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商务合同标准化审查及管理工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业日常商务合同全生命周期管理场景，包括但不限于：

常规合同审查：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等标准化合同的合规性与风险把控；

跨部门协作：业务部门发起合同需求后，法务、财务、合规等部门协同审查，保证条款一致性与风险可控；

特殊合同管理：涉及知识产权、跨境合作、重大投资等复杂合同的专项审查与流程管控；

合同归档与追溯：已完成合同的分类存储、版本管理及后续履约跟踪，为企业合规审计与纠纷处理提供依据；

合同模板优化：基于审查反馈，迭代更新标准化合同模板，提升合同起草效率与规范性。

二、标准化操作流程

1.合同发起与资料准备

操作主体：业务部门（如销售部、采购部）

操作内容：

（1）根据合作需求，选择对应类型的标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），或起草非标合同草案；

（2）收集基础资料：合作方营业执照（需加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由代理人签署）、项目背景说明、技术规格书（如适用）、过往合作记录（如有）；

（3）填写《合同审批单》，明确合同标的、金额、履行期限、关键条款等核心信息，经部门负责人签字后提交至法务部门。

2.业务部门初步自查

操作主体：业务部门经办人及部门负责人

自查要点：

（1）主体信息：合作方名称、统一社会信用代码、签约主体是否与实际履约方一致，避免“皮包公司”或无资质主体；

（2）核心条款：合同标的（名称、规格、数量）、价格（含税价、支付方式、发票类型）、履行期限（起始/截止时间、交付节点）、违约责任（违约金比例、赔偿范围）是否明确，无歧义；

（3）业务逻辑：条款内容是否符合业务实际需求，如采购合同需明确验收标准，服务合同需界定服务范围与交付成果；

（4）资料完整性：附件（如技术协议、订单）是否齐全，与主合同条款无冲突。

输出结果：自查通过后，将合同草案、附件、《合同审批单》一并提交法务部门；自查未通过的，修订后重新提交。

3.法务部门专业审核

操作主体：法务部门专员及负责人

审核重点：

（1）法律合规性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，行业监管要求（如金融、医疗行业需符合专项规定）；

（2）权利义务对等性：双方权利义务是否平衡，避免“霸王条款”（如单方解除权、免责范围过大）；

（3）风险防控：

知识产权条款：明确归属（如乙方开发成果归甲方所有）、侵权责任（如第三方侵权时的处理机制）；

保密条款：保密范围、期限（如合同终止后3年）、违约责任（如泄密赔偿计算方式）；

争议解决：明确管辖法院（如“甲方所在地人民法院”）或仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），避免约定不明；

不可抗力：定义清晰（如自然灾害、战争等），后果处理（如延期履行、解除合同）符合商业惯例；

（4）语言规范性：用词准确、无歧义，避免“原则上”“尽量”等模糊表述，关键条款（如金额、日期）使用大写+小写双重标注。

输出结果：法务部门出具《合同审查意见表》，列明“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改建议，反馈至业务部门。

4.跨部门协同修订与确认

操作主体：业务部门、法务部门、财务部门（如涉及资金条款）

操作内容：

（1）业务部门根据法务意见修订合同，对有争议的条款（如违约金比例），与法务部门沟通协商达成一致；

（2）财务部门审核资金条款：支付节点是否合理（如预付款比例≤30%）、发票类型（如增值税专用发票）与税务政策一致、汇率条款（如跨境合同明确汇率计算基准）；

（3）修订完成后，形成《合同修订记录表》，记录每次修订的内容、修订人、修订日期及法务确认意见，最终由双方负责人签字确认合同终稿。

5.合同签署与生效

操作主体：双方法定代表人/授权代理人

操作内容：

（1）确认合同份数（如一式肆份，双方各执贰份）及签署形式（纸质签署或符合《电子签名法》的电子签署）；

（2）签署时需核对对方身份，保证授权委托书在有效期内，签字与预留印鉴一致；

（3）合同生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效如“收到预付款后生效”）达成后，向双方发出《合同生效通知书》。

6.归档与履约跟踪

操作主体：法务部门（牵头）、业务部门（配合）

操作内容：

（1）归档：合同签署后3个工作日内，法务部门将合同正本、审批单、审查意见表、修订记录表等资料统一归档，填写《合同归档登记表》；

（2）电子化管理：建立合同电子台账，记录合同编号、名称、签约方、生效日期、履行期限、关键节点（如付款日、交付日），设置履约提醒；

（3）履约跟踪：业务部门按合同约定履行义务，定期（如每月）向法务部门反馈履约情况，法务部门对违约风险（如对方延迟付款）及时预警，协助处理履约纠纷。

三、核心工具模板

模板一：合同标准化审查清单

审查大类

审查项

审查标准/要求

审查结果（通过/