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企业办公设备采购与领用标准化流程工具

一、适用情境：办公设备需求触发场景

本流程适用于企业内部各类办公设备（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）的采购申请、审批、执行、验收及领用全环节管理，具体场景包括但不限于：

新员工入职需配置基础办公设备（如笔记本、座椅）；

现有设备达到使用年限或故障无法修复需更换；

部门业务扩展需新增专用设备（如设计部门升级图形工作站）；

办公场所调整需补充或重新分配设备（如部门搬迁后新增工位）。

二、操作流程：标准化处理步骤

步骤1：需求提出与初步审核

操作内容：

需求发起人（部门员工或部门助理）填写《办公设备采购申请表》（见表1），详细注明设备名称、规格型号、数量、用途、预算金额及期望到货日期，并附部门设备现状说明（如现有设备故障照片、使用年限证明等）。

部门负责人对需求合理性进行初审，重点审核“是否为工作必需”“是否符合部门配置标准”“预算是否在部门年度计划内”，确认无误后签字审批。

责任人：需求发起人、部门负责人

输出物：《办公设备采购申请表》（部门负责人签字版）

步骤2：需求复核与预算终审

操作内容：

行政部收到申请表后，2个工作日内完成复核：核查设备配置是否符合企业《办公设备配置标准》（如普通员工笔记本配置上限、部门打印机共享要求等），并查询现有设备库存，避免重复采购。

复核通过后，财务部对预算金额进行终审，重点审核“是否超出同类设备市场均价”“是否符合年度预算额度”，若预算超标，需需求发起人说明理由并调整方案。

责任人：行政专员、财务专员

输出物：复核意见、预算审核意见

步骤3：采购执行与供应商对接

操作内容：

行政部根据审批通过的申请表，启动采购流程：

单次采购金额≤5000元：采用“询价采购”方式，联系2-3家合格供应商（需在《企业合格供应商名录》内）报价，综合性价比后确定供应商；

单次采购金额＞5000元：采用“比选采购”方式，邀请3家及以上供应商提供方案，由行政部、需求部门、财务部联合评审，确定中标供应商。

与供应商签订采购合同（明确设备规格、交付时间、质保期、售后服务等条款），并支付预付款（原则上不超过合同金额的30%）。

责任人：行政采购专员、法务专员（合同审核）

输出物：采购合同、供应商报价单、评审记录

步骤4：设备验收与入库登记

操作内容：

设备到货后，行政部组织需求部门、供应商共同验收：

核对设备名称、规格型号、数量是否与采购合同一致；

检查设备外观是否完好、配件是否齐全（如电源适配器、说明书等）；

现场测试设备基本功能（如电脑开机速度、打印清晰度等），保证正常运行。

验收合格后，填写《设备验收单》（见表2），三方签字确认；不合格设备当场拒收，并要求供应商24小时内更换或退款。

行政部将验收合格的设备登记入《办公设备台账》（资产编号、设备信息、采购日期、存放位置等），并粘贴资产标签。

责任人：行政专员、需求部门验收人、供应商代表

输出物：《设备验收单》、《办公设备台账》

步骤5：领用登记与后续管理

操作内容：

需求部门领用人凭审批通过的《办公设备采购申请表》及《设备验收单》到行政部领用设备，核对无误后在《办公设备领用登记表》（见表3）签字确认，注明“保管人”（通常为领用人本人）。

行政部向领用人说明设备使用规范（如定期清理数据、禁止外借等），并提供《设备使用说明书》。

设领用后，行政部每季度更新《办公设备台账》，同步设备存放位置、保管人变更等信息；每年末组织一次全面盘点，保证账实相符。

责任人：行政专员、领用人

输出物：《办公设备领用登记表》、更新后的《办公设备台账》

三、配套表单：关键记录模板

表1：办公设备采购申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

设备名称

规格型号

数量

单位

预算金额（元）

期望到货日期

用途说明（附设备现状说明）

部门负责人意见：

签字：

日期：

行政部复核意见：

签字：

日期：

财务部预算审核意见：

签字：

日期：

最终审批结果：

表2：设备验收单

采购订单号

设备名称

规格型号

数量

供应商

到货日期

验收项目

验收标准

验收结果（合格/不合格）

备注

外观

无划痕、破损，标识清晰

配件

与合同清单一致

基本功能

能正常运行，符合需求

综合验收结论：□合格□不合格（不合格原因说明：）

需求部门验收人：

行政部验收人：

供应商代表：

签字：

签字：

签字：

日期：

日期：

日期：

表3：办公设备领用登记表

领用日期

设备名称

规格型号

资产编号

领用人所在部门

领用人

保管人

联系方式

用途

领用签字：

备注：

四、关键要点：执行注意事项

需求真实性优先：严禁虚假采购或超标准配置，部门负责人需对需求的必要性负直接责任，行政部定期抽查设备使用情况。

预算控制刚性：采购金额需严格控制在审批预算内，特殊情况需追加预算的，须重新履行审批流程，