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供应商资质档案管理流程标准

一、前言

为规范公司供应商资质档案的管理，确保供应商信息的真实性、完整性、准确性和安全性，降低供应链风险，提高采购效率与质量，特制定本流程标准。本标准适用于公司所有供应商（包括潜在供应商）的资质档案管理活动，公司各相关部门均应遵照执行。

二、术语定义

1.供应商：指为公司提供原材料、零部件、设备、服务等的法人或其他组织。

2.资质档案：指供应商在与公司合作过程中，需向公司提供的，用以证明其合法经营资格、生产能力、产品质量、商业信誉及履约能力等各类文件材料的总称。

3.档案管理：指对供应商资质档案的建立、收集、审核、存储、更新、查阅、借阅、归档及销毁等一系列活动的组织与控制。

三、管理职责

1.采购部门：作为供应商资质档案管理的归口部门，负责供应商资质文件的收集、初步审核、建档、日常维护、更新与保管，并对档案的完整性和有效性负责。

2.质量管理部门：负责对供应商提供的产品质量相关资质证明文件（如质量体系认证、产品检验报告等）的专业性进行审核。

3.法务部门/合规部门：负责对供应商提供的法律性文件（如营业执照、相关许可证、合同等）的合规性进行审核。

4.财务部门：负责对供应商提供的财务状况相关文件（如财务报表等，如适用）的真实性进行审核，或提出审核建议。

5.各需求部门：在业务往来中可提出供应商资质档案的查阅需求，并配合提供供应商相关信息变更的线索。

四、供应商资质档案内容构成

供应商资质档案应至少包含以下核心内容，可根据供应商类型（如生产型、贸易型、服务型）和合作深度进行适当调整：

1.基础信息资料：

*供应商基本情况登记表（含公司名称、注册地址、经营地址、联系方式、法定代表人、注册资本、企业类型、经营范围等）。

*营业执照（副本）及其他相关市场准入证明文件。

*公司章程、股权结构说明（如适用，特别是重要供应商）。

2.资质证明文件：

*相关行业生产经营许可证、专项审批或许可证（如需要）。

*质量管理体系认证证书（如ISO系列等）、环境管理体系认证、职业健康安全管理体系认证等。

*产品认证证书、专利证书、获奖证书等（如适用）。

3.能力与业绩证明：

*主要生产设备清单、生产工艺流程图、厂房照片等（生产型供应商）。

*近三年或特定时期内的主要客户名单及合作证明、典型项目案例、销售业绩报表等。

*产品检验报告（由第三方权威机构或企业内部实验室出具，需在有效期内）。

4.财务与信用资料：

*近一至三年经审计的财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）或银行资信证明（根据合作规模和风险等级要求）。

*无重大违法违规记录声明、企业信用报告等。

5.合作相关文件：

*采购合同或框架协议（已签订的）。

*供应商廉洁承诺书、保密协议（如适用）。

6.其他重要文件：

*供应商信息变更通知及相关证明文件。

*公司对供应商的考察报告、评审记录、绩效评估报告等。

*其他需要存档的与供应商资质相关的文件。

五、管理流程

（一）档案建立与初次审核

1.需求提出与供应商选择：需求部门根据业务需要提出采购需求，采购部门负责组织供应商的寻源与初步筛选。

2.资质文件收集：采购部门向拟合作的供应商明确提出资质文件清单要求，供应商应按要求提供完整、真实、有效的文件资料。所有复印件需加盖供应商公章，并注明“与原件一致”。

3.文件初审：采购部门对供应商提交的资质文件的完整性、规范性进行初步审核，检查文件是否齐全、是否在有效期内、复印件是否符合要求等。

4.专业审核：

*采购部门将初步审核通过的文件，根据内容分送质量管理部门、法务部门/合规部门、财务部门等进行专业审核。

*各专业审核部门在规定时限内完成审核，并出具明确的审核意见（通过、不通过、需补充材料）。

5.档案建档：

*所有审核通过后，采购部门负责将供应商资质文件进行整理、编号、扫描（形成电子档案），并建立纸质档案和电子档案。

*档案编号应遵循公司统一的编码规则，确保唯一性和可追溯性。

*电子档案应存储在公司指定的服务器或档案管理系统中，纸质档案应存放于指定的档案柜内。

（二）档案日常维护与更新

1.信息跟踪：采购部门应指定专人负责供应商资质档案的日常管理，密切跟踪供应商资质文件的有效期，特别是关键资质的到期日。

2.定期提醒与更新：在重要资质文件到期前的一定期限（如三个月），采购部门应提前通知供应商办理资质更新手续，并及时提交新的资质文件。

3.变更管理：若供应商发生名称、地址、法定代表人、注册资本、股权结构、生产能力、认证证书等重要信息变更时，应主动通知采购部门并提供相关