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预算审批系统报表编制方法说明手册

一、手册概述

本手册旨在规范预算审批系统中各类报表的编制流程与方法，帮助用户准确、高效完成报表填报与数据管理工作，保证预算数据真实、完整、合规，为预算执行分析、决策支持提供可靠依据。手册适用于系统内所有涉及预算报表编制的用户，包括部门预算专员、财务审核人员及系统管理员。

二、应用场景与适用范围

（一）核心应用场景

月度/季度预算执行分析：各部门需定期编制预算执行情况报表，对比预算与实际支出差异，分析执行偏差原因，为后续预算调整提供依据。

预算调整申请：因业务需求变化需调整预算时，需通过系统提交预算调整申请表，附详细调整理由及测算数据。

年度预算汇总与汇报：年末需汇总各部门年度预算执行情况，编制年度预算总结报表，提交管理层审议。

专项预算跟踪：针对重大项目或专项支出，需单独编制专项预算执行跟踪表，实时监控资金使用进度。

（二）适用对象

部门预算专员：负责本部门预算报表的初步编制与数据提交；

财务审核岗：负责报表数据准确性、合规性审核；

部门负责人：负责报表内容及调整事项的最终确认；

系统管理员：负责报表模板维护、权限配置及系统问题处理。

三、编制流程与操作步骤

（一）系统登录与权限验证

登录系统：用户通过企业统一账号密码登录预算审批系统，进入“报表管理”模块。

权限检查：系统自动验证用户权限，仅显示用户有权限操作的报表类型（如部门预算执行表、预算调整申请表等）。若权限异常，联系系统管理员（*管理员）调整。

（二）报表类型选择与模板

选择报表类型：在“报表中心”选择对应报表（如“2024年第三季度部门预算执行分析表”），“新建报表”。

模板：系统自动最新版报表模板（Excel格式），模板包含预设格式、必填字段及数据校验规则，用户需本地填写。

（三）基础数据录入与核对

填写基础信息：按模板要求录入报表基础信息，包括：

报表周期（如2024年7月-9月）；

部门名称（如“市场部”）；

编制人（*专员）、编制日期（如2024年10月8日）；

审核人（*经理，由系统根据部门层级自动带出）。

录入预算数据：从“预算管理模块”导出对应周期的预算金额，按“项目分类”（如人员成本、办公费用、业务招待费等）逐项填写，保证与预算批复数据一致。

录入实际执行数据：对接财务系统或手工录入实际支出数据，需注明数据来源（如“财务系统导出”“手工统计”），并与预算数据一一对应。

（四）数据逻辑校验与差异分析

系统自动校验：数据录入完成后，“校验数据”按钮，系统自动检查以下规则：

预算金额与实际执行金额是否为数值格式；

执行率（实际执行/预算）是否在0%-120%合理区间（超预算需标注说明）；

必填字段是否完整（如项目名称、金额、备注等）。

人工差异分析：对校验通过的数据，逐项分析预算与实际差异原因，填写“差异分析”栏（例：“办公费用超预算10%，因第三季度新增办公设备采购”）。

（五）报表与提交审核

报表：校验通过后，“报表”，系统自动带水印的正式报表（PDF格式），用户可预览并确认内容无误。

提交审核：在系统中“提交审核”，报表流转至部门负责人（经理）初审，通过后提交财务审核岗（会计）终审。审核进度可在“我的审批”中实时查看。

（六）修改与反馈处理

接收修改意见：若审核不通过，系统会推送修改意见（如“业务招待费差异原因未填写”），用户需在2个工作日内完成修改并重新提交。

最终确认：审核通过后，部门负责人需在系统中“确认归档”，报表状态更新为“已生效”，数据同步至预算分析模块。

四、报表模板与填写说明

（一）核心报表模板示例

1.2024年第三季度部门预算执行分析表

项目分类

预算金额（元）

实际执行（元）

执行率（%）

差异分析

人员成本

150,000

148,500

99.0

员工社保缴费基数下调，实际支出减少

办公费用

50,000

55,000

110.0

第三季度新增打印机采购5,000元

业务招待费

30,000

28,000

93.3

受客户拜访次数减少影响

市场推广费

80,000

82,000

102.5

线上推广活动效果超预期，追加投入

合计

310,000

313,500

101.1

整体执行基本可控，差异率1.1%

填写说明：

“项目分类”：需与预算批复分类一致，不得自行新增或合并；

“执行率”：计算公式为“实际执行/预算”，保留1位小数；

“差异分析”：差异率≥5%或≤-5%的项目，需详细说明原因，附支撑材料（如采购合同、审批单等）。

2.预算调整申请表

调整项目

原预算金额（元）

申请调整金额（元）

调整后预算（元）

调整理由

附件清单

市场推广费

80,000

+20,000

100,000

第四季度新增行业展会参展费用

展会邀请函、报价单

办公费用

50,000

-5,000

45,000