉、飞书）或邮件分发至：

参会部门负责人及执行人；

相关上级领导（如分管副总）；

需知晓信息的协作部门（如行政部、财务部）。

归档与长期留存：将会议记录（含初稿、定稿版）按“年份-月份-会议主题”分类存档至企业共享文档库，方便后续查阅（如项目复盘、责任追溯）。

行动项跟踪：记录人每周同步行动项进展至各部门负责人，未按时完成的需反馈原因，保证决议落地。

三、会议记录模板框架

跨部门沟通协调会议记录

基本信息

内容

会议名称

（例：2024年Q3产品上线跨部门协调会）

会议时间

（例：2024年X月X日14:00-16:00）

会议地点

（例：公司3楼会议室A/线上腾讯会议）

参会部门及人员

（例：市场部-经理、专员；技术部-主管、工程师；运营部-*主管）

缺席人员及原因

（例：财务部-经理，因出差；备注：已委托主管代为同步信息）

主持人

（例：市场部-*经理）

记录人

（例：运营部-*专员）

会议议程与讨论内容

议题一：（例：产品上线时间与分工）?市场部意见：建议提前至9月10日，配合暑期推广活动?技术部反馈：系统测试需5个工作日，最早9月15日可上线?运营部建议：9月15日上线，同步启动用户教育?共识：确定上线时间为9月15日，市场部需在9月1日前完成推广素材准备

议题二：（例：推广预算分配）?市场部申请：推广费用增加20万元（用于KOL合作）?财务部意见：原预算已审批，需从其他项目调剂?分歧：预算调剂优先级（研发项目vs推广项目）?待定：由财务部*主管在8月25日前提交预算调剂方案，下次会议确认

决议事项

事项内容

负责部门/人

完成时限

验收标准

1.系统调试与测试

完成产品全流程功能测试

技术部-*主管

8月30日前

测试报告无重大bug

2.推广素材准备

设计海报、短视频及KOL合作方案

市场部*经理

9月1日前

素材通过法务审核

3.用户教育方案

制定用户引导手册及线上答疑流程

运营部*主管

9月5日前

手册覆盖核心功能使用

后续行动与跟踪

任务描述

负责人

截止日期

当前