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文档资料归档管理制度文件分类索引表

一、适用范围与使用场景

本分类索引表适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织（以下简称“单位”）的文档资料归档管理工作，具体场景包括：

日常文件归档：单位在运营过程中产生的各类制度、合同、报告、会议纪要等文件的系统性分类与登记；

档案检索查询：为员工、审计人员或监管部门提供快速、准确的档案定位服务，提高工作效率；

合规管理支撑：满足《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》等法规对档案分类、保管的要求，规避合规风险；

档案移交与交接：部门间档案移交、人员变动时档案交接的标准化流程管理。

二、分类索引表编制流程

（一）前期准备

成立工作小组：由单位分管领导（如副总经理）牵头，行政部、档案室、各业务部门负责人（如财务部经理、*人力资源部经理）组成专项小组，明确职责分工。

收集基础资料：梳理单位现有文件类型，包括但不限于管理制度、财务凭证、合同协议、会议纪要、人事档案、项目资料等，形成《待归档文件清单》。

确定分类原则：结合单位业务特点，遵循“科学性、系统性、实用性”原则，优先采用“年度-部门-文件类型”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。

（二）分类标准制定

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2023年”“2024年”，跨年度文件归入主要形成年度。

二级分类（部门）：按文件形成或所属部门划分，如“行政部”“财务部”“市场部”“研发部”等，临时机构文件按归口部门划分。

三级分类（文件类型）：按文件性质和用途划分，通用类型包括：

管理制度类：章程、规定、办法、细则等；

合同协议类：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等；

报告总结类：年度工作报告、审计报告、项目总结、调研报告等；

凭证票据类：财务凭证、发票、报销单、银行回单等；

会议纪要类：董事会会议、总经理办公会、部门例会纪要等；

人事资料类：员工简历、劳动合同、绩效考核、培训记录等；

项目资料类：立项文件、可行性研究报告、验收报告等；

其他类：无法归入上述类别的特殊文件，需注明具体特征。

（三）索引表结构设计

文件分类索引表应包含以下核心要素，保证信息完整、可追溯：

序号

文件分类编号

文件名称

文件类型

所属部门

密级

归档日期

存放位置

保管期限

责任人

备注

1

2024-行政-001

公司档案管理制度

管理制度类

行政部

内部

2024-01-15

档案柜A-01-01

长期

*某

暂行版

2

2023-财务-035

年度财务审计报告

报告总结类

财务部

秘密

2024-02-20

电子档案-财务-2023

10年

*某

含附表

（四）数据录入与校对

编号规则：文件分类编号采用“年度-二级分类代码-三级分类代码-流水号”格式，示例：

年度：4位数字，如“2024”；

部门代码：2位汉字简称，如“行政”“财务”；

文件类型代码：3位数字，管理制度类“001”、合同协议类“002”、报告总结类“003”，以此类推；

流水号：3位数字，按文件归档时间顺序从“001”开始编排。

信息填写：由各部门档案管理员负责本部门文件信息录入，保证“文件名称”与原文一致、“存放位置”具体到档案柜编号或电子路径（如“服务器-档案部-2024年-市场部”）。

校对审核：工作小组指定专人（如*档案主管）对录入数据进行交叉校对，重点检查分类准确性、编号唯一性、信息完整性，无误后签字确认。

（五）发布与动态更新

正式发布：校对通过的分类索引表经单位分管领导（如*总经理）审批后，以正式文件形式发布，同时在内部OA系统、档案管理系统同步公示。

定期更新：每季度末由各部门档案管理员对本季度新增文件进行分类索引更新，年度12月进行全面梳理，保证索引表与实际档案库存一致。

三、文件分类索引表示例

2024年度公司文件分类索引表（部分）

序号

文件分类编号

文件名称

文件类型

所属部门

密级

归档日期

存放位置

保管期限

责任人

备注

1

2024-行政-001

文档资料归档管理制度

管理制度类

行政部

内部

2024-03-01

档案柜A-01-01

长期

*某

版本号V1.0

2

2024-财务-002

2024年第一季度财务报表

报告总结类

财务部

内部

2024-04-05

电子档案-财务-2024Q1

10年

*某

含附表1-3

3

2024-市场-003

产品市场推广协议

合同协议类

市场部

秘密

2024-02-20

合同档案柜B-03-05

8年

*某

对方：公司

4

2024-人力-004

员工培训管理制度

管理制度类

人力资源部

内部

2024-01-10

档柜柜C-02-02

长期

*某

2024年修订版

5

2024-研发-005

项目立项申请书

项目资料类

研发部

内部

2024-03-15

项目档案-研发-2024-001

5年

*