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企业采购及供应商管理流程模板

一、适用范围与典型应用场景

企业生产原材料、办公用品、设备等常规采购需求；

新供应商引入及现有供应商年度绩效评估；

采购项目立项、招标、合同签订及履约跟踪；

采购成本控制、风险预警及合规性管理。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：采购需求发起与审批

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部、财务部、管理层

操作说明：

需求提报：需求部门根据业务需要（如生产计划、库存情况、新增设备等），填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预算金额、交付时间、技术要求等关键信息，部门主管*签字确认后提交至采购部。

需求初审：采购部收到需求后，对需求的合理性（如是否必要、预算是否合规）、技术参数的明确性进行审核，对模糊或超预算需求与需求部门沟通补充完善。

审批流转：

常规采购（金额≤X元）：采购部经理*审批通过后执行；

大额采购（金额＞X元）：需财务部审核预算合理性，再提交至分管副总或总经理审批。

结果反馈：审批通过后，采购部向需求部门反馈《采购需求审批表》，启动后续采购流程；审批不通过则注明原因并退回需求部门。

步骤2：供应商寻源与资质审核

操作主体：采购部、需求部门、质检部（如涉及）

操作说明：

供应商寻源：

公开渠道：通过行业展会、招标平台、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息；

定向寻源：针对特定物料/服务，从合格供应商库中筛选或邀请行业内有合作意向的供应商参与。

资质初审：采购部对供应商提交的《供应商信息登记表》（含营业执照、生产许可证、相关资质认证、案例证明等）进行审核，重点核实：

主体资格是否合法有效（如营业执照在有效期内、经营范围涵盖所需产品/服务）；

生产/经营能力是否匹配（如产能、技术设备、质量体系认证等）；

财务状况及商业信誉（如无重大诉讼、行政处罚记录）。

现场考察（可选）：对大额或关键物料供应商，由采购部牵头，联合需求部门、质检部进行现场考察，评估生产环境、工艺流程、品控能力等。

供应商分类：通过审核的供应商纳入《合格供应商名录》，按合作优先级分为A类（战略供应商）、B类（常规供应商）、C类（备用供应商）。

步骤3：采购方式确定与执行

操作主体：采购部、需求部门、审计部（如涉及）

操作说明：

根据采购金额、物料重要性及市场供应情况，选择合适的采购方式：

招标采购（金额≥Y元或关键物料）：

编制招标文件（含采购需求、评标标准、合同条款等），通过官方平台或邀请方式发布招标公告；

组织开标、评标（评标小组由采购部、需求部门、技术专家*、审计部代表组成），按价格、质量、服务、资质等综合评分确定中标供应商；

发出《中标通知书》，3个工作日内签订采购合同。

询比价采购（金额＜Y元且市场供应充足）：

向不少于3家合格供应商发出询价单，明确报价要求（含报价截止时间、报价有效期、是否含税等）；

收集报价后，对比价格、交期、付款条件等，选择最优供应商并报采购部经理*审批。

单一来源采购（特殊物料/紧急采购）：

仅适用于唯一供应商或不可替代的物料，需由需求部门说明理由，采购部核实后提交分管副总*审批，审批通过后直接与供应商洽谈。

步骤4：合同签订与订单下达

操作主体：采购部、法务部（如涉及）、财务部、供应商

操作说明：

合同拟定：采购部根据采购结果，参照《采购合同模板》拟定合同条款，明确：

标的物名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准、验收方法、交付时间及地点；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金）、违约责任、争议解决方式等。

合同审核：

采购部负责人审核合同条款与采购结果的一致性；

法务部审核法律风险（如条款合规性、权责明确性）；

财务部审核付款条款的合理性。

签订与归档：审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正本交采购部、财务部、需求部门各留存一份，电子版同步存档。

订单下达：合同签订后，采购部向供应商下达《采购订单》，作为交货依据，同时抄送需求部门及财务部。

步骤5：订单交付与验收

操作主体：供应商、采购部、需求部门、质检部

操作说明：

交付跟踪：供应商按订单约定时间交付货物，采购部提前3天通知需求部门准备收货，并跟踪物流信息（如运输方式、预计到达时间）。

初步验收：货物到达后，采购部与需求部门共同核对：

数量是否与订单一致；

外观是否完好、包装是否符合要求；

随货文件（如合格证、检测报告、使用说明书）是否齐全。

质量检验：

常规物料：需求部门或质检部按质量标准进行抽检或全检，填写《物料验收单》；

关键物料：可委托第三方检测机构进行检测，出具检测报告。

异常处理：验收不合格时，采购部需在24小时内通知供应商，根据合同约定办理退货、换货或索赔，并记录《不合格品处理记录》。

入库与确认：验收合格后，需求部门办理入库手续，仓库填写《入库单》，采购部将验收结果同步财务