综合性企业沟通会议记录表.docVIP

一、适用场景与价值

在企业日常运营中，无论是跨部门协调会、项目进度推进会、月度/季度工作例会，还是专项问题研讨会，均需通过规范的会议记录实现信息沉淀与责任追溯。本模板旨在统一内部沟通会议的记录标准，保证会议目标清晰、讨论要点明确、行动方案可落地，同时为后续工作复盘、决策执行提供依据，提升团队协作效率与组织管理规范性。

二、操作流程详解

（一）会前准备阶段

明确会议基本信息：提前确认会议主题、时间、地点（线上需注明会议平台及）、主持人、记录人，并预估参会人员范围（核心成员、相关部门负责人等）。

分发会议材料：至少提前24小时将会议议程、相关背景资料、待讨论议题清单发送至参会人员，保证各方提前熟悉内容，提高会议效率。

准备记录工具：记录人需提前熟悉模板结构，准备好电子版表格（或纸质版），并测试线上会议的录音/屏幕共享功能（如需），避免记录遗漏。

（二）会中记录阶段

签到与人员确认：会议开始前5分钟，记录人负责收集参会人员签到信息（含姓名、部门、职务），并标注缺席人员及原因（如“出差”“请假”）。

记录会议议程进程：按议程顺序逐项记录，每项议题需注明：

议题名称；

汇报人/发言负责人（姓名及职务）；

核心讨论内容（简明扼要，避免口语化，重点记录分歧点、共识意见）；

临时动议（如有，需单独记录议题名称及讨论结果）。

明确决议与行动项：对每项议题的结论性意见（决议）及后续行动计划进行重点记录，行动项需包含：

具体任务内容；

责任人（姓名及部门）；

计划完成时间（精确到日期）；

所需支持资源（如需）。

记录其他关键信息：包括会议中提到的风险点、待跟进问题、下次会议议题建议等，保证信息完整。

（三）会后整理与归档阶段

24小时内完成记录整理：记录人根据会议笔记，对照模板补充完善内容，保证数据准确、表述清晰，重点核对决议与行动项是否完整、责任人及时间是否明确。

审核与分发：整理完成后提交主持人审核，确认无误后，在48小时内将会议记录分发至所有参会人员及相关领导，并抄送存档部门（如行政部或综合管理部）。

跟踪与归档：行动项责任人需按计划推进工作，记录人可定期（如每周）汇总行动项进展；会议记录电子版按“年份-月份-会议主题”分类归档，保存期限不少于1年，重要会议记录可长期保存。

三、模板表格结构说明

会议基本信息

会议名称

会议时间

年月日时分

会议地点

（线上请注明平台及）

主持人

记录人

应到人数

人

实到人数

缺席人员及原因

会议议程与议题讨论

序号

议题名称

汇报人/负责人

讨论要点（记录核心观点、分歧、共识）

决议/结论

1

2

3

行动计划与责任分工

序号

任务描述

责任人（部门/姓名）

计划完成时间

所需支持

1

年月日

2

年月日

3

年月日

其他事项

1.风险点提示：

2.待跟进问题：

3.下次会议建议议题：

附件清单

（如有，请注明材料名称及份数）

签字确认

主持人签字：

日期：

记录人签字：

日期：

四、使用要点提醒

客观准确原则：记录需忠实于会议内容，避免加入个人主观判断，对关键数据、结论需经发言人确认无误后录入。

突出重点内容：聚焦决议事项、行动项、时间节点等核心信息，讨论过程可提炼关键词，避免冗长描述。

责任可追溯性：行动项必须明确具体责任人及完成时间，避免使用“相关部门”“尽快”等模糊表述。

保密与规范：会议记录涉及敏感信息（如未公开决策、数据）需标注“内部资料”，按公司保密规定管理；分发范围仅限参会人员及必要存档人员。

持续优化：定期（如每季度）回顾会议记录模板的使用情况，根据实际需求调整字段（如增加“会议成本”“参会满意度”等），提升模板实用性。