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办公设备管理办法

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司（或本单位）办公设备的配置、采购、登记、使用、维护、维修、报废全流程管理，提高办公设备使用效率，降低管理成本，保障办公工作有序开展，防范设备丢失、损坏、浪费等风险，明确各部门及人员的管理责任，结合实际情况，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司（或本单位）所有办公设备的管理活动，涵盖各类办公用硬件设备及辅助设备，主要包括：计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、碎纸机、电话机、打印机、复印机耗材（墨盒、硒鼓等）及其他各类办公专用设备。

本办法所称办公设备管理，包括设备配置规划、采购审核、入库登记、领用分发、日常使用、维护保养、故障维修、盘点清查、报废处置及相关档案管理等全流程工作。

凡使用、管理公司（或本单位）办公设备的部门、岗位、工作人员，以及参与办公设备采购、维护、维修、报废等相关工作的单位和个人，均需严格遵守本办法。

第三条核心原则

办公设备管理遵循“统一规划、合理配置、专人负责、规范使用、厉行节约、安全高效、全程管控”的核心原则，具体要求如下：

（一）统一规划原则：结合办公需求、人员编制、工作职能，对办公设备进行统一规划配置，避免重复采购、闲置浪费，实现资源优化配置。

（二）合理配置原则：根据岗位工作需要，科学合理配置办公设备，兼顾实用性与经济性，优先配置性价比高、节能降耗、易维护的设备，杜绝超标准、不必要配置。

（三）专人负责原则：办公设备实行“谁使用、谁负责”“谁管理、谁负责”的责任制，明确设备使用人和管理人，确保设备妥善保管、规范使用。

（四）规范使用原则：建立办公设备使用规范，引导工作人员正确操作、规范使用设备，杜绝违规操作、野蛮使用，延长设备使用寿命。

（五）厉行节约原则：加强办公设备及耗材的使用管理，推行节能降耗、循环利用，严控耗材浪费、设备闲置，降低管理成本。

（六）安全高效原则：保障办公设备正常运行，防范设备故障、数据泄露等安全风险，确保设备使用高效，支撑办公工作有序推进。

（七）全程管控原则：对办公设备从规划、采购、使用、维护到报废的全流程进行管控，建立完善的管理台账和档案，实现来源可查、去向可追、责任可究。

第四条管理职责

建立“统一领导、分级管理、分工协作、责任到人”的办公设备管理体系，明确各相关部门及岗位的职责，确保各项管理工作落地落实：

1.行政综合管理部门（简称“行政部”）：作为办公设备管理的牵头部门，负责办公设备的统一规划、采购审核、入库登记、台账管理、盘点清查、报废处置；负责设备维护保养、故障维修的统筹协调；负责耗材的统一采购、分发管理；负责监督、检查各部门办公设备使用、管理情况；负责建立办公设备管理档案，处理设备管理相关投诉和问题。

2.采购管理部门（简称“采购部”）：根据行政部提出的办公设备采购需求，按照公司（或本单位）采购管理相关规定，开展设备及耗材的采购工作，确保采购设备质量合格、价格合理、交付及时，配合行政部做好设备入库验收工作。

3.财务管理部门（简称“财务部”）：负责办公设备采购预算的审核、资金落实；负责设备采购款项的结算审核；负责办公设备的资产核算，配合行政部做好设备盘点、报废的账务处理，确保账实相符。

4.各使用部门：负责本部门办公设备的日常管理，明确本部门设备使用人、管理人；督促本部门工作人员规范使用办公设备，做好设备的日常保管和清洁；及时上报设备故障、丢失、损坏等情况；配合行政部开展设备盘点、维护、报废等相关工作。

5.设备使用人：作为办公设备管理的直接责任人，负责所使用设备的日常保管、清洁、规范操作；严格按照使用规范使用设备，杜绝违规操作；发现设备故障、异常情况及时上报；离职时，按规定办理设备交接手续，确保设备完好、相关资料齐全。

6.维护维修人员（或合作维修单位）：负责办公设备的日常维护保养、故障检测、维修工作，及时处理设备故障，确保设备正常运行；建立维护维修台账，如实记录维护维修情况、更换配件等信息；提供设备使用、维护指导，协助行政部开展设备管理相关工作。

第二章办公设备配置与采购管理

第五条配置规划与申请

1.行政部结合公司（或本单位）人员编制、工作职能、办公需求及现有设备存量，制定年度办公设备配置规划，明确配置标准、数量、预算，报分管领导审批后执行，作为年度设备采购的重要依据。

2.办公设备配置实行“按需申请、分级审批”制度，严禁无需求、超标准申请配置：

（1）各部门因新增岗位、设备老化无法维修、工作职能调整等需要配置办公设备的，填写《办公设备配置申请表》，注明设备名称、规格、型号、数量、用途、配置理由及预算金额，经部门负责人审批后，提交行政部。

（2）行政部对申请材料进行审核，结合年度配置规划、现有设备存量，确认配置合