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细化和加强业务推广费的管理-经济

细化和加强业务推广费的管理

翟伟华

摘要：本文主要讲述广东南方电信规划咨询设计院有限公司惠州分公司针对

当前社会环境的影响和上级对业务推广费的管控要求，结合自身业务推广费开支

和管理的实际情况，分析这类费用管控存在的主要问题，提出一些相应的改进措

施和实施方案以及这些措施和方案的创新新颖之处，并加大措施及方案的执行力

度来持续完善和改进惠分这类费用的内控机制。指出重点解决了哪些问题，并对

这项措施的实行所产生的效益效果进行了分析，指出今后努力的方向。目标是确

保这类费用可控可管，能顺利完成总公司2014年下达的管控指标。

关键词：加强业务推广费管理

党的“十八大”召开后，根据中央“八项规定”、“六项禁令”精神严格管控

接待类及礼品类费用。近几年，广东南方电信规划咨询设计院有限公司惠州分公

司业务量逐年上升，已涉及10个地市、18个区域。由于公司持续发展、市场拓

展、客户维系、内部管理等的需要，这类成本费用呈逐年上升趋势。此项成本费

用的增长也普遍高于总体成本费用的增长速度。2014年省公司要求各专业公司

业务招待费要下降40%。从目前的经营管理状况看，尽管惠分一直以来对这项

费用也有采取相应的管控措施，但针对目前严峻的形势，成本下降压力仍较大，

施行成本管控进一步精细化势在必行。

一、业务推广费管理现状

业务推广费是指与分公司生产经营有关的业务招待、业务应酬及业务礼品等费

用。财务核算口径包含：业务招待费、业务宣传费。

业务推广费的管理构架及职责：

预算管理中心：负责业务费的归集、核算、信息发布及预算指标的分解、调整、

控制。

市场经营部：负责市场线条业务费的预算编制、预算申请、预算控制、总体统

筹。

生产部门：负责生产线条业务费的预算编制、预算申请、预算控制、总体统筹

及配合市场线条业务费的预算执行。

综合部：负责综合行政线条业务费的预算编制、预算申请、预算控制、总体统

筹。

其他职能部门：负责本部门业务费的预算申请、预算控制。

二、问题呈现

（一）业务招待费管控缺陷

1、开支只是随既成习惯，缺乏一些指引性的或分类的统一标准。

2、日常接待没有签订、筛选一些协议餐馆，少利用一些可降价空间。

3、有些内部会议费没有提供会议资料，纳入了业务招待费开支。

4、缺乏一套内部、外部招待工作的指引或手册。（内部资料：不公开、非正式

文件）

5、没有分解下达部门预算目标，没有针对性的管控考核机制。

（二）业务宣传费管控缺陷

1、物资采购管理办法执行不到位。特别是供应商入围缺乏正规的评审程序，

供应商评审、考核管理有待加强，采购评审小组相关工作有待完善，采购人员职

责不清，询价、核价、采购、仓管职责存在交叉，不相容职务未实行严格岗位分

离。

2、存在同一机构办理采购业务全过程的缺陷。供应商入围、合同谈判、采购、

领用、保管出现集中在一个部门的现象，不符合《企业内部控制基本规范》的相

关规定。

3、单项采购金额1万元以下，但出现同一时段多张发票连号的现象，原因可

能是供应商不愿签合同、可能是为了减化手续分拆金额规避合同评审等等，存在

审计风险。

4、业务推广费总数超出额度，而其中的业务宣传费用额度没有用足。原因之

一是结算发票未能达到列支业务宣传费条件。业务宣传费科目不能精准反映公司

实际业务宣传支出。

5、没有分解下达部门预算目标，没有针对性的管控考核机制。

三、管控思路

（一）业务招待费管控思路

1、申请：严格把控事前申请流程。

2、标准：建立开支标准、接待手册。

3、考核：下达各部门预算指标并制定相应的考核细则。

（二）业务宣传费管控思路

1、申请：严格把控事前申请流程。

2、采购：执行采购环节相分离原则。

3、考核：下达各部门预算指标并制定相应的考核细则。

四、改进措施

（一）业务招待费改进措施

1、实行事前申请

2014年起采用《业务餐费申请确认表》（分职能部门和生产部门），严格事前

申请。

2、明确接待内容及相关原则。接待内容包括：住宿，宴请，礼品。编制预算

计划应本着“节俭、合理、必须”的预算原则，按照全年生产经营情况，明确相

关标准，并组织实施。宴请接待应本着“经济、实惠、节约”的使用原则安排，

并优先安排在定点饭店接待，餐饮用酒原则上自带。在业务接待中赠送的礼品，