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安全生产管理制度—安全生产文件和档案管理制度

第一章总则

1.1目的

为规范公司安全生产文件与档案的生成、流转、保管、利用及处置全过程，确保信息真实、完整、可追溯，满足法律法规、标准及上级检查要求，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司范围内所有与安全生产相关的纸质、电子、声像、实物及其他载体形式的文件和档案，包括但不限于安全责任制、规章制度、操作规程、教育培训记录、检查整改记录、事故报告、应急演练资料、检测检验报告、图纸、照片、视频、音频、数据备份等。

1.3管理原则

（1）“谁产生、谁负责”原则：文件形成部门对内容真实性、准确性、完整性负第一责任。

（2）“统一标准、分级管理”原则：安全部制定统一编码、模板、元数据标准，各部门按权限分级保管。

（3）“全程留痕、闭环管理”原则：从起草到销毁全过程留痕，任何修改、借阅、复制、移交、销毁行为均须记录。

（4）“保密优先、最小授权”原则：涉密文件按《保密管理办法》执行，非授权人员不得接触。

（5）“电子为主、纸质为辅”原则：新建文件优先电子流转，确需纸质签批的同步扫描上传系统，确保双套制一致。

第二章职责分工

2.1安全生产委员会

（1）审批年度文件和档案管理目标、指标；

（2）协调解决跨部门重大档案争议；

（3）每年组织一次档案管理合规性审计。

2.2安全部（档案归口管理部门）

（1）制定、解释、修订本制度及配套标准；

（2）建立“安全生产档案管理系统”（以下简称“系统”），分配账号权限；

（3）对各部门文件形成、归档进行技术指导与月度抽查；

（4）集中保管永久、长期档案，定期向公司档案室移交；

（5）编制档案销毁清册，履行销毁审批与监销。

2.3各部门/车间

（1）指定兼职档案员，参加年度培训考核；

（2）按清单要求完成文件收集、整理、立卷、移交；

（3）对借用档案的完整性、安全性负责，到期归还；

（4）对不再使用的纸质文件及时清理、鉴定、移交或销毁。

2.4项目组（新建、改建、扩建项目）

（1）从立项开始同步建立安全专项档案，纳入项目竣工验收前置条件；

（2）对承包商、监理、设计、检测等单位移交的资料进行完整性审查，缺项不予结算。

2.5信息技术部

（1）提供系统运行所需的硬件、网络、备份、防病毒、防勒索技术支持；

（2）每月执行一次全量数据异地备份，保留周期不少于十年；

（3）发现系统异常应在2小时内响应，24小时内恢复。

2.6法务与合规部

（1）对涉及诉讼、仲裁、行政处罚的档案进行冻结，任何人不得销毁；

（2）出具法律意见书，明确档案保管期限延长或提前销毁的合规性。

第三章文件生命周期管理

3.1起草

（1）统一使用公司模板，模板编号由安全部每年发布一次；

（2）文件须注明版本号、密级、紧急程度、适用范围、起草人、审核人、批准人、生效日期；

（3）引用外部法规、标准时，须附最新有效文本或链接快照，确保可溯源。

3.2审核与会签

（1）安全管理制度须由安全部、生产部、设备部、人力资源部、工会五方会签；

（2）会签意见须在系统留痕，修改痕迹可回溯；

（3）会签时限：普通文件3个工作日，紧急文件1个工作日，超时系统自动提醒并升级至分管副总。

3.3批准与发布

（1）A类文件（安全方针、目标、责任制）由总经理批准；

（2）B类文件（部门级操作规程、应急预案）由分管副总批准；

（3）C类文件（岗位检查表、日常记录格式）由部门负责人批准；

（4）批准后的电子文件自动加盖“受控文件”水印，PDF加密，打印份数受控；

（5）系统同步推送“文件生效通知”至相关人员手机端，未读消息在4小时内二次提醒。

3.4分发与回收

（1）纸质文件发放需填写《文件发放回收记录表》，载明发放编号、领取人、日期、份数；

（2）文件改版或作废时，由发放部门在5个工作日内全部回收，缺失须书面说明原因；

（3）作废文件加盖红色“作废”章，现场拍照上传系统，防止误用。

3.5使用与维护

（1）现场张贴的纸质文件须塑封或置于防水防火袋内，每季度检查一次破损情况；

（2）员工发现文件内容与现场不符时，可填写《文件异常反馈单》，系统提交后24小时内由责任部门答复；

（3）文件解释权限归原批准人，任何口头解释不得作为执行依据。

3.6修订

（1）每年由安全部组织一次合规性评价，形成《文件修订建议清单》；

（2）修订流程与新建流程一致，须重新走审核、批准、发布、回收程序；

（3）版本号规则：V×.×，重大结构性调整为整数位，局部修改为小数位；

（4）修订后的文件须在系统保留旧版本，仅授权人员可查看，确保历史追溯。

3.7废止

（1）废止文件由安全部统一编号入库“废止库”，保存期限不少于5年；

（2）废止文件不得在现场以任何形式出现；

（3