项目实施过程中的沟通管理.pdfVIP

项目实施过程中的沟通管理

【摘要】沟通是项目成败的重要因素之一，是连接各个方向的桥梁。本文通过综合实际项目

描述了项目沟通的总体框架，提出了项目经理在这种组织架构下所需要的沟通渠道，即客

户、利害干系人、项目组内部和第三方公司

【关键字】沟通；利害干系人；项目管理

一、项目沟通管理概述项目沟通管理包括为了确保项目信息及时适当的产生、收集、传

播、保存和最终配置所必须的过程。项目沟通管理把成功所必须的因素--人、想法和信息之

间提供了一个关键连接。涉及项目的任何人都应准备以项目语言发送和接收信息并且必须

理解他们以个人身份参与的沟通怎样影响整个项目[1]。适量的沟通是项目的关键因素之

一，Ludlow.R曾经说过“高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通，普通管

理者约花50%的时间用于传播信息”[2]。项目沟通管理是项目整个活动过程中的神经中枢

[3]。有效沟通是在人、思想和信息之间建立连接，是进行项目各方面管理的纽带，是项目

成功的关键因素[4]。如果缺乏有效的沟通，项目注定要失败[5]。项目需要有效的沟通，

以确保在恰当的时间、以恰当的成本、恰当的方式使恰当的人员获得恰当的信息。沟通的重

要性体现在以下四点：一是决策和计划的基础；二是组织和控制的依据和手段；三是建立和

改善人际关系必不可少的条件；四是项目经理成功领导的重要手段[6]。

二、项目沟通管理过程

（一）项目沟通总体框架沟通是建立项目组内部外部的桥梁，沟通管理是基于项目组织

架构之上的，项目沟通的总体框架实际上解决的是项目组织架构中的各个实体的联系以及信

息传达的问题。以一个实际的项目为例，该项目的组织结构如图1所示。在项目操作过程

中，一般项目都是需要垮部门协调，特别是在矩阵式组织架构的公司中，一个项目经理往往

需要面对多个利害干系人；同时该项目需要利用第三方公司的资源，因此还需要引入第三方

项目团队。每一条连接线都可以看作一个双向沟通的渠道，可见项目经理需要面对来自四个

方向的沟通。首先需要与本公司的利害干系人的沟通，每个利害干系人面有不同的资源

池，项目经理在项目实施过程中可能需要与各个部门的利害干系人沟通，协调相关资源，也

就是利害干系人管理。其次，项目也有可能引入第三方公司，与第三方公司的沟通也是确保

项目顺利实施的关键要素之一。第三，项目过程中要随时与客户接口人沟通，也就是需求沟

通，确保项目目标没有偏离客户需求。第四，项目组内部的沟通也非常重要，项目经理需要

向项目组成员传达信息，而项目组成员需要接受信息并反馈，从而减少整个信息传递的过程

中的误差。

（二）沟通方式按照沟通的不同作用，把项目过程中的沟通方式分为以下三类：1．单

项沟通。把某些事项以通知的方式告知相关人员，不需要反馈，至少不需要即可反馈。一般

用在发布通知、要求、制度、命令、通报、散布传单等情况。2．双向沟通。沟通由一方与

另一方进行互动式信息传达，并就沟通结果达成一致(也可能不一致)，但至少双方都有发表

意见的机会和权利，可以充分表达自己的意见和建议。比如：谈恋爱、工作绩效考核沟通、

方案沟通等。3．网状沟通。这是一个多方参与的沟通方式，参与各方代表不同利益主体，

他们就相关事情进行充分表达意见，达成妥协和一致。比如：ERP项目实施过程中，甲方、

乙方、监理方就项目实施验收标准的讨论等。在一般项目过程中，本文的沟通按照频率大

体可以分为两类：例行沟通和非例行沟通。例行沟通一般在项目初期如确定项目范围，制定

项目计划时即确定。例行沟通的具体形式有：（1)文档形式沟通。主要是通过项目日报，

周报，月报等形式与项目组内外进行沟通。（2)会议形式沟通。项目实施团队会例行召开

小组例会，梳理一下本阶段的工作情况以及后续的工作目标。或者在项目阶段性成果的输出

阶段向利害干系人（Stakeholder）汇报项目进展情况。非例行沟通就是在项目过程中进行

的非正式沟通，可能是跟客户，也可能是与项目组成员或者自公司的利害干系人。

（三）项目沟通管理模型一个完整的沟通管理体系模型至少应包括以下四个方面：沟通管

理计划编制、信息分发、绩效报告和项目干系人管理。这四个过程彼此之间不但相互作用，

而且也与其它知识领域的过程相互作用。1．沟通管理计划就是确定项目利益者对信息和沟

通的需求，是对项目整个生命周期中信息沟通的内容、方式和渠道等各个方面的计划与管

理。制定沟通管理计划是项目沟通管理中的第一个过程，其核心是项目利益相关者分析，主

要搞清楚3