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企业财务报销申请与审批操作手册

一、适用情形与发起时机

在企业日常运营中，各类费用支出需通过规范的报销流程进行管理与控制。本流程适用于以下情形：

日常办公费用：包括办公用品采购、通讯费、快递费、印刷费等维持日常办公必要支出的费用；

差旅相关费用：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费及必要餐费等；

业务开展费用：包括客户接待费、会议费、市场推广费等与业务直接相关的必要支出；

其他经企业批准的费用：如固定资产维修费、培训费等符合企业规定的其他支出。

当员工发生上述费用并需企业承担时，应在费用发生后3个工作日内（或企业规定时限）发起报销申请，保证费用发生与申请时间衔接合理，避免因拖延导致凭证丢失或影响财务核算。

二、全流程操作步骤详解

（一）申请人发起申请

准备申请材料

登录企业财务管理系统（或填写纸质《费用报销申请表》），核对费用发生的时间、事项、金额等信息；

整理相关消费凭证（如合规消费记录、行程单、合同等，需注明费用用途及对应明细），保证凭证清晰、完整，与申请内容一致；

若涉及多人共同费用（如团队差旅、会议费），需明确费用分摊方式及各承担人信息。

填写申请信息

在系统中依次录入：申请人所属部门、申请日期、费用类型（勾选“办公/差旅/业务招待/其他”）、费用明细（按不同费用类别分行填写，每行需包含具体事项、金额、备注说明）；

整理好的消费凭证附件（支持图片、PDF等格式，单附件不超过10MB）；

填写预算科目（如“办公费-办公用品”“差旅费-交通费”等，需符合企业财务预算要求）；

确认无误后提交申请，系统自动唯一申请编号（如“FYB-2024-X”），申请人需记录编号以便后续查询。

（二）部门负责人审核

审核内容

部门负责人登录系统，查看本部门待审核报销申请，重点核对：

费用是否属于本部门职责范围内，是否符合部门年度预算；

费用事项的真实性（如出差是否与部门业务相关、办公采购是否为部门必需）；

费用金额的合理性（如差旅住宿是否超标准、招待费是否在规定限额内）。

审核操作

审核通过：“同意审核”，系统自动流转至下一环节（财务复核）；

审核不通过：“驳回”，填写驳回理由（如“费用超预算”“凭证不完整”），系统将通知申请人修改后重新提交。

（三）财务部门复核

复核内容

财务专员收到待复核申请后，重点检查：

申请表填写是否完整（如申请人信息、费用明细、预算科目等无遗漏）；

附件凭证是否合规（如消费记录是否加盖公章、行程单是否包含往返时间、业务招待费是否有接待对象说明）；

费用计算是否准确（如金额合计、分摊计算、税费处理等）；

是否符合企业费用管理制度（如报销标准、审批权限等）。

复核操作

复核通过：标记“复核通过”，流转至对应审批权限的领导；

复核不通过：联系申请人补充材料或更正错误，材料补充完成后重新进入复核流程。

（四）领导审批

审批权限划分

根据企业《财务审批权限管理办法》，按费用金额分级审批：

金额≤5000元：由部门负责人审批（已在部门审核环节完成，此环节可跳过或仅财务负责人确认）；

5000元＜金额≤20000元：由分管业务领导审批；

金额＞20000元：由总经理审批。

审批操作

审批人登录系统，查看待审批申请，结合部门审核及财务复核意见，确认费用必要性及合规性后，“同意审批”或“不同意审批”（需注明理由）。

（五）财务支付与归档

支付处理

财务部门收到最终审批通过的申请后，于5个工作日内完成支付：

通过银行转账方式支付至申请人指定账户（需核对账户信息无误）；

若为备用金报销，直接冲减申请人备用金余额。

单据归档

财务专员将审批通过的申请表、附件凭证等打印整理，按申请编号顺序归档保存，保存期限不少于5年（符合企业档案管理规定）；

申请人可通过系统查询报销进度及支付状态，如遇问题可联系财务部门反馈。

三、报销申请表示例

申请编号

FYB-2024-00856

申请日期

2024-03-15

申请人

*明

所属部门

市场部

费用类型

□办公□差旅■业务招待□其他

预算科目

业务招待费-客户接待

费用明细

序号

费用事项

发生日期

金额（元）

1

客户A公司接待餐费

2024-03-14

1,200.00

2

客户接送交通费

2024-03-14

150.00

合计金额

大写：壹仟叁佰伍拾元整

小写：￥1,350.00

附件清单

1.消费记录（加盖公章）2.接待客户名单及事由说明

审批流程

申请人签字：*明

部门负责人审核：*华

财务复核：*芳

申请人意见

费用真实，符合业务招待标准

部门负责人意见

同意报销，符合部门预算

四、操作要点与常见问题提示

（一）填写规范要求

申请信息需真实、准确，不得虚构费用事项或篡改金额；

费用明细应逐项列明，不得合并填写（如“办公费”需区分“办公用品”“快递费”等子项）；

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