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企业合同审批及档案管理操作指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业内部各类经济合同的全生命周期管理，包括但不限于：业务合作合同（如服务采购、销售协议）、采购合同（如物资、设备采购）、劳动合同、租赁合同、保密协议等。在企业日常运营中，从合同起草、审批、签署到归档、查阅，均需遵循本规范，保证合同管理合规、高效，规避法律风险，保障企业及合作方合法权益。

二、合同审批及档案管理全流程操作说明

（一）合同起草与提交

明确需求与条款

业务部门根据合作需求，确定合同标的、数量、金额、履行期限、双方权利义务、违约责任等核心条款。参考企业标准合同模板，保证条款符合法律法规及企业内部管理制度。

起草合同文本

使用企业指定的合同模板（如Word版），填写完整合同信息，包括但不限于：合同编号（规则：年份-部门简称-合同序号，如2024-SC-001）、合同名称、甲乙双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人及联系方式、合同金额、支付方式、履行期限、争议解决方式等。

内部审核与附件准备

业务负责人对合同条款的合理性、必要性进行审核，保证与业务需求一致。如涉及技术、财务、法务等专业内容，需附上相关附件（如技术协议、报价单、资质证明等），并由对应部门负责人签字确认。

提交审批系统

将最终版合同文本及附件通过企业OA系统或合同管理系统提交至审批流程，选择对应审批节点（如部门负责人→法务→财务→分管领导→总经理），并注明合同类型及紧急程度。

（二）多级审批执行

部门负责人审批

部门负责人审核合同的业务必要性、条款完整性，重点核对合作方资质（如营业执照、相关行业许可）是否有效，是否符合部门年度预算及工作计划。审批通过后流转至下一节点，驳回需注明具体修改意见。

法务部门审核

法务部门重点审核合同合法性、合规性，包括：

主体资格：合作方是否为依法设立并有效存续的法人/其他组织；

条款合法性：是否存在无效条款（如“霸王条款”）、违约责任是否明确、争议解决方式是否符合企业约定；

权利义务对等性：双方权利义务是否平衡，是否存在企业单方面过度风险。

审核通过后流转至财务部门，如需修改，反馈至业务部门调整。

财务部门审核

财务部门审核合同金额准确性、支付方式合理性、税务处理合规性及资金安排可行性，重点检查：

合同总金额是否超出预算，若超预算需附预算调整审批单；

支付节点与履约进度是否匹配，预付款、进度款、尾款比例是否合理；

发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开票要求是否明确。

审核通过后流转至分管领导。

分管领导及总经理审批

分管领导审核合同是否符合企业战略规划及部门业务重点，审批通过后按权限提交至总经理（如合同金额超过一定阈值，需总经理最终审批）。总经理从企业整体利益出发，对重大合同条款进行最终确认。

（三）合同签署与用印

审批通过确认

所有审批节点完成后，系统自动“合同审批通过通知”，业务部门可最终版合同文本（PDF版，含审批流程记录），准备签署。

文本核对与打印

业务部门核对最终版合同文本与审批版本是否一致，确认无误后打印一式X份（根据合作方需求及企业存档要求确定，通常至少3份：企业存档1份、合作方1份、财务/业务部门1份），使用A4纸双面打印，保证字迹清晰、无涂改。

用印申请与审批

通过OA系统提交“合同用印申请”，已签署的合同扫描件（或待签署合同文本），注明用印份数、用途，附“合同审批通过通知”。由行政部（或指定用印管理部门）审核用印申请，核对合同文本与审批记录一致后，安排用印。

正式签署

企业法定代表人或授权代表人（需附《授权委托书》）在合同指定签署位置签字，字迹工整清晰；

加盖企业公章（或合同专用章），保证骑缝章（多页合同）及每页章清晰完整，不得模糊或重叠；

合作方签署及用印后，业务部门收回合同文本，核对签署及用印完整性，如有问题及时沟通补充。

（四）档案整理与归档

档案信息登记

合同签署完成后，业务部门在“合同档案管理台账”中登记以下信息：合同编号、名称、甲乙双方名称、合同金额、签署日期、履行期限、归档日期、档案保管部门、档案编号、附件清单等，保证信息准确可查。

材料整理与装订

整理归档材料：包括合同正本（含签署页）、审批流程记录（系统截图或打印件）、附件（如技术协议、报价单、资质证明等）、《授权委托书》（如适用）、用印申请单等；

按顺序用档案夹装订，多页合同需在左侧装订，加装封面（注明合同名称、编号、归档日期）和封底，避免材料散失。

移交档案管理部门

业务部门将整理好的合同档案在3个工作日内移交至企业档案管理部门（或行政部），办理移交手续，双方在“档案移交清单”上签字确认，档案管理部门按“合同档案分类规则”（如按合同类型、年度、部门分类）上架存放。

（五）档案利用与维护

档案查阅

内部员工因工作需要查阅合同档案，需填写《合同档案借阅申请